Учебная работа. Тайм-менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента
Тайм-Менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента
ГОСУДАРСТВЕННОЕ бюджетное УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РФ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ
ХИМИКО-фармацевтическая АКАДЕМИЯ
Кафедра управления и экономики фармации
Реферат по теме:
«Тайм-Менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента»
Выполнила: студентка 5 курса 313 группы Снеткова А.А.
Санкт-Петербург 2015
Введение
На многих предприятиях проводят обучение тайм-менеджменту для более продуктивной работы специалистов.
Для того, чтобы раскрыть тему, необходимо ознакомиться с основными терминами данной дисциплины:
·Тайм-менеджмент — наука об управлении временем, организации своей деятельности и достижении своих целей.
·Методология — описание способа организовать свою деятельность.
·Хронометраж (или ведение дневника) — учет потраченного времени для возможности оценить эффективность своей деятель.
·Дауншифтинг — переезд ближе к природе, уход от дел, карьеры, бизнеса в пользу спокойной и размеренной жизни.
·Локальный дауншифтинг — уход от активного ведения дел на короткий промежуток времени (1-3 недели), чтобы сосредоточиться над какой-то творческой задачей или важным проектом (термин ввел Глеб Архангельский).
·Кайрос (или контекст, категория) — удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного рода дел.
·Метка — функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам). В онлайн-органайзере такая функция называется контекстом.
·Папка — функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам).
·Пирамида целей — методология, относящаяся к категории методологий стратегического планирования, с применением которой можно планировать свою деятельность на длительный период, как бы «с высоты полета».
·Работа 2.0 — это новый современный стиль работы без привязки к конкретному офису или помещению; это совокупность методов, онлайн-сервисов и других средств, позволяющих работать из любой точки мира, меньше стоять в пробках и ощущать радость от работы и жизни.
·GTD (аббревиатура, расшифровывается как Getting Things Done или в свободном переводе на русский «Как навести в делах порядок») — методология тайм-менеджмента, которая помогает эффективно справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в порядке.
время менеджмент управление планирование
1. основы управления временем
Тайм-менеджмент или управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
. анализ использования рабочего времени
Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени
Кэ = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф,
где Ф — фонд рабочего времени, мин;
Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников
Кп = Пз/Ф,
где Пз — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника
Кп = По/Ф,
где По-потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников
Кол = ОЛ/Ф,
где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.
Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т.п.
. Структура тайм-менеджмента
Говоря о постановке целей, обязательно надо помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART4: быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed), достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).
В том случае, если один из критериев SMART не является характеристикой поставленной цели, то целеполагание становится затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.
При постановке целей необходимо быть последовательным и осуществлять сначала цели на ближайшее время.
Постановка целей — это возможность структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.
·Определение приоритетов
Тайм-Менеджмент представляет собой набор инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость выполнения той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-Менеджмент позволяет расставить приоритеты.
Именно при правильном определении первоочередных и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное управление временем. Тайм-Менеджмент позволяет делать это правильно и быстро, что крайне важно при выработке навыка организации времени.
Необходимо уметь определять важные дела из всего потока указаний и просьб, которые поступают к нам ежедневно.
·Знание инструментов планирования
Инструментарий. который применяется в тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество методик, которые возможно использовать.
Чувство времени — один из важнейших инструментов эффективного тайм-менеджмента.
·Привычки
Привычки, или навыки, доведенные до автоматизма, являются показателем того, что теоретические выкладки и методики тайм-Менеджмент достигли необходимой цели: человек использует их в своей жизни неосознанно.
Именно выработка привычки у человека управлять своим временем и является основной целью тайм-менеджмента.
техники тайм-менеджмента
·«Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.
Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Исходя из этого, все задачи можно поделить на 4 группы:
1.Срочное и важное — например, потек кран в квартире, срочный телефонный звонок, подходит к концу срок сдачи налоговой отчетности и т.д.
2.Несрочное, но важное — это привычная работа, планирование проектов на будущее, посещение бассейна, спортзала и тому подобное
.Несрочное и неважное-то, на что мы тратим время «впустую», так называемые поглотители времени. Это всеми любимые в настоящее время социальные сети, чаты, различные компьютерные игрушки. Никакой пользы они не несут, однако, отнимают значительную часть вашего времени.
·Personal Efficiency Program (PEP)- это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. программа персональной эффективности». Правильнее сказать — это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.
·Getting Things Done (GTD)Things Done — это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.
Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.
Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.
Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:
. Cбор.
. Обработка.
. Организация.
. Обзор.
. действия.
·Метод Парето или закон 80/20
% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.
Практический вывод из закона Парето очень прост: «необходимо концентрироваться на тех действиях, которые приносят результат и без жалости отбрасывайте малоэффективные».
·Стратегическое планирование
об этом методе писали многие известные специалисты по тайм-менеджменту, такие как Дэвид Ален, Стивен Кови, Глеб Архангельский.
чтобы можно было заняться стратегическим планированием, вам необходимо нарисовать пирамиду с несколькими уровнями, например рис. 1.
Уровней может быть 5-7. Их названия и значения могут варьироваться. Например, это могут быть такие уровни, как показано на изображении: жизненные цели, Пятилетка, Год, Месяц и Неделя.
Что бы достичь поставленных перед собой целей, необходимо посмотреть на свою деятельность «с высоты полета». другими словами, нужно начинать планировать «сверху вниз», с вершины пирамиды к ее началу.
Заключение
В данной работе я рассмотрела основные понятия управления временем, выделила необходимые термины, изучила анализ рабочего времени, выделила структуру тайм-менеджмента и рассмотрела основные техники управления временем.
Я считаю что внедрение одной из систем тайм-менеджмента в свою профессиональную деятельность является неотъемлемой частью успешной работы специалиста по рекламе, что в свою очередь сильно влияет на общее положение организации на рынке и приносит Доход компании в связи с повышением эффективности работы.
список литературы
1. Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-Менеджмент. Полный курс. — М.: «Альпина Паблишер», 2012. — 312 с. —
. Дэвид Аллен Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. — 368 с.
. Александр Горбачев Тайм-Менеджмент в два счета. — С-Пб.: «Питер», 2009. — 256 с.
. Сладкевич В.П., Чернявский А.Д. Современный Менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. 3-е изд., стереотип. — К.: МАУП, 2003. — 152 с
. wikipedia.org