Менеджмент

Учебная работа. Составление матрицы распределения обязанностей и ответственности в системе менеджмента качества

Составление матрицы распределения обязанностей и ответственности в системе менеджмента качества

Содержание

Введение

1. Организационная структура предприятия

2. Существующая система обеспечения и контроля качества работ, услуг и продукции

3. Существующие процессы на предприятии

4. Этапы создания системы менеджмента качества

5. Программа разработки и внедрения системы менеджмента качества

6. Установление перечня процессов, документированных процедур и записей о качестве

7. Реорганизация организационной структуры предприятия

8. Разработка структурной схемы процессов системы менеджмента качества

9. Разработка паспорта процесса

10. Разработка Политики и целей в области качества

11. Составление матрицы распределения обязанностей и ответственности в системе менеджмента качества

12. Разработка "Руководства по качеству"

13. Разработка документированной процедуры СМК

Заключение

список литературы

Приложение А. Алгоритм управления документацией

Введение

Группа компаний "ЭФКО" уверенно занимает позицию ведущего российского производителя жиров специального назначения и маргаринов, которые используются в качестве ингредиентов для производства продуктов питания в кондитерской, хлебопекарной, молочной и других отраслях пищевой промышленности.

Производство маргаринов и жиров специального назначения осуществляется базе ООО "ЭФКО Пищевые Ингредиенты", расположенном в городе Алексеевке Белгородской области. Мощная техническая база обеспечивает серьезные преимущества перед конкурентами. В настоящее время Группа компаний "ЭФКО" является единственным в россии производителем, способным осуществлять процесс фракционирования при производстве альтернатив масла какао, используемых в кондитерской промышленности. Заводы Группы оснащены высокотехнологичным оборудованием, позволяющим производить жиры методами переэтерификации (используется в пищевой промышленности для снижения температуры плавления жиров, повышения их пластичности) и гидрогенизации, осуществлять полный комплекс глубокой очистки растительных масел.

Ассортимент выпускаемой продукции "ЭФКО" включает:

− заменители масла какао лауринового и нелауринового типов;

− кондитерские жиры;

− жиры для производства спредов, творожных и сырных продуктов;

− универсальные жиры;

− промышленные маргарины.

Производство жиров специального назначения "ЭФКО" осуществляется по рецептурам и технологиям, разработанным собственным научно-исследовательским подразделением, и сертифицировано в соответствии с межгосударственными и мировыми стандартами:

− ГОСТ ISO 9001-2011(ISO 9001:2008);

− ISO 9001:2008;

− Международным пищевым стандартом (International Food Standard — IFS);

− Международным пищевым стандартом Британского розничного консорциума (BRC Global Standard — Food).

Жиры специального назначения, производимые компанией "ЭФКО", по всем показателям соответствуют требованиям Федерального закона — ТР ТС 024/2011 "технический регламент на масложировую продукцию". Благодаря своему стабильно высокому качеству они пользуются спросом более чем в 10 странах мира.

1. Организационная структура предприятия

ООО ЭФКО "Пищевые ингредиенты" имеет свою организационную линейно-функциональную структуру, которая отражает все составные подразделения и их связь. Подразделение ООО ЭФКО "Пищевые ингредиенты" возглавляет генеральный директор. От него в линейной зависимости являются заместитель генерального директора по административной работе, финансовый директор, специалист по СМК, главный инженер, технический директор, заместитель директора по планированию и диспетчеризации производства, заместитель генерального директора по автоматизации производства, а также производственное подразделение, которые между собой находятся в функциональной зависимости.

От генерального директора по административной работе в линейной зависимости находятся: отдел кадров, отдел ИТ, организационно-контрольный отдел, административно-хозяйственный отдел, юридический отдел. От финансового директора: бухгалтерия, финансовый отдел. От главного инженера: ОТК, НПЛ, главный технолог, служба охраны труда, инженер по оборудованию, инженер по диагностике оборудования, отдел метрологии. От технического директора: служба главного механика цеха фасовки, служба главного механика спецжиров, энергослужба, инженер ППР, отдел ресурсного планирования ППР. От заместителя генерального директора по планированию и диспетчеризации производства: отдел планирования и диспетчеризации, отдел снабжения. От заместителя генерального директора по автоматизации производства: служба КИПиА.

Производственный отдел составляет цех производства спецжиров, цех немодифицированных жиров, участок гидрогенизированных и растительных масел, цех гидрированных жиров, цех МБХ, цех по фасовке жиров, цех производства водорода. Схема структуры предприятия представлена на рис. 1.

Рис. 1.

При данной структуре сохраняется преимущество линейной структуры в виде единоначалия, и преимущество функциональной структуры в виде специализации управления.

Структура ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты" основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

. Существующая система обеспечения и контроля качества работ, услуг и продукции

Руководство по качеству СМК-422-01-2013 описывает разработанную и внедренную в ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты" систему менеджмента качества, охватывающую деятельность по выпуску специализированных жиров, масел и маргаринов.

В СМК включены все процессы, необходимые для производства качественной продукции и ее постоянного улучшения, кроме обслуживания и разработки продукции.

В СМК ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты" состоят следующие виды документов: Политика в области качества, цели в области качества, стандарты организации, положения о подразделениях, должностные инструкции, положения, методики, техническая документация, ГОСТы, ТУ и др.

структура службы контроля качества представлена на рисунке 2.

Рис. 2.

