Учебная работа. Система управленческой документации

отношения в области использования электронной подписи регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также соглашением сторон. порядок использования электронной подписи федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов российской Федерации и органами местного самоуправления устанавливается нормативными правовыми актами российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления соответственно.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», архивное дело в российской Федерации — это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Основы законодательства Российской Федерации «об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. настоящий Федеральный закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

К нормативным документам по стандартизации относятся государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы). Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Единую государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

В ГОСТе 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования содержится комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения является, важным этапом обновления нормативно — методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Он распространяется на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования регулирует процессы управления документами государственных и юридических организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Распространяется на управление документами (всех форматов и всех носителях), создаваемыми или получаемыми организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы. Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документацией организации. Также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы. стандарт носит рекомендательный характер.

Государственная система документационного обеспечения управления (далее по тексту — ГСДОУ) является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятель и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций. Сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил. рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов и др.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления:

Основные правила работы архивов организаций устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы. Данные правила являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность и основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами, а также содержат более 50 форм документов, связанных с ведением архивов.

·Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предназначены для Служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, то есть они рассчитаны на специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятель, форм собственности. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.

Таким образом, регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами и постановлениями Президента РФ или Правительства РФ. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию.

1.3 Нормативные документы управленческой документации дошкольного образовательного учреждения на региональном и локальном уровнях

На основе законодательной базы федерального уровня, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются региональные и локальные нормативно-методические материалы по организации работы с документами, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления любой организации.

Документирование информации, включая создание и применение бумажных и электронных документов, осуществляется в соответствии с законодательством российской Федерации, действующим в данной сфере. Правительство Ханты — Мансийского автономного округа — Югры разрабатывает положение о документировании информации и документообороте в органах государственной власти Ханты — Мансийского автономного округа — Югры с учетом норм федерального законодательства.

К нормативным документам управленческой документации муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада «Солнышко» регионального уровня можно отнести следующие нормативные акты округа:

Закон ХМАО — Югры «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа — Югры» в соответствии с Уставом Ханты — Мансийского автономного округа — Югры устанавливает единые требования к законам и иным нормативным правовым актам органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа — Югры, определяет общий порядок их подготовки, рассмотрения, принятия, опубликования, вступления в силу, толкования и отмены, а также определяет способы разрешения юридических коллизий.

Закон ХМАО — Югры «об архивном деле в Ханты — Мансийском автономном округе — Югре» в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами «об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», «об архивном деле в Российской Федерации», иными федеральными законами, Уставом Ханты — Мансийского автономного округа — Югры регулирует отношения в сфере реализации государственной политики в области архивного дела в Ханты — Мансийском автономном округе — Югре.

Центром архивной службы округа является Управление по делам архивов округа, оно подчиняется Правительству Ханты — Мансийского автономного округа, является органом исполнительной власти, обеспечивающим государственное управление архивным делом в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре, осуществляющим проведение государственной политики в области архивного дела на территории автономного округа.

Закон ХМАО — Югры «Об информационных ресурсах Ханты-Мансийского автономного округа» регулирует отношения в области формирования и использования информационных ресурсов и информационных систем, находящихся в собственности Ханты — Мансийского автономного округа — Югры, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе применения информационных и телекоммуникационных технологий. Настоящий законокруга — Югры на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации, а также защите информации Ханты — Мансийского автономного округа — Югры.

В любом дошкольном образовательном учреждении в соответствии со ст. 13 Закона РФ «об образовании» и ст. 8 Трудового кодекса РФ должны быть локальные нормативные акты, регламентирующие порядок его деятельности. Единственным исключением являются случаи, когда все правила, касающиеся организации деятель дошкольного образовательного учреждения, изложены в его уставе.

Локальные акты юридически обеспечивают упорядоченность всей деятель учреждения, придают юридическую силу органам самоуправления и дают возможность развитию Управляющего коллектива. руководитель вправе принимать локальные нормативные акты, в пределах своей компетенции, которые не противоречат законам или иным нормативно — правовым актам. Любой локальный нормативный акт, принимаемый в учреждении, подлежит правовой экспертизе.

важное место в системе локальных актов дошкольного образовательного учреждения занимают акты, касающиеся работы с персоналом. Ответственность за принятие данных локальных актов, а также за их исполнение несет заведующий ДОУ, поскольку именно он является постоянно действующим субъектом, осуществляющим непосредственное управление учреждением, т.е. лицом, исполняющим административно-хозяйственные функции. В случае если учредитель, либо собственные средства ДОУ позволяют ввести в штатное расписание должность специалиста по кадрам и делопроизводству, ответственность за принятие указанных локальных актов, а также за контроль их исполнения может быть возложена на него. В противном случае всю полноту ответственности несет руководитель ДОУ.

