Учебная работа. Система электронного документооборота Босс-Референт
Система электронного документооборота Босс-Референт
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ АССОЦИАЦИЯ
«РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «системы электронного документооборота»
на тему: «Система электронного документооборота Босс-Референт»
Выполнила студентка 1 курса
Специальность: 230701 Прикладная информатика (по отраслям)
Мысина Анастасия Николаевна
Курск-2015
Содержание
Введение
. характеристика СЭД Босс-Референт
.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность
.2 Описание СЭД Босс-Референт
.3 преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
. Анализ опыта внедрения СЭД босс-Референт
.1 Практика внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе российской Федерации
.2 Опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости
Заключение
список литературы
Введение
Внедрение системы электронного документооборота актуально для любого государственного учреждения, особенно в свете государственной программы по созданию «электронного правительства».
Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация приобретет:
-прозрачность движения документов;
-единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов;
-гарантированное наличие информация и моментальный доступ к ней;
-ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;
-управляемые и контролируемые информационные потоки и, как следствие, повышение управляемости организацией в целом.
Основная идея методики выбора эффективной модели внедрения СЭД состоит в проведении анализа характеристик требований, изучении возможностей участников команды разработчика и коллектива пользователей, а также зависит от типа проекта и возможных рисков.
В основе методики выбора ПО системы электронного документооборота лежит сопоставление требований, предъявляемых к будущей системе с функциональными возможностями того или иного ПО, сравнительный анализ, а также удовлетворение требований самой СЭД к аппаратно-технической инфраструктуре.
Цель настоящей работы — изучение системы электронного документооборота босс-Референт.
Для достижения данной цели необходимо решение ряда задач:
-описать СЭД босс-Референт;
-рассмотреть пользователей системы электронного документооборота босс-Референт;
-выявить преимущества и недостатки СЭД босс-Референт;
-проанализировать практику внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе российской Федерации;
-оценить опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости.
объект исследования — система электронного документооборота Босс-Референт.
Предмет исследования — автоматизация документационного обеспечения.
1. характеристика СЭД Босс-Референт
.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность
электронный документооборот референт
Мировая практика, подкрепляемая исследований, показывает, что при принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. российский рынок в этом плане не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом «О персональных данных» (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным. [5, с. 67]
Вместе с тем не будем забывать о специфике, традиционно присущей российскому делопроизводству. Проекты документов, журналы ознакомления, журналы передачи, поручения по документам и проектам, задачи по поручениям, контроль исполнения, вариативные процессы согласования документов — все эти особенности российского документооборота должны быть учтены в СЭД. При этом необходимо, чтобы система отвечала одновременно требованиям руководителей, способствуя повышению управленческой эффективности, а также потребностям сотрудников, создавая необходимые условия для повышения производительности труда и качества обслуживания клиентов.
Современный руководитель от СЭД ждет, разумеется, главного, а именно повышения эффективности предприятия. Сегодня далеко не все компании могут похвастаться эффективностью и прозрачностью своих бизнес-процессов. Ситуация, когда не ясно, кто отвечает за выполнение тех или иных функций, сотрудники выполняют многочисленные рутинные операции, создается огромное количество бумажных документов, а также происходит утеря информации, — не редкость.
СЭД позволяет не только упорядочить делопроизводство, сэкономить время и расходные материалы, но и способствует более четкой организации бизнес-процессов компании, зачастую значительно повышая ее эффективность.
Сотрудник от СЭД ждет, прежде всего, снижения рутинной составляющей и удобства работы с документами, возможности не тратить время на поиск нужной информации. Немаловажным фактором является простота СЭД в использовании, «дружественность» ее интерфейса. Система должна быть ясна и понятна рядовому сотруднику, которому предстоит ежедневно с ней работать. [8, с. 103]
Рассмотрим преимущества СЭД. Итак, к основным преимуществам электронного документооборота можно отнести:
1.повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет улучшения доступа к информации и более четкого контроля за процессами. Для того чтобы повысить прозрачность бизнес-процессов для руководства и снизить вероятность мошенничества, в любой системе электронного документооборота присутствует модуль, который наглядно показывает процессы согласования и изменения всех документов в системе.
2.Надежное хранение и предотвращение потерь документов, в том числе в результате форс-мажорных обстоятельств, а значит, снижение юридических и экономических рисков.
.снижение издержек. Введение электронного документооборота позволяет снизить издержки на хранение документации, а также расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.