Квалификация всех работников ЭФКО находится на высочайшем уровне, в том числе и квалификация персонала службы контроля качества.

Новые работники проходят подготовку на основном производстве компании в Белгородской области. Обучение занимает от 1 до 2 месяцев в зависимости от специальности и осуществляется за счет компании в собственном учебном центре "ЭФКО".

эффективное функционирование завода обеспечивают квалифицированные кадры: наладчики оборудования, аппаратчики, операторы линий, слесари, электрики, лаборанты, технологи, сменные мастера. специалисты компании, как менеджеры высшего звена, так рядовые сотрудники, проходят переподготовку и повышают квалификацию в учебном центре "ЭФКО".

Продукция компании "ЭФКО" и условия ее производства полностью соответствуют российским стандартам качества ISО 9001-2011 и ISО 22000-2007, а также принципам ХАССП, высшим категориям международных стандартов International Food Standard и BRC Global Standard for Food Safety. Мы также являемся единственным российским производителем, входящим в авторитетное немецкое объединение производителей пищевой продукции DIL. кроме того, компания регулярно самостоятельно проводит аудит качества продукции в независимых лабораториях.

Помимо тщательной проверки на всех стадиях производства, в "ЭФКО" работает более 200 дегустаторов, которые дегустируют каждую партию жиров перед отправкой ее нашим партнерам.

При производстве брендовой продукции применяется специальная систему контроля продуктов — ОРГАНИК-КОНТРОЛЬ, которая гарантирует использование в производстве только безопасных натуральных природных ингредиентов. Благодаря этому "ЭФКО" — одна из немногих на рынке — может предложить покупателям майонез без консервантов, искусственных красителей, ароматизаторов и крахмала.

. существующие процессы на предприятии

Одно из требований стандартов ISO 9000:2011 — применение процессного подхода к организации менеджмента качества на предприятии.

Требования ISO 9001:2011

"Организация должна:

− выявлять необходимые для системы менеджмента качества процессы и области их применения по всей организации;

− определять последовательность и взаимодействие этих процессов;

−определять требуемые критерии и методы, позволяющие гарантировать, что функционирование и контроль этих процессов эффективны;

− обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых чтобы поддерживать функционирование и вести мониторинг этих процессов;

− вести мониторинг, измерять и анализировать эти процессы;

− предпринимать действия с целью достичь запланированных результатов и непрерывного совершенствования этих процессов.

Организация должна управлять указанными процессами в соответствии с требованиями настоящего международного стандарта.

Процесс — последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в требуемые выходящие

Для каждого основного процесса определяется владелец (как правило, это руководитель службы производственного или административного подразделения), который далее возглавляет всю дальнейшую работу по определению подведомственного процесса. Под определением процесса понимается установление состава процессов в системе менеджмента качества и разработка моделей процессов, отражающих:

− структуру процессов;

− ресурсы для обеспечения надлежащего функционирования;

− индикаторы для оценки функционирования.

Ввиду специфики продукции предприятия не осуществляется ее обслуживание и не используется собственность потребителей в процессе производства, поэтому СМК ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты" не включают процессы, требования которых установлены в п. 7.5 ГОСТ ISO 9001 (ISO 9001) в части обслуживания продукции и пункте 7.5.4. Предприятие не использует процессы производства и обслуживания.

Которые нельзя проверить посредством мониторинга или измерения, поэтому в СМК не реализованы требования п. 7.5.2. ГОСТ ISO 9001. кроме того, в связи с перераспределением функций внутри ГК ЭФКО процесс разработки продукции ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты" не выполняется и, соответственно, не реализуется п 7.3 ГОСТ 9001.

существующие процессы и их реальные исполнители представлены в таблице 2.

Таблица 2. Процессы, существующие на ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты" и их исполнители

№ п/пНаименование процессаИсполнитель1231Организация разработки, функционирования и совершенствования СМКСпециалист по СМК2Разработка руководства по качествуСпециалист по СМК3Управление записями о качествеКонтролер ОТК4исследование рынкаОтдел планирования и диспетчеризации производства5Управление документациейСпециалист по СМК, начальник отдела ОТК6Планирование целейГенеральный директор7Управление персоналомОтдел кадров8Внутренний обмен информациейГенеральный директор9анализ СМК со стороны руководстваГенеральный директор10Управление ресурсамиОтдел планирования и диспетчеризации производства11Управление инфраструктуройТехнический директор12Управление производственной средойПроизводственный отдел13Проектирование и разработка производстваГлавный технолог14анализ удовлетворенности потребителейОтдел планирования и диспетчеризации производства15ЗакупкиОтдел снабжения16Контроль закупленной продукцииНПЛ, ОТК17Управление производством и обслуживаниемГлавный технолог, отдел метрологии, ОТК4. Этапы создания системы менеджмента качества

Создание и внедрение СМК необходимо рассматривать как инновационный подход к управленческой деятель и стремление улучшить работу каждого служащего, повысив тем самым качество предоставляемых услуг.

Всю работу по созданию и внедрению СМК можно условно разделить на 6 этапов.

Подготовительный этап. Руководство предприятия должно определить политику, цели, обязательства в области качества, придерживаясь следующих принципов:

− политика в области качества — это часть общей политики и стратегии предприятия;

− политика служит основой для установления целей, направленных на улучшение качества продукции.