При формировании локальных актов в области управления персоналом руководителю дошкольного образовательного учреждения, в первую очередь, следует использовать установленные действующим законодательством унифицированные формы документов.

К локальным нормативным актам по организации работы с документами в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» можно отнести:

— устав МАДОУ ДСКВ «Солнышко», который регламентирует все основные стороны деятельности учреждения и является одним из документов, позволяющим получить регистрацию юридического лица.

устав представляет собой основной организационно — правовой документ и содержит в себе перечень локальных актов учреждения, который не может противоречить Уставу МАДОУ ДСКВ «Солнышко».

— Должностные инструкции секретаря-машинистки, инспектора по кадрам — это нормативные документы, регламентирующие деятельность конкретного должностного лица и устанавливающие порядок применения их положений законодательных и иных нормативных актов.

таким образом, нормативно-правовая база организации документационного обеспечения МАДОУ ДСКВ «Солнышко» представлена тремя уровнями: федеральным, региональным и локальным. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. На основе законодательной базы федерального уровня, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно — методические документы по организации работы с документами, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления дошкольного учреждения «Солнышко».

2. анализ систем управленческой документации в МАДОУ ДСКВ «Солнышко»

2.1 Организационно-распорядительная документация

В муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида «Солнышко», как и в любой другой организации, в процессе его создания и функционирования разрабатываются и документируют его управленческую деятельность следующие группы документов:

организационно — правовая документация (устав, положения, правила, инструкции, штатное расписание);

распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

информационно-справочная документация.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) — приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятель федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вид деятель. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Правила и требования ГОСТа Р 6.30 — 2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Организационно-правовые документы закрепляют статус МАДОУ ДСКВ «СОЛНЫШКО» как юридического лица, порядок оформления организационно — правовой формы, определяют его организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала. Организационно-правовые документы содержат положения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками МАДОУ ДСКВ «Солнышко» и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятель организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем МАДОУ или ее коллегиальным органом управления и имеют в составе обязательных реквизитов гриф утверждения.

Организационно — правовые документы подразделяются на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие подобные документы).

МАДОУ ДСКВ «Солнышко» как юридическое лицо действует на основании устава. Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Учредительные документы приобретают юридическую силу с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом — с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.

Устав ДОУ был разработан и принят на педагогическом собрании учреждения. Данный устав делится на 8 разделов, которые имеют заголовки и пронумерованы. В разделах прописаны полное и сокращенное наименование, место нахождения, тип учреждения, структура, функции и права организации, правила приема ребенка в школу, образовательная и научая деятельность, права и обязанности школьников, их родителей и учителей, и другие сведения, предусмотренные законодательством. На титульном листе указаны следующие реквизиты: наименование организации (государственное образовательное учреждение «муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида «Солнышко» №2), наименование вида документа (устав), место составления (г. Покачи), отметка о регистрации (зарегистрирован Постановлением главы г. Покачи), гриф утверждения и печать.

структура текста устава и его содержание определяется разработчиком устава, т.е. заведующим МАДОУ ДСКВ «Солнышко».

устав является учредительным документом организации, он представляет собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, а также отношения, связанные с внутренним управлением. Устав определяет правовой статус организации. Общие требования к содержанию устава определяет ГК РФ.

К организационным документам МАДОУ ДСКВ «Солнышко» можно отнести и такие документы, как:

Положение — документ, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности организации. Положения утверждаются в установленном порядке государственным органом или руководителем организации и оформляются аналогично уставу, например, Положение о психолого-медико-педагогическом консилиуме на базе МАДОУ детского сада комбинированного вида «Солнышко». настоящее Положение разработано в соответствии с Законом РФ «об образовании», Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении, Уставом данного дошкольного образовательного учреждения, на основании письма Министерства образования РФ от 27.03.2000 №27/901-6 «О психолого-медико-педагогическом консилиуме (ПМПк) в образовательном учреждении».

индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные — руководителями предприятий и организаций.

Как и положение, инструкции в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов), оформляются на общем бланке дошкольного учреждения. Все инструкции утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Должностная инструкция — одна из разновидностей данного вида документа. В должностной инструкции работника указывается к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности.