.Контроль исполнения поручений за счет гибкой отчетности, которая позволяет руководству анализировать количество обработанных, согласованных и просроченных документов, принимать меры для исправления ситуации.
.повышение производительности сотрудников. За счет снижения количества рутинных операций, экономии времени и повышения удобства работы растет и производительность сотрудников. Кроме того, правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, связанные с так называемым человеческим фактором.
.Быстрый поиск. Возможность быстро и легко находить нужные документы — одно из основных преимуществ СЭД.
.Коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
.Разграничение доступа к документам. Каждый пользователь системы видит только те документы, к которым ему разрешен доступ.
.ускорение процесса согласования и утверждения документов. [21]
Отметим, что при выборе СЭД важно обращать внимание на гибкость системы, возможность настраивать ее под конкретные задачи бизнеса, а также наличие потенциала для дальнейшего развития. К последнему могут относиться: настройка бизнес-процессов согласования финансовых документов, интеграция с 1С и другими бухгалтерскими системами, штрихкодирование, создание архива первичной документации, Интеграция с системой электронно-цифровых подписей, поточное сканирование и распознавание документов с автоматическим созданием карточек и др.
Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны. Как сказал Президент РФ Д.А. Медведев на заседании президиума госсовета в г. Петрозаводске: «электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.». конечно, пока нельзя говорить о том, что «наказ» президента полностью выполнен, однако многие российские компании уже на собственной практике убедились в эффективности СЭД как инструмента снижения рисков и получения конкурентных преимуществ на рынке.
конечно, при всех очевидных преимуществах СЭД полностью перейти на электронный документооборот пока не представляется возможным как с точки зрения законодательства РФ, в соответствии с которым основной формой документа по-прежнему считается бумажная, так и в силу объективных жизненных реалий. однако возможность получить эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях, доступна российским компаниям уже сегодня. [16, с. 108]
.2 Описание СЭД босс-Референт
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
—позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
-помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
-организует эффективное управление проектами;
-улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства. [20]
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт босс-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
-быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;
-удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;
-эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;
-надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;
-сокращение трафика при работе в распределенной среде;
-широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;
-высокий уровень защиты информации;
-богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;
-привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании босс-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу босс-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе. [10, с. 87]
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления босс-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.
Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:
«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
Рисунок 1 — Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт
Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».Notes/Domino — прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
БОСС-Референт — прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п. [19]
В состав босс-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.
рисунок 2 — Структура электронного документооборота «босс-Референт»
Система электронного документооборота «босс-Референт» — отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией босс-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД босс-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе босс-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе босс-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) — более 85 000 пользователей, и в компании МТС — система объединяет более 25 000 сотрудников.
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.
рисунок 3 — Главный экран программы
Одна из целей программы — обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов. [13, с. 162]
Рисунок 4 — Экран поручений
пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью босс-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:
-организовать эффективную работу с договорами;
-сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
—автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
-обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
-повысить эффективность работы с заявками;
-наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.
Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:
-повышение качества оказания государственных услуг;
-улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
-повышение прозрачности и открытости деятельности;
—снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
-создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет. [15, с. 300]
.3 преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
Преимущества для коммерческих компаний:
—повышение управляемости;
-оперативное реагирование на изменения;
—увеличение конкурентоспособности компании на рынке. [18]
Преимущества СЭД босс-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:
преимущества:
-быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
-легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
-возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
-широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
-возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
—снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
-обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
-простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
-обеспечение высокой степени безопасности данных;
-одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
-эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений. [11, с. 155]
Из недостатков можно отметить отсутствие Offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.
2. анализ опыта внедрения СЭД БОСС-Референт
.1 Практика внедрения босс-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации
Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.
В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота ФНС был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», разработка компании «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. совместный проект «АйТи» и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС россии (ГНИВЦ) по созданию СЭД выполняется в три этапа.
В настоящее время число пользователей системы превышает 88 тысяч, а после завершения проекта в системе будет работать более 120 тысяч человек. Уже сегодня система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в нашей стране.
По состоянию на середину 2008 года в ведомственную систему электронного документооборота ФНС россии входит более 800 организаций. В том числе: Центральный аппарат ФНС, более 80 Территориальных управлений ФНС, 7 Инспекций ФНС по Федеральным округам РФ, 9 Межрегиональных инспекций по крупным налогоплательщикам, более 750 районных и городских инспекции ФНС. [17]
Система зарекомендовала себя надежным и эффективным инструментом автоматизации документационного обеспечения управления в Ведомстве.