Для выполнения работ по созданию СМК руководитель предприятия приказом назначает представителя руководства, ответственного за качество, организует службу качества, формирует команду по разработке СМК (группу, координационный совет) и назначает ее руководителя. Руководитель предприятия осуществляет общее руководство работой и принятие стратегических решений по разработке и внедрению стандартов ISO и несет персональную ответственность за конечные результаты этой работы. До начала работ команда составляет программу (план) проведения работ, которая утверждается руководителем предприятия. В программе определяются этапы и виды работ, исполнители, сроки и при необходимости стоимость выполнения.

второй этап — проведение комплексного анализа действующей системы управления качеством и определение действующих процессов на предприятии. Выполнение этапа начинается с анализа существующей системы управления, сильных и слабых сторон деятельности предприятия в области качества, а также организационной структуры и используемых методов контроля качества продукции. Оценка соответствия фактического состояния управления качеством на предприятии Политике в области качества и требованиям стандарта ISO 9001:2011 осуществляется по следующим направлениям:

− выявление уровня квалификации и профессионализма персонала;

− оценка наличия соответствующего оборудования для выпуска качественной продукции (услуг);

− определение (уточнение) методов проверки качества поставляемого сырья и материалов;

− организация контроля качества в процессе производства и окончательного контроля качества готовой продукции (услуг).

К проведению анализа привлекаются все подразделения и службы предприятия, которые в соответствии с установленными формами и сроками представляют службе качества необходимую информацию. Основными объектами анализа являются:

− документы предприятия, которые можно использовать в создаваемой СМК;

− деятельность подразделений по обеспечению качества;

− организационная структура предприятия и службы качества;

− положения о подразделениях, должностные инструкции, определяющие распределение ответственности и полномочий на предприятии;

− информация о качестве предоставления услуг, продукции;

− бизнес-процессы;

− требования к организации рабочих мест;

− формуляры, контрольные перечни;

− маршрутная технология, операционные карты, методологические, рабочие,

− контрольные инструкции; — программы ЭОД (электронной обработки данных);

− документация метрологического обеспечения;

− контрольные карты, программы испытаний, инструкции по эксплуатации и сервисному обслуживанию, бирки, штампы, виды сопроводительной документации;

− ГОСТы, ОСТы, стандарты предприятия (СТП);

− технические условия (ТУ, спецификации) па продукты, продажные каталоги;

− классификаторы дефектов;

− записи о качестве на бумажных и других носителях информации.

После анализа существующей системы управления качеством разрабатывается концептуальная модель СМК предприятия. В первую очередь необходимо определить бизнес-процессы и разработать их организационно-технологические схемы. Разработка организационно-технологических схем сопровождается анализом существующей системы управления и внесением, в случае необходимости, изменений в производственный процесс и в организационную структуру в соответствии с требованиями ISO 9001:2011. По результатам проведенного анализа составляется план-график разработки, корректировки документов СМК.

Третий этап — разработка документов системы менеджмента качества.

Документация СМК — это один из основных элементов функционирования СМК. Определяя формы и виды взаимодействий и устанавливая порядок ввода и вывода информации, она обеспечивает выполнение функций СМК. Документация СМК включает в себя:

− руководство по качеству — основной документ системы, в котором приводится Политика и цели предприятия в области качества, состав системы и дано описание реализации всех требований, предъявляемых к СМК предприятия стандартом ISO 9001:2011;

− документированные процедуры, предназначенные для координации различных видов деятельности, обеспечивающих эффективное функционирование СМК;

− записи по качеству — документация по доказательству качества продукции, работ, услуг, в которой содержатся зарегистрированные значения контролируемых признаков и параметров.

При организации работ по разработке документации СМК рекомендуется предусмотреть выполнение следующих мероприятий:

− координация работ, обеспечивающая полную взаимную увязку разрабатываемых и корректируемых документированных процедур с руководством по качеству;

− систематический контроль хода работ со стороны руководства предприятия и периодическое рассмотрение хода работ на заседаниях координационного совета, днях качества и т.н.;

− подготовка аудиторов по внутренней проверке СМК до завершения работ по ее созданию и внедрению.

На основании разработанных документированных процедур служба качества готовит окончательную редакцию Руководства по качеству, которое включает в себя:

− область применения СМК;

− документированные процедуры, разработанные для СМК или ссылки на них;

− описание взаимодействия процессов, включенных в СМК.

После этого все регламентирующие документы, такие как положения, о функциональных и производственных подразделениях, должностные инструкции, должны быть приведены в соответствие с разработанными документированными процедурами и руководством по качеству. Характер и глубина документации должны отвечать требованиям, установленным в контрактах, законодательных и нормативных актах; потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон. Документация СМК согласовывается со всеми исполнителями и утверждается руководством предприятия.

Четвертый этап — внедрение системы менеджмента качества. Весь персонал предприятия должен быть ознакомлен с документацией СМК и обучен работе в условиях функционирования СМК.

С момента внедрения СМК все подразделения работают по документированным процедурам и ведут в обязательном порядке записи о качестве. Несоответствия, выявленные в процессе внедрения СМК, должны анализироваться службой качества с целью установления причин их появления и корректировки при необходимости соответствующей документации. Для установления работоспособности созданной СМК служба качества проводит внутренние проверки. Они показывают, насколько СМК, представленная Руководством по качеству, документированными процедурами, описанием процессов и рабочими инструкциями, соответствует требованиям стандарта (проверка адекватности), и какова степень понимания, выполнения и соблюдения сотрудниками предприятия запланированных мероприятий (проверка соответствия). Проверка соответствия осуществляется путем сравнения фактического выполнения процедур с их требованиями.