Рассмотренная должностная инструкция оформлена не на общем бланке организации, в состав реквизитов входят: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер приказа зачисления на сотрудника на работу, гриф утверждения документа, текст документа, гриф согласования, подпись и печать. Так же в инструкции имеется отметка «С должностной инструкцией ознакомлена, инструкцию получила», личная подпись сотрудника и дата подписания.

Штатное расписание МАДОУ ДСКВ «Солнышко» — документ, который определяет структуру дошкольного учреждения, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работников организации. Оно составляется и утверждается заведующим ДОУ по состоянию нам первое января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата А3, имеет реквизиты общего бланка организации.

Штатное расписание МАДОУ ДСКВ «Солнышко» оформлено первичным учетным документом по типовой форме №Т-3, учитывая положения статьи 9 Закона о бухгалтерском учете и постановления Госкомстата россии от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Проанализированные мною организационно-правовые документы составлены и оформлены в основном в соответствии с основными требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТом Р 6.30 — 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Они являются основными документами организации. С помощью этих документов в дошкольном учреждении четко определен вид деятель и порядок его работы.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции и других факторов руководство организации МАДОУ ДСКВ «Солнышко» наделяется правом осуществлять исполнительно — распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы — это обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.

Основное назначение распорядительных документов в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» заключается в регулировании деятель дошкольного учреждения, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Распорядительные документы — постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:

• с помощью распорядительных документов разрешают возникающие в сфере управления определенные проблемы и вопросы;
• их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
• они являются юридическими актами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

В МАДОУ ДСКВ «Солнышко» существуют следующие виды распорядительных документов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, протоколы.

Решения, зафиксированные в распорядительных документах МАДОУ ДСКВ «Солнышко» направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Решения и постановления, существующие в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» являются в основном входящими документами, издаваемыми Думой города Покачи, администрацией города либо управлением образования города Покачи. Внутренние решения, принимаемые коллегиальными или совещательными органами управления (например, Совет учреждения, члены педагогического совета) для разрешения наиболее важных вопросов деятельности дошкольного учреждения «Солнышко» оформляются в специальном журнале.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

В МАДОУ ДСКВ «Солнышко» таких организационно-правовых форм управленческого решения как указание и распоряжение в виде распорядительных документов нет, они издаются заведующим ДОУ только в устной форме.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа МАДОУ ДСКВ «Солнышко», применяемым в практике управления дошкольного учреждения. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Мною было проанализировано десять внутренних приказов. Инспектор по кадрам приказы подготавливает с использованием системы Консультан-Плюс, оформляет на общем бланке с продольным расположением реквизитов в соответствии с Унифицированной формой №Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата россии от 05.01.2004 №1. Все необходимые реквизиты присутствуют и располагаются центрированным способом.

Приказ — акт издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

протокол является организационно-распорядительный документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов дошкольного учреждения. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Процессы принятия управленческих решений или сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства дошкольного учреждения. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами, т.е. секретаря совещания.

Протокол является документом, фиксирующим ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, граф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола — это дата совещания. Заголовок — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Все протоколы и решения по тому или иному коллективному совещанию, проходящих в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» фиксируются в специальных отдельных журналах. Как отдельные документы они не издается.

среди большого разнообразия видов деловых документов в ДОУ организационно-распорядительная деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации в деятельности МДОУ ДСКВ «Солнышко».

В итоге можно сказать, что все проанализированные организационно-распорядительные документы составлены и оформлены в соответствии с основными требованиями ГСДОУ и ГОСТом Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В деятельности МАДОУ ДСКВ «Солнышко» таких организационно-правовых форм управленческого решения как решения, постановления, указания и распоряжения в виде отдельных распорядительных документов, издаваемых в ДОУ нет.

.2 Информационно-справочная документация

Документы информационно-справочной и информационно-аналитической системы документации выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно — распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список и некоторые другие.

Основным информационно — справочным документом в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» является письмо, обеспечивающее юридическую связь учреждения с внешним миром, поддержку отношений с другими организациями структурами города и округа.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении. Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными.

Для анализа данного вида документации учреждением были предоставлены пять входящих и пять исходящих писем. Все они составлены и оформлены в соответствии с основными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по хозяйственным вопросам — заместителем заведующего по АХР). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации. Отметка о поступлении располагается в правом нижнем углу документа и включает: регистрационный номер письма и дату его получения. Для проставления отметки о поступлении может использоваться специальный регистрационный штамп, включающий; наименование организации, место даты получения и место для регистрационного номера.

