Менеджмент

Учебная работа. Организация документационного обеспечения управления

Организация документационного обеспечения управления

План работы:

1. Организация работы с документами в министерствах в ХІХ — начале ХХ веков

. подготовить текст приказа о назначении на должность

Литература

1. Организация работы с документами в министерствах в ХІХ — начале ХХ веков

Система и традиции российского делопроизводства формировались веками. Исторически в учреждениях россии сложилась единая и регламентированная организация работы с документами, имеющая присущие только ей особенности.

Знание общих закономерностей и тенденций развития российского делопроизводства позволяет осмыслить сегодняшний день. Вместе с тем его история исследована сравнительно мало. Не получил достаточного освещения в научной литературе, в частности, вопрос об организации министерского делопроизводства, хотя делопроизводство высших и центральных государственных учреждений в XIX веке более или менее изучено.

В начале XIX века на смену коллегиям приходит система министерств, для которых характерно исполнительное начало и единоличное руководство. Реформа управления приводит к тому, что коллежское делопроизводство, возникшее в XVIII веке, в центральном аппарате сменяется исполнительным. В то же время на нормах коллежского делопроизводства основывается работа присутственных мест губернии, в частности, на коллегиальных началах продолжали работать губернские правления. В XIX веке коллегиальное делопроизводство не исчезает, а продолжает сосуществовать с новой системой делопроизводства, действовавшей на основе единоначалия.

В свою очередь термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. термин был образован от сочетания слов «Производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел. именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». либо вопросу, — более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определённых норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

реальная рационализация организации документооборота, которая обязательно предшествует его автоматизации, упирается в совершенствование самого процесса управления, требующего на только уточнения задач, стоящих перед организацией, четкого распределения этих задач и функций по их выполнению между структурными подразделениями (прописывается в должностных инструкциях или регламентах) и наделении их соответствующими полномочиями, но и прописыванием порядка решения каждого типового вопроса.

На сегодняшний день история рационализации делопроизводства в учреждениях россии в XIX — начале XX вв. изучается поверхностно, неполно Хотя вопрос представляет определённый интерес для изучения.

В конце XIX — начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счёт ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "большом учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Понимая значимость совершенствования системы управления, чиновники указывали на необходимость создания курсов новейшей технологии управления, чтобы труд чиновников совершенствовался, а не подчинялся шаблону, "шел рядом с жизнью и наукой, не отставая от них"; проведение специальных общих собраний чиновников для обмена своими познаниями и взаимной критики существующих приёмов работы, если они устарели. каждому чиновнику не только должно быть дано Право, но и вменялось бы в обязанность "указывать все недочеты деятельности учреждения и способы усовершенствования этой деятель.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения — автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает своё обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определённую форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее чёткая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов — дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. правовой документирование управление приказ

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько изменённым названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял вместе и упрощение делопроизводства нашего… Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и, присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления».

В разделе о наружных свойствах документов он даёт:

классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

. сношения (или отношения);

. реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчёты, книги;

. официальные письма;

. записки;

. выписки;

порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи;

титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль (слог) документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объёмного труда.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот — сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. чтобы рационализировать документооборот, необходимо чётко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Специалисты отмечают, что делопроизводство в современном виде зародилось в россии в ХIХ веке, было и до сих пор остаётся весьма самобытным.

В конце XIX — начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счёт ее централизации. На протяжении всего этого периода осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.

Делопроизводство учреждений россии в XIX-начала XX веков рассматривалось законодательством не как изолированный объект, а как часть всей системы управления в целом, поиск рациональной системы делопроизводства ставился в прямую зависимость от регулирования всего управленческого цикла. Делопроизводство, представленное в законодательных актах как система работы с документами, находясь в зависимости от определённых видов и форм работы аппарата, само активно влияло на них.

. Приказ о назначении на должность

Федеральное государственное образовательное учреждение

Хабаровский учебный центр Федеральной противопожарной службы

ПРИКАЗ №30

"05" мая 2015 г.

Назначить Ковалёву Юлию Сергеевну на должность библиотекаря учебного отдела с "07" мая 2015 г. Условия оплаты и срок работы — в соответствии с заключённым трудовым договором.

Начальник Учебного центра полковник внутренней службы В.А. Назаров

С приказом ознакомлена: Ковалева Ю.С.

Литература

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. / Под. общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М., 2006. — 560 с.

. Васютинская О.В. возникновение организационных документов. − 2005. — №4.

. Виноградова Т.В. Законодательные акты первой половины XIX века об организации и делопроизводстве губернских правлений. — 1999. — №2.

. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М., 2011. — 223 с.

5. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2014. — 576 с.