пятый этап — функционирование системы менеджмента качества. анализ функционирования СМК осуществляется на всех уровнях по определенным направлениям с целью установления причинно-следственных связей и оценки альтернативных предложений по предупреждающим и корректирующим действиям, которые могут относиться к различным аспектам деятельности предприятия. По результатам анализа вносятся соответствующие изменения в документацию СМК.

Шестой этап — сертификация системы менеджмента качества. Сертификацию действующих СМК проводят различные международные и национальные органы, предприятию необходимо сделать выбор сертифицирующего органа с учетом пожеланий заказчика. С выбранным сертифицирующим органом заключается контракт и подается заявка по установленной форме. Предприятие передает в орган сертификации требуемый пакет документов СМК для предварительной проверки. После получения замечаний по документации служба качества вносит в нее соответствующие изменения и согласовывает дату проведения внешнего аудита на предприятии. После устранения несоответствий выдается сертификат соответствия сроком на три года.

5. Программа разработки и внедрения системы менеджмента качества

Таблица 3. Программа разработки и внедрения системы менеджмента качества

Наименование этапаВиды работ на данном этапеИсполнителиСрок исп.Примечание12345Подготовка к созданию системы менеджмента качестваИздание приказа о создании и внедрении СМК, создание рабочей группы, разработка программы (плана работ) по созданию и внедрению СМКГен. директор, специалист по СМК2-3 мес.В состав группы входят ведущие специалисты всех подразделенийПроведение комплексного анализа действующей системы управления качеством и определение действующих процессов на предприятииАнализ действующей СМК, выявление недостатков в ней, выявление действующих процессов на предприятииРабочая группа, все подразделения и службы предприятия2-3 мес.Можно прибегнуть к помощи опытного консультанта со стороныРазработка документов системы менеджмента качестваСоздание руководства по качеству, документированных процедур, записей о качестве, описание взаимодействия процессов, включенных в СМКРабочая группа3-6 мес.Документация СМК согласовывается со всеми исполнителями Внедрение системы менеджмента качестваОзнакомление и обучение персонала с документацией СМК, ведение записей о качествеВсе подразделения и службы предприятия4-6 мес.С момента внедрения все подразделения работают по документированным процедурам Функционирование системы менеджмента качестваАнализ функционирования СМК, оценки альтернативных предложений, внесение изменений по результатам анализаРабочая группа, все подразделения и службы предприятия2-3 мес.Анализ проводится на всех уровнях по определенным направлениямСертификация системы менеджмента качестваВыбор сертифицирующего органа, заключение контракта, подача заявки и необходимых документов, устранение нарушений, внешний аудит, получение сертификатаРабочая группа2-3 мес.Сертификат соответствия выдается сроком на три года 6. Установление перечня процессов, документированных процедур и записей о качестве

Таблица 4. Определение перечня процессов, документированных процедур и записей о качестве

№ п/п№ пункта стандарта, ГОСТ Р ISO 9001-2011, где изложены треб-яОтветственный за выполнение данных требований в организацииНаименование требуемого или существующего процессаНаименование документированной процедуры14Специалист по СМКОрганизация разработки, функционирования и совершенствования СМКРК СМК-422-0124.2.2специалист по СМКРазработка руководства по качествуРК СМК-422-0134.2.3специалист по СМК, начальник отдела ОТКУправление документациейСТО СМК-822-2044.2.4Контролер ОТКУправление записями о качествеСТО СМК-424-0658.2Отдел планирования и диспетчеризации производстваИсследование рынкаСТО СМК-54-0765.4Генеральный директорПланирование целейСТО СМК-54-0776.2Отдел кадровУправление персоналомСТО СМК-423-0485.5Генеральный директорВнутренний обмен информациейСТО СМК-553-0895.6Генеральный директорАнализ СМК со стороны руководстваСТО СМК -56-09106.1Отдел планирования и диспетчеризации производстваУправление ресурсамиСТО СМК-63-02116.3технический директорУправление инфраструктуройСТО СМК-63-02126.4Производственный отделУправление производственной средойСТО СМК-824-21137.3главный технологПроектирование и разработка производстваСТО СМК-54-07145.2Отдел планирования и диспетчеризации производстваАнализ удовлетворенности потребителейСТО СМК-821-19157.4Отдел снабженияЗакупкиСТО СМК-755-18167.4.3НПЛ, ОТККонтроль закупленной продукцииСТО СМК-755-18177.5.1главный технолог, отдел метрологии, ОТКУправление производством и обслуживаниемСТО СМК-76-017. Реорганизация организационной структуры предприятия

Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Организационная структура фирмы и её управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают различные формы организационных структур управления.

Совершенствование системы управления предприятия, в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации как часть их основных обязанностей. Можно назвать некоторые ситуации в отдельности или в комбинации, когда оправданы затраты на корректировку структуры или разработку нового проекта:

− неудовлетворительное функционирование предприятия;

− перегрузка высшего руководства;

− отсутствие ориентации на перспективу;

− разногласия по организационным вопросам.

Эти обстоятельства, которые, как показал опыт, обычно предшествуют масштабному изучению организации, являются симптомом ряда причин, одни из которых действуют внутри предприятия, а другие полностью выходят из сферы его влияния:

− рост масштаба деятельности;

− увеличение разнообразия;

− объединение хозяйствующих субъектов;

− изменение технологии управления;

− влияние технологии производственных процессов;

после анализа организационной структуры предприятия ООО "ЭФКО Пищевые Ингредиенты" было выявлено, что в данной организации имеется только один специалист по СМК, и он подчиняется напрямую ген. директору.