Указания по использованию полученного письма фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержащие поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается.

Телеграмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфу. В дошкольном учреждении телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами. Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй — подшивается в дело.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должности и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм, применяются листы бумаги формата А5 (или журнал). Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждения-адресатов и номеров телефонов.

К информационно — справочным документам МАДОУ ДСКВ относится также справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки по вопросам производственной деятель организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем дошкольного учреждения и заверяется печатью.

Докладные и служебные записки это, как правило, внутренние документы дошкольного учреждения «Солнышко». Докладная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.

объяснительная записка является документом, в котором работник дошкольного учреждения объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Данный документ составлен не верно, в наличии нет некоторых реквизитов.

Таким образом, информационно — справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации ДОУ. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно — справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Проанализировав представленную документацию можно сделать следующие выводы:

1.В деятельности МАДОУ ДСКВ «Солнышко» создаются и используются следующие документационные системы:

организационно — правовой документации;

распорядительная документация;

информационно — справочная документация.

Для оформления перечисленных видов документов в данном дошкольном учреждении не созданы локальные нормативные и / или методические документы с едиными требованиями (инструкция по делопроизводству). Есть ряд документов, оформление которых противоречит требованиям ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Несоответствия, которые присутствуют в документах, не нарушают целостного смысла документа.

2.В дошкольном учреждении «Солнышко» в качестве систематизирующей основы работы с документацией используются образцы оформления заявлений и других видов документации, находящиеся в отдельной папке у делопроизводителя.

3.Унифицированная система первичной учетной документации по труду оформляется в соответствии с Унифицированной формой №Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата россии от 05.01.2004 №1.

2.3 Предложения по оптимизации работы с управленческой документацией

В современных условиях для повышения эффективности управления дошкольным учреждением необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятель в целом.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. В современном мире большую роль играют документы, и очень важно правильно организовать работу с ними, для этого в дошкольном учреждении «Солнышко» необходимо:

·Для регистрации исходящих документов использовать электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов;

·Организовать в дошкольном учреждении автоматизированный контроль исполнения документов;

·В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, рекомендую использовать компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносились бы все документы, требующие исполнения;

·Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой — и в этом главная задача — формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов. В связи с этим рекомендую разработать и использовать в деятель отдела кадров дошкольного учреждения Инструкцию по делопроизводству;

·Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов может использоваться единая форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) Эта форма регистрации более целесообразна для совмещения задач регистрации и контроля за исполнением документов. При использовании карточной регистрации документ регистрируется и не помещается в общую картотеку пока не исполнен. На карточке фиксируются все этапы исполнения, сотрудники, которым поручено исполнение, и даты работы с документом.

Заключение

Регламентация вопросов документационного обеспечения управления на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы российской Федерации. Отдельные направления деятельности любой организации или предприятия регламентируются соответствующими законами, указами и постановлениями Президента РФ или Правительства РФ. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию.

В результате анализа законодательно-правовых и нормативно-методических актов общегосударственного и регионального масштаба выявлено, что нормы, необходимые для управления документацией на федеральном уровне, не сведены воедино, а рассеяны по многочисленным законодательным актам, регламентирующим сферы информатизации, архивного дела, защиты авторских прав и др.

Существующие правовые акты на уровне ХМАО — Юры требуют дополнений и корректировок применимо к специфическим особенностям округа и относительно структуры аппарата управления именно дошкольным образованием. Специальные нормативные документы должны прописывать структуры документационного и информационного взаимодействия в дошкольных учреждениях.

знание и применение законодательно-правовых и нормативно-методических актов общегосударственного и регионального масштаба, в которых отражены требования к документированию и работе с документами является одним из важнейших условий работы документационного обеспечения управления в МАДОУ ДСКВ «Солнышко».

В соответствии со ст. 13 Закона РФ «об образовании» и ст. 8 Трудового кодекса РФ в дошкольном учреждении создаются локальные нормативно-методические документы по организации работы с документами, кадрами, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления дошкольного учреждения «Солнышко».

Делопроизводством в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» занимается один сотрудник — инспектор по кадрам, обслуживающий этот вид деятель. Он подчиняется непосредственно заведующему детского сада. Ответственным за ведение делопроизводства в учреждении является руководитель.