Впечатляют количественные показатели документооборота в 2007 году. Количество входящих, исходящих писем доставленных и зарегистрированных с использованием СЭД в центральном аппарате составило: 185000 входящих и 235000 исходящих документов соответственно. Например, по территориальному управлению ФНС в Республике Татарстан эти показатели равны: 113000 и 132000 документов.
Рисунок 5 — Система электронного документооборота ФНС
Система электронного документооборота ФНС предназначена для автоматизации основных процессов управления документами в Центральном Аппарате, Управлениях (УФНС) и Межрегиональных инспекциях (МРИ) ФНС россии, ИФНС (Инспекции ФНС) России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы.
СЭД ФНС россии состоит из трех уровней, между которыми осуществляется информационное взаимодействие:
-1-й уровень: СЭД ЦА ФНС
-2-й уровень: СЭД УФНС (МРИ) («СЭД-Регион»)
-3-й уровень: СЭД ИФНС.
В качестве базовых компонентов СЭД ФНС используется семейство продуктов Lotus Notes/Domino.
Система Notes/Domino поддерживает многоуровневую иерархическую систему сертификатов для пользователей и серверов. В рамках проекта используется единая система сертификатов для всей организации с учетом трехуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. В соответствии с этой схемой инфраструктура Lotus Notes/Domino базируется на едином корневом сертификаторе — ФНС. По аналогии с сертификатом центрального аппарата ЦА/ФНС для каждого УФНС создан сертификатор уровня 1 типа КодУФНС/ФНС — например, R05/ФНС.
Для каждого УФНС (МРИ) создан свой Notes-домен. Все серверы УФНС установлены как первые сервера в своих доменах. Серверы в инспекциях региона установлены как вторые сервера в тех же доменах.
Все серверы УФНС (МРИ) имеют собственную адресную книгу Lotus Notes (Domino Directory).
Единый каталог ФНС обеспечивается путем:
-репликации всех адресных книг на центральный Hub-сервер (push);
-использования БД Directory Catalog и стандартной задачи Lotus Notes Dircat;
-репликации БД Directory Catalog в регионы (pull).
Это дает возможность осуществления произвольного почтового обмена и взаимодействия между различными УФНС, МРИ, ИФНС.
Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия — ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.
В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.
Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.
.2 Опыт использования босс-Референт в Роснедвижимости
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятель, государственной кадастровой оценки земель, землеустройства и государственного мониторинга земель, а также функции по государственному земельному контролю.
Построение СЭД Роснедвижимости велось по двум направлениям: автоматизация документооборота в центральном аппарате ведомства и внедрение систем электронного документооборота на региональном уровне — в Управлениях Роснедвижимости по субъектам Федерации и кадастровых палатах.
По состоянию на середину 2015 года в состав СЭД Роснедвижимости входило более 220 организации ведомства (Центральный аппарат, Территориальные управления Роснедвижимости по субъектам Федерации, Федеральные кадастровые палаты по субъектам Федерации) расположенных в часовых поясах от Чукотки до Калининграда, число активных пользователей системы электронного документооборота превысило 2000. [21]
Практически с первых дней внедрения Агентство получило мощный инструмент, обеспечивающий безусловное исполнение всех правительственных поручений. Система позволяет всем руководящим сотрудникам проводить мониторинг исполнения поручений самостоятельно. Очень важный результат внедрения СЭД — снятие проблемы хранения документов, в том числе текущей переписки.
Система развернута и функционирует на выделенных серверах. Это означает, что в каждом субъекте федерации развернута система электронного документооборота региона на своей серверной базе и абонентской сети, но все эти региональные СЭД интегрированы в общую систему. То есть, построена иерархическая структура, которая позволяет самостоятельно вести работу в СЭД сотрудникам территориальных управлений.
В состав системы вошли программные компоненты, позволяющие в максимальной степени автоматизировать следующие основные производственные процессы:
-регистрацию входящей и исходящей документации (многоуровневый комплекс БД «Канцелярия»);
-рассылка документов;
-обработку обращений граждан, а также контроль исполнения принятых по ним решений (БД «Заявления граждан»);
-контроль исполнения поручений, данных руководством Агентства, по поступающим документам (БД «Поручения», БД «Канцелярия руководителя»);
-регистрацию, хранение приказов, распоряжений, поручений руководства и т.д. (БД «Организационно-распорядительные документы»);
-согласование проектов документов и передача их на утверждение и последующую регистрацию;
-работа с документами «Для служебного пользования;
-поиск документов.