Специалист СМК работает с большим количеством документов: составляет инструкции, руководства по качеству, следит за статистикой удовлетворенности клиентов и покупателей товарами и услугами фирмы, разрабатывает план действий по внедрению или осуществлению уже внедренной СМК и следит за его своевременным выполнением на каждом этапе. А также специалист СМК составляет отчеты для предоставления их высшему руководству. Он наблюдает за соответствием разработанной СМК международным стандартам и активно способствует получению фирмой сертификата соответствия им. кроме вышеперечисленных обязанностей, данный специалист должен консультировать сотрудников компании по всем вопросам, связанным с качеством товаров или услуг, и делать презентации в целях обучения их новым пунктам СМК. Он также организует внутренний контроль работы СМК, после чего делает выводы и анализирует работу предприятия в целях постановки новых целей в области качества с обозначением критериев их проверки. кроме внутреннего контроля, он готовит документы и предприятие в целом к внешним аудитам на соответствие международным стандартам. специалист по СМК также организует получение сертификатов на виды деятель и профессиональное оборудование компании. Он обязательно следит за изменениями в стандартах, как ГОСТ, так и международных.

Такой круг обязанностей специалиста СМК свидетельствует о большой нагрузке на работе. Следовательно, для улучшения функционирования СМК и всего предприятия в целом необходимо ввести еще одно должность специалиста по СМК.

8. Разработка структурной схемы процессов системы менеджмента качества

Для облегчения работы с процессами, каждому из них был присвоен номер (табл. 5).

Таблица 5. Номера процессов

Наименование процессаНомер процесса12Организация разработки, функционирования и совершенствования СМК1Разработка руководства по качеству2Управление записями о качестве3исследование рынка4Управление документацией5Планирование целей6Управление персоналом7Внутренний обмен информацией8анализ СМК со стороны руководства9Управление ресурсами10Управление инфраструктурой11Управление производственной средой12Проектирование и разработка производства13анализ удовлетворенности потребителей14Закупки15Контроль закупленной продукции16Управление производством и обслуживанием17

Таблица 6. Описание процессов СМК

Выходы каких процессов входят в данный процессНаименование процесса"владелец" процессаДля каких процессов выходы данного процесса являются входом3, 12Организация разработки, функционирования и совершенствования СМКСпециалист по СМК21Разработка руководства по качествуСпециалист по СМК53Управление записями о качествеКонтролер ОТК1Темпы продаж и т.п.исследование рынкаОтдел планирования и диспетчеризации производства6Все процессы Управление документациейСпециалист по СМК, начальник отдела ОТК34, 6Планирование целейГенеральный директор1, 158Управление персоналомОтдел кадров6, 9, 14Внутренний обмен информациейГенеральный директор74, 14анализ СМК со стороны руководстваГенеральный директор1, 8, 66Управление ресурсамиОтдел планирования и диспетчеризации производства8, 1513Управление инфраструктуройТехнический директор113, 17Управление производственной средойПроизводственный отдел16Проектирование и разработка производстваГлавный технолог11, 12Соц. опросы, жалобы, предложения, продажиАнализ удовлетворенности потребителейОтдел планирования и диспетчеризации производства6, 86, 10ЗакупкиОтдел снабжения1615Контроль закупленной продукцииНПЛ, ОТК1716Управление производством и обслуживаниемГлавный технолог, отдел метрологии, ОТК12

. Разработка паспорта процесса

Форма 1

Паспорт процесса системы менеджмента качества для производства

(наименование продукции): спецжиров

(наименование предприятия): ООО "ЭФКО Пищевые Ингредиенты"

Наименование процесса: контроль закупаемой продукции

потребители процесса: управление производством и обслуживанием

Требования потребителей: соответствие установленным параметрам

"Владелец" процесса: отдел метрологии, ОТК

Вход процесса: акт о соответствии или несоответствии, заключение

Таблица 7. Блок-схема функционирования процесса контроля закупленной продукции

Блок-схемаДействиеОтветственный Документы 1. информация о прибытии купленного сырьяСлужба снабженияКопия заказа2. Взятие и маркировка пробы Контролер ОТКЖурнал проб3. Определение объема контроляЛаборант Картотека материалов4. КонтрольЛаборант Инструкция 5. сравнение заданных и фактических параметровЛаборант Журнал контроля6. Решение о повторном контролеНачальник лаборатории7. Разрешение на использование в производствеНачальник лабораторииЗаключение8. Использование на производстве Служба снабженияУчет использован-ного сырья9. Информация в службу снабженияНачальник лабораторииАкт о несоответствии10. Возвращение сырья поставщику, получение новогоСлужба снабженияАкт о несоответствии

10. Разработка Политики и целей в области качества

Для успеха фирмы на рынке важным является формулирование стратегических целей качества всего предприятия, а именно его Политика в области качества.

Все важнейшие документы по обеспечению качества, которые касаются всего предприятия или подразделения, объединяют в Руководство по качеству (или руководство по обеспечению качества); все правила и документы вместе образуют систему обеспечения качества.

ПОЛИТИКА В области КАЧЕСТВА И БЕЗОПАСНОСТИ ООО "ЭФКО ПИЩЕВЫЕ ИНГРЕДИЕНТЫ"

Согласно политике предприятия качество и безопасность продукции — основа благополучия предприятия в целом и каждого работника в отдельности, гарантия занятости и роста доходов.