Проведя комплексный анализ структуры и условий функционирования системы управленческой документации в муниципальном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида «Солнышко», можно сделать следующие выводы:

наиболее распространенной входящей документацией МАДОУ ДСКВ «Солнышко» являются Приказы, инструкции, Письма, Постановления Департамента образования и Администрации города Покачи об ознакомлении с пакетом нормативных документов;

·в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» работу службы ДОУ выполняет один человек — инспектор по кадрам. Он обрабатывает различные документационные системы (организационно-правовая, распорядительная, информационно-справочная) и руководит всем документационным процессом в данном учреждении, а именно: составляет и оформляет деловые бумаги, принимает, регистрирует, передает их на исполнение, контролирует за исполнением, отвечает за хранение документов, сдает их в архив МАДОУ;

наиболее распространенными каналами поступления входящей корреспонденции являются: почта, факс, доставка курьером и телефонограммы;

прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МАДОУ осуществляется централизованно секретарем руководителя;

большая часть входящих документов, адресована заведующему дошкольного учреждения и только 10-15% его заместителям и конкретным педагогам.

Реализация предложенных рекомендаций позволит сформировать нормативную правовую основу информационного взаимодействия руководства дошкольного учреждения «Солнышко» с городскими (районными) структурами образования (управление образованием г. Покачи, Департамент образования ХМАО — Югры), а также с другими дошкольными учреждениями и организациями города и округа.

Обосновывается вывод о том, что постоянное увеличение объема и разнообразие состава информации, циркулирующей и используемой в сфере дошкольного образования, свидетельствует о взаимосвязи и взаимовлиянии документационного и информационного обеспечения управления образованием. Информационная составляющая является неотъемлемой частью эффективного документационного обеспечения управления образованием.

Список использованной литературы

1.Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. — М.: ЗАО «бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. — 144 с.

2.Артамонова, И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации /И.Л. Артамонова // Секретарское дело. — 1997. — №3. — С. 23-26.

3.базовые локальные акты дошкольного образовательного учреждения: Сборник документов и материалов / Авт.-сост.: Т.А. Данилина, В.Я. Зедгенидзе, М.Б. Зуйков, Т.С. Ладога. — М.:АРКТИ, 2005. — 240 с.

.Бардаев, Э.А. Документоведение: учебник для студ. высш. учеб. заведений / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. — М., 2008. — 230 с.

5.Басаков, М.И. Как правильно приготовить приказ: учебно-практическое пособие / М.И. Басаков. Изд. 4-е, исп. и доп. — М.: ИТК «Дашков и К», 2006. — 144 с.

.Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие/ А.Н. Белов, А.А. Белов. — М., 2008. — С. 13.

7.Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л М. Лысенко. — 2-е изд. — СПб.: Питер, 2005. — 272 с.

8.Белоусова, Л.Г. Делопроизводство в образовательных учреждениях: Практическое пособие / Л.Г. Белоусова — Х. — М., 2006. — 118 с.

9.Бобылева, М.П. вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. — 2001. — №1. — С. 36-41.

10.Быкова, Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений / Т.А. Быкова // Секретарское дело. — 2000. — №2. — С. 21-25.

11.Волобуева, Л.М. структура управления дошкольным образовательным учреждением // Управление Дошкольным Образовательным Учреждением. Научно-практический журнал. — 2004. — №1. — С. 8-15.

12.Ведение делопроизводства в ДОУ /автор-сост. Н.Б. Улашенко. — Волгоград: ИТД «Корифей». — 112 с.

13.Вялова, Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова //

Секретарское дело. — 2000. — №2. — С. 16-20.

.Вялова, Л.М. Составляем и оформляем организационно-распорядительные документы. Положение о службе ДОУ / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2006. — №1. — С. 25-29.

15.Вялова, Л.М. Составление и оформление правил внутреннего распорядка / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2007. — №3. — С. 29-37.

.Вялова, Л.М. Составление и оформление распоряжений и указаний / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2007. — №9. — С. 26-33.

17.Данилина, Т.А. «базовые локальные акты ДОУ: сборник документов и

материалов» / Т.А. Данилина, В.Я. Зедгенидзе, М.В. Зуйков. — М.:АРКТИ, 2004. — 239 с.

18.Данилина, Т.А. Делопроизводство в детском саду // Справочник руководителя дошкольного учреждения. — 2005. — №8. — С. 4-13; Кошелева, Г.В., Расходчикова, И.А. Документоведение деятель заведующего дошкольного учреждения // Делопроизводство. — 2004. — №4. С. 45-57.

19.Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. — 3-еизд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. — М., 2008 — 267 с.

.Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода, П.А. Семченко. — М., 2008 — 480 с.