Аналогичный набор баз данных имеет в своем распоряжении каждое территориальное управление для ведения самостоятельной работы по ведению документационного обеспечения управления.
Выполнены работы по оптимизации процесса регистрации документов и их перевода из бумажного формата в электронный вид. Произведено подключение специализированного программно-аппаратного комплекса, который позволяет одновременно сканировать большие объемы документации, прикрепляя автоматически образы документов к регистрационным карточкам СЭД.
В ходе реализации проекта были организованы и проведены учебные занятия для всех категорий пользователей, в том числе и в территориальных управлениях. Это явилось дополнительным положительным фактором для начала их работы в системе и адаптации к новым условиям работы с документами. [19]
техническая поддержка осуществляется централизованно группой администрирования ведомственной СЭД из Центрального аппарата Агентства.
В настоящий момент представляется интересным развитие системы по следующим направлениям:
1.Автоматизация процессов организации совещаний, управления решениями и отчетности по ним.
2.Автоматизация процессов хранения и управления документами по проектам в структурных подразделениях Агентства.
.Взаимодействие СЭД с другими АСУ и управление публикацией сервисов предоставляемых системой и документов.
.Возможность сквозного контроля исполнения документов в Территориальных управлениях и получение отчетов в Центральном аппарате. Это позволит обеспечить дополнительные механизмы получения информации о текущих статусах документов, которые направлены для исполнения в Территориальные управления Агентства и поручениях, созданных по ним.
.Возможность автоматизированного мониторинга СЭД-ТУ из центрального аппарата (сбор статистической информации). Наличие структурированных данных о количественных показателях работы с документами в СЭД подчиненных организаций. Возможность формирования статистических отчетов.
Заключение
возрастающие объемы информации, такие как входящая / исходящая / внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес-процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения — генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.
СЭД облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации, значительно уменьшает время поиска нужных данных.
Подбор оптимальной СЭД должен происходить с учетом решаемых задач и особенностей предприятия или организации. В настоящее время существует возможность внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов, так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.
Основные функции системы электронного документооборота
-регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
-оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
-обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;
-унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
-ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;
-создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;
-планирование общих и личных мероприятий.
большим достоинством СЭД является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).
Этапы внедрения системы электронного документооборота:
-обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и функционала СЭД
-внедрение в эксплуатацию с установкой ПО
-тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей
-сопровождение в период опытной эксплуатации
Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации и дает следующие преимущества:
-сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе;
—снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;
-улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки документации;
-уменьшение времени доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений;
—снижение рисков потери документов;
-возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации;
-уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации;
—повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию.
Одним из примеров СЭД является рассмотренная в данной работе система босс-Референт. Как видно из представленных примеров, ряд учреждений (Федеральная налоговая служба, Роснедвижимость) уже провели на практике ее внедрение и смогли оценить результаты, связанные с практической оптимизацией документооборота.
список литературы
1.Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. — М.: Эксмо, 2014. — 483 с.
2.Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение. — М.: Академия, 2012. — 291 с.
.Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей — 5- изд., перераб. И доп. //Серия «Учебники и учебное пособие» — ростов н/д: изд-во «Феникс», 2013. — 320 с.
.Бобылева М.П. вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. — 2012. — № 8. — с. 50-56
.Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. — 2014. — №2. — с. 67-69
.Быкова Т.А.. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пособие. — 2-е изд. М.: ИНФРА-М, 2012. — 260 с.
.Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Серия «Учебный курс». ростов н/Д: Феникс, 2011. — 270 с.
.Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления [электронный ресурс]: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление» / А. С. Гринберг и др. — М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 391 с.
.Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления); Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. — 359 с.
10.Документационное обеспечение деятель организации. Барановский В.П. Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005. — 276 с.
.Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. / Т.А.Быкова и др. — 2 изд., перераб. и доп. — М.: НИЦ Инфра-М, 2013. — 304 с.
12.Кузнецов С.Л. автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. — 2011. — №4. — с. 48-49
.Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.- М.: МЭИ; 2012. — 361 с.
.Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. — 6-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательско-торговая .Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс] : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. — М.: Логос, 2011. — 452 с.
.электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 320 с.
17.Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. — Режим доступа: #»justify»>18.Обзор систем электронного документооборота. — Режим доступа: #»justify»>.электронный документооборот — Системы документационного обеспечения управления. — Режим доступа: #»justify»>.автоматизированные системы управления предприятием. — Режим доступа: #»justify»>.электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. — Режим доступа: HTTP://www.cland.ru/