Достижение высокого качества продукции, удовлетворение требований и ожиданий потребителей, персонала и общества в целом — осознанная обязанность каждого члена коллектива ООО.

Качество выпускаемой продукции обеспечивается решением следующих задач:

− развитие и совершенствование инфраструктуры;

− совершенствование технологических процессов;

− развитие взаимовыгодных отношений с поставщиками сырья и материалов;

− применение современных средств измерений для контроля продукции;

− предупреждение возникновения проблем, а не устранение последствий после их появления;

− уменьшение негативного воздействия на окружающую среду;

− повышения уровня социальной ответственности;

− повышение квалификации персонала;

− увеличение объема выпускаемой продукции;

− повышение эффективности СМК и безопасности пищевых продуктов.

Руководство ООО "ЭФКО Пищевые Ингредиенты" принимает на себя обязательства следовать изложенной политике и обеспечивать необходимые ресурсы и условия для ее реализации.

. Составление матрицы распределения обязанностей и ответственности в системе менеджмента качества

Выявление иерархии работ, определение их исполнителей позволяет описать систему соподчинения членов организации, распределения ответственности между ними. Для этого можно использовать матрицу ответственности.

При разработке матрицы ответственности исходят из следующих определений:

− ответственность — обязательство, которое человек должен выполнять;

− сфера ответственности — круг задач, за успешное решение которых отвечает человек в данном проекте;

− полномочия — право на приятие решений в рамках выделенного круга задач.

Пошаговое построение матрицы ответственности производится в следующем порядке:

− составляется список основных процессов;

− составляется список исполнителей и участников процессов;

− в ячейке, образованной строкой и колонкой, указывают функцию или роль, которые закрепляются за данным участником проекта для получения желаемого результата.

В матрице ответственности используют следующий перечень функций или ролей участников проекта:

− "О" — организует исполнение процедуры (или процесса) в целом;

− "Р" — руководит работой;

− "П" — принимает участие в работе;

− "И" — кто получает информацию о выполнении работы.

При распределении ролей и функций стараются не назначать более одного ответственного за данный конкретный результат для того, чтобы избежать эффекта коллективной безответственности. Также следят за тем, чтобы не осталось такого результата, за который никто не несет персональной ответственности. Стремятся также избежать многочисленных утверждений, чтобы не затягивать эту часть работы. В качестве консультантов выбирают тех, кто действительно обладает качествами эксперта по данному кругу задач.

Таблица 5. Матрица распределения прав, обязанностей и ответственности в СМК

Исполнители Процессы Специалист по СМККонтролер ОТКОтдел планирования и диспетчеризации производстваНачальник отдела ОТКГенеральный директорОтдел кадровТехнический директорПроизводственный отделГлавный технологОтдел снабженияОтдел метрологииНаучно-производственная лабораторияОрганизация разработки, функционирования и совершенствования СМКОПИПРПППППППРазработка руководства по качествуОИИИРИИИИИИИУправление записями о качествеПО-РИ—И-ИИИсследование рынкаИ-О-Р——-Управление документациейОП-РИ-И-И—Планирование целейП—ПО——-Управление персоналом—П-РО——Внутренний обмен информациейППППОПППППППАнализ СМК со стороны руководстваИИИИОИПИИИИИУправление ресурсами—О-Р—-П—Управление инфраструктурой—-Р-О——Управление производственной средой—П-Р—О—-Проектирование и разработка производства—П-Р—О—анализ удовлетворенности потребителей—О-Р——-Закупки—-Р—-О—Контроль закупленной продукции—РИ——ОУправление производством и обслуживанием—ОИ—Р-О-

12. Разработка "Руководства по качеству"

управление качество потребитель мониторинг

В соответствии с п. 4.2.2 стандарта ГОСТ ISO 9001-2011 организация должна разрабатывать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству.

руководство по качеству — это основной документ при разработке и внедрении системы обеспечения качества.

Руководство по качеству представляет собой документ, в котором обозначена область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснования любых исключений, и содержатся документированные процедуры, разработанные для СМК, или ссылки на них.

Руководство по качеству СМК-422-01-2013 ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты"

руководство по качеству СМК-422-01-2013 описывает разработанную и внедренную в ООО "ЭФКО Пищевые ингредиенты" систему менеджмента качества, охватывающую деятельность по выпуску специализированных жиров, масел и маргаринов.

Документация и управление документацией

Управление всеми видами документов в СМК регламентировано в СТО СМК-423-03, сто СМК-423-05.

Политика в области качества и безопасности

Достижение качества продукции — осознанная обязанность каждого члена коллектива.

− развитие и совершенствование инфраструктуры;

− совершенствование технологических процессов;

− развитие взаимовыгодных отношений с поставщиками;

− применение современных средств измерений;

− уменьшение негативного воздействия на окружающую среду;

− повышения уровня социальной ответственности;

− повышение квалификации персонала;

− увеличение объема выпускаемой продукции;

− повышение эффективности СМК и безопасности пищевых продуктов.

Планирование

Планирование качества в ООО включает в себя:

− установление целей в области качества;

− планирование развития СМК.

Цели в области качества определяются руководством ООО, исходя из Политики в области качества.

При разработке целей учитываются все важнейшие параметры производства.

Анализ со стороны руководства

Анализ со стороны руководства осуществляется с целью обеспечения ее постоянной адекватности, результативности и эффективности. Анализ осуществляется 1 раз в квартал на совещаниях.