21.Делопроизводство в образовательном учреждении. Кн.1: Справочник. — 4-е изд., доп. — М.: ИФ Образование в документах, 2003. — 200 с.

22.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

.Дошкольное образование россии в документах и материалах: Сборник действующих нормативно-правовых документов и программно-методических материалов / Редактор-составитель Т.И. Оверчук — М.: Гном и Д, 2001. — 472 с.

24.Ефимова, О.А. Современные технологии работы с документами:

автоматизация делопроизводства / О.А. Ефимова // Секретарское дело. — 1998. — №3. — С. 24-29.

.Иритикова, B.C. рекомендации по разработке должностных инструкций / B.C. Иритикова // Секретарское дело. — 1998. — №3. — С. 42-45.

26.Иритикова, В.С. Правила составления и оформления протокола / В.С. Иритикова // Секретарское дело. — 1996. — №3 (1). — С. 23-30.

27.Иритикова, В.С. Правила составления и оформления акта / В.С. Иритикова // Секретарское дело. — 1997. — №3. — С. 25-30.

28.Илюшенко, М.П. Организационные документы и их инструкции) / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. — 2003. — №3. — С. 29-32.

29.Кузнецов, С.Л. автоматизированный контроль исполнения — важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. — 1997. — №1. — С. 31-37.

.Кузнецова, Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения — важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. — 1999. — №4. — С. 3-5.

32.Комышев, А.Л. основы документационного обеспечения: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / А.Л. Комышев — М., 2000. — 350 с.

33.Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятель / Н.П. Крюкова — М.: ИНФРА-М, 2008. — 258 с.

34.Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные

технологии в делопроизводстве /С.Л. Кузнецов. — М.: ЗАО «бизнес-школа «Интел — Синтез», 2000 — 232 с.

.Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами /С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. -1996. — №3. — С. 23-29.

36.Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие/Н.С. Ларьков. — М., 2006. — С. 326.

37.Ларин, М.В. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. / М.В. Ларин, А.Н. Сокова. — 2-е изд. — М.:МЦФЭР, 2006. — 112 с.

38.Кузнецова, Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические

документы по делопроизводству / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 2002. — №1. — С.З-5.

.Кузнецова, Т.В. инструкция по делопроизводству, порядок составления / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 1999. — №2. — С. 3-6.

40.Максимович, Г.Ю. новые возможности автоматизации

делопроизводства / Г.Ю. Максимович, A.M. Андреев // Секретарское дело. -1999. — №4. — С. 14-18.

41.Маневцева, Л.М., Бабак, С.А. Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учебное пособие / Л.М. Маневцева, С.А. Бабак — М., 2002. -240 с.

42.Маскин, В.В. «Нормативно-правовое обеспечение образовательных учреждений в условиях модернизации: Сборник документов и материалов / В.В. Маскин — М., 2004. — 108 с.

43.Мосеев, Р.Н. рекламные письма: цели, содержание / Р.Н. Мосеев // Секретарское дело. — 2006. — №5. — С. 10-16.

44.Настольная книга методиста детского сада / Автор-составитель Н.Ю. Честнова. Изд-е 3-е, доп. и перераб. — ростов н/Д: Феникс, 2005. — 672 с.

.Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М: ИНФРА-М, 2003. — 592 с.

46.Рогожин, М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. / М.Ю. Рогожин. — 2-е изд. — М.: МЦФЭР, 2005. — 448 с.

47.Россол, С. Должностная инструкция: понятие, содержание, разработка / С. Россол // Секретарское дело. — 2008. — №6. — С. 56-63.

.Санкина, Л.В. Информационно-справочные документы. особенности составления и оформления / Л.В. Санкина // Секретарское дело. -1999. — №3. — С. 7-10.

49.Сокова, А.Н. Развитие государственной стандартизации организационно-распорядительных документов / А.Н. Сокова // Секретарское дело. — 2003. — №5. — С. 5-6.

50.Степанов, Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело. — 1997. — №2. — С. 15-19.

51.Честнова, Н.Ю. Настольная книга заведующего детского сада / Н.Ю. Честнова — Р-н-Д., 2003. — 640 с.

52.Чуковенков, А.Ю., Янковая, В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов / А.Ю. Чуковенков, А.Ю. Янковая — М., 2004. -216 с.

.Янковая, В.Ф. Рекламное письмо / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2007. — №10. — С. 30-34.

54.Янковая, В.Ф. Составление должностной инструкции /В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2004. — №4. — С. 16-25.

Учебная работа. Система управленческой документации