Данные для анализа:

− анализ в области качества и безопасности;

− результаты проверок;

− информация от потребителей;

− показатели процессов;

− результаты действий;

− рекомендации по улучшению;

− финансирование деятельности.

Менеджмент ресурсов

Ресурсы необходимые для внедрения, поддержания и повышения результативности СМК, определяют в ходе анализа со стороны руководства.

Потребность в человеческих ресурсах определяется руководством, так же руководство обеспечивает необходимый уровень компетентности персонала. новые сотрудники проходят проф. отбор.

Ресурсы, составляющие инфраструктуру предприятия:

− здания;

− энергетические ресурсы;

− оборудование для процессов;

− средства связи.

Планирование жизненного цикла продукции

Процессы жизненного цикла продукции спланированы процедурами, установленными в стандартах организации, инструкциях по выполнению работ, технологической документации.

Планирование производства осуществляется на основании заказов потребителей продукции.

Закупки

Ответственность за реализацию процесса закупок сырья и материалов для производства специализированных жиров возложена на руководителя отдела снабжения, за финансирование на финансового директора и за контроль закупок на заместителя генерального директора по планированию и диспетчеризации производства.

Потребность в закупках сырь и материалов определяется, исходя из планируемого выпуска продукции на год, квартал, месяц.

процесс закупок регламентирован СТО СМК-74-15.

Производство

Предприятие планирует и обеспечивает Производство в управляемых условиях, которые включают:

− информацию о характеристиках продукции (ГОСТы, ТУ, СанПиНы);

− технологическую документацию;

− применение контрольных измерительных приборов;

− проведение мониторинга измерений.

Идентификация, прослеживаемость, сохранение соответствия

идентификация продукции осуществляется для обеспечения ее прослеживаемости на всех стадиях производства. Все процедуры идентификации установлены в СТО СМК-753-17, СТО СМК-83-22.

При производстве в ООО осуществляется идентификация: материалов, продукции в процессе производства, готовой продукции, несоответствующей продукции.

Персонал подразделений предприятия, участвующий в производстве, погрузке, отгрузке продукции, обеспечивает сохранение ее соответствия требованиям НиТД, договоров, заявок.

мониторинг и измерение

Предприятие систематически проводит мониторинг удовлетворенности потребителей продукцией и процессами на основе внешней и внутренней маркетинговой информации.

Деятельность по мониторингу и измерению процессов СМК возлагается на руководителей подразделений и должностных лиц, ответственных за процессы в соответствии с документацией СМК.

Анализ и постоянное улучшение

В СМК предприятия анализ данных осуществляется при проведении анализа со стороны руководства (СТО СМК-56-09), мониторинга и измерения продукции (сто СМК-624-21), мониторинга удовлетворенности потребителей (сто СМК-821-19), корректирующих и предупреждающих действий (сто СМК-852-23).

Руководство предприятия постоянно повышает результативность СМК посредством использования Политики целей в области качества, результатов внутренних проверок, анализа данных и т.д.

Корректирующие и предупреждающие действия

Корректирующие действия принимаются с целью устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения. Выбор корректирующих действий осуществляется руководителями подразделений с учетом значимости выявленных несоответствий.

Предупреждающие действия предпринимаются с целью устранения причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления и связанных с этим потерь. Процедуры принятия корректирующих и предупреждающий действий установлены в СТО СМК-852-23.

. Разработка документированной процедуры СМК

Документированные процедуры СМК предназначены для описания конкретных действий, при помощи которых в организации осуществляется управление качеством. Они могут оформляться в виде стандарта предприятия, методических рекомендаций, рабочей инструкции, указания и т.п.

Документированные процедуры должны иметь единую идентификацию, в них могут быть ссылки на рабочие инструкции, определяющие порядок выполнения работ.

Положение О работе с входящей и исходящей корреспонденцией в ООО "ЭФКО Пищевые Ингредиенты" П СМК-423-06

настоящее положение регламентирует вопросы: подготовки, оформления, регистрации писем, заявлений, служебных записок и прочей служебной документации, поступающей в адрес предприятия, а также вопросы исполнения, содержания в указанных документах предписаний руководства, контроля за исполнением и хранением документов.

Работа с входящей служебной документацией

Получение входящей служебной документации на почте осуществляется специалистом организационно-контрольного отдела ежедневно. Полученные периодические издания подлежат учету и передаче получателю. Все материалы, содержащие предложения об оказании благотворительной помощи и т.д. передается Директору по управленческим структурам филиала ЗАО "УК ЭФКО" в г. Воронеж.

Регистрация входящей документации — это совокупность действий по внесению сведений о полученном документе в "журнал регистрации входящей документации" и по проставлению входящего номера и даты документа в его тексте. каждый год создается новый журнал, записи в нем ведутся в хронологическом порядке. По истечении года журнал передается на хранение в течение 5-и лет.

Передача входящей документации и контроль за ее исполнением

после регистрации входящая документация передается генеральному директору, который рассматривает ее и назначает исполнителей. После специалист организационно-контрольного отдела получив рассмотренную входящую документацию, передает ее исполнителям под роспись в журнале.

Необходимость установления контроля за исполнением документа ген. директор отражает в резолюции, указывая лицо осуществляющее контроль. Этому лицу или лицам передается копия резолюции.

лицо, являющееся исполнителем документации организует у себя хранение:

− документации, находящейся в исполнении;

− исполненной документации.

Исполненная документация хранится вместе с относящимися к ней материалами в течении 5-и лет. Хранение осуществляется в соответствующих делах (папка). В каждом деле должна находится опись хранимых материалов.

Работа с исходящей служебной документацией

Подготовка исходящей документации осуществляется заинтересованным подразделением предприятия. Ответственным за подготовку проекта в случае распоряжения ген. директора — лицо им назначенное, а в случае собственной инициативы — руководитель подразделения или лицо им назначенное.

Оформление исходящей служебной документации

Проект документации выполняется печатным текстом делопроизводителем, который обеспечивает распечатку проектов в указанные или кротчайшие сроки. Отпечатанный проект передается ответственному за его подготовку.

Проект писем, ходатайств и иных документов от имени предприятия печатаются на бланках формата "А 4" и содержат, как правило, следующие реквизиты: наименование и почтовые реквизиты адресанта, исходящий номер и дату документа, текст и т.д. При неясности в форме изготовления консультируются в юридическом отделе. Проект подписывается ген. директором. документ для почтовой пересылки, должен содержать указание о способе отправки.

Регистрация исходящей служебной документации

Регистрация исходящей документации — это совокупность действий по внесению сведений о исходящем документе в "журнал регистрации исходящей документации" и по проставлению исходящего номера и даты документа в его тексте. каждый год создается новый журнал, записи в нем ведутся в хронологическом порядке. По истечении года журнал передается на хранение в течении 5-и лет.

Отправка исходящей служебной документации и хранение ее копий

после регистрации документа он подлежит отправке адресанту либо обычным, либо указанным способом. По просьбе лица, сдающего исходящий документ на регистрацию и отправку, предоставляется почтовая квитанция. Отправка документации осуществляется специалистом организационно-контрольного отдела 2 раза в неделю в 10 часов.

лицо, подготовившее исходящий документ, хранит в соответствующих папках копии с данными о регистрации и об отправке, а также материалы, относящиеся к документу в течение 5-и лет.

Контроль за получением ответа и соблюдением требований.

Контроль за получением ответа на исходящую служебную документацию осуществляет лицо, подготовившее исходящий служебный документ.

Контроль за соблюдением требований П СМК-423-06-2013 осуществляет зам. ген. директора по административной работе, при выявлении несоблюдения он подает на имя ген. директора служебную записку, отражающую указанные факты. Контроль функционирования процесса управления входящей и исходящей корреспонденцией осуществляется экспертами в ходе внутренних проверок в соответствии с СМК-822-20-2011.

Заключение

В данной курсовой работе разработано руководство по качеству, документированная процедура, проанализирована организационная структура предприятия и множество других сопутствующих документов. Внедрение этих разработок на предприятии, дает организации неоспоримые преимущества так как, система менеджмента качества является показателем надежности и возможности предприятия производить продукцию не только в соответствии с законодательными требованиями, но и с индивидуальными требованиями заказчика, который является главным действующим лицом. Помимо этого существует ряд преимуществ, которыми должно обладать предприятие в борьбе за рынок:

во-первых, при участии в тендерах, конкурсах и при заключении контрактов, где заказчиком является зарубежная компания или государственное ведомство, предпочтение отдается организациям, имеющим сертифицированную систему менеджмента качества:

во-вторых, внедрение системы качества приводит к увеличению доверия со стороны инвестиционных и юридических компаний, контролирующих и других организаций, с которыми взаимодействует предприятие в процессе предпринимательской деятель;

в-третьих, наличие сертификата ИСО 9001 ведет к реальному снижению расходов на страхование предприятий и значительно облегчает получение ими кредитов, так как страховые компании, банки однозначно признают сертифицированные компании более надежными, а риски вложения в них средств — низкими.

Все эти преимущества можно было бы перечислять до бесконечности, не говоря уже о реальных для предприятия выгодах, таких как повышение имиджа компании, а, следовательно, установления более стабильного положения на рынке и повышение эффективности производственных процессов при улучшении качества продукции.

Сертификация системы менеджмента качества на соответствие требованиям ИСО 9001 обеспечивает руководству и работникам предприятия уверенность в том, что выпускаемая продукция или оказываемые услуги соответствуют законодательным требованиям и требованиям потребителей: требования к качеству выполняются, и происходит улучшение качества, одновременно повышается эффективность работы организации.

Список литературы

. ГОСТ Р ISO 9001-2011. системы менеджмента качества. Требования. -М.: Изд-во стандартов, 2001. — 21 с.

. ГОСТ Р ISO 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. — М.: Изд-во стандартов, 2001. — 46 с.

. ГОСТ Р 1.4-2004. Стандартизация в Российской Федерации. стандарты предприятия. Основные положения. -М.: Изд-во стандартов, 2005 — 21 с.

. ГОСТ Р 1.2-92 ГСС РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. — М.: Изд-во стандартов, 1992. — 26 с.

. Кане М.М. системы, методы и инструменты менеджмента качества: учеб. пособ. / М.М. Кане, Б.В. Иванов, В.Н. Корешков,

А.Г. Схиртладзе, 2008. — СПб.: Питер. — 560 с.

. Ильин В.В. Система управления качеством. российский опыт. — СПб.: невский проспект; Вектор, 2007.- 224 с.

. Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ISO 9000:2011 / В.А. Никитин, В.В. Филончева. — 2-е изд.- СПб.: Питер, 2005. — 127 с.

приложение А. Алгоритм управления документацией