Менеджмент

Учебная работа. Руководящие документы кадрового органа предприятия

Руководящие документы кадрового органа предприятия

Содержание

Ведение

Глава 1. Руководящие документы кадрового органа предприятия

.1 Роль кадровой работы на предприятии

.2 Положение о кадровом органе предприятия

.3 Инструкция по организационно-документационному обеспечению кадровой работы

.4 Должностная инструкция сотрудника кадрового органа

Выводы к главе 1

Глава 2. Кадровая документация предприятия

.1 Документальное оформление трудовых отношений

.1.1 Заявление о приеме на работу

.1.2 Личная карточка сотрудника

.1.3 Автобиография

.1.4 Трудовой договор (контракт)

.2 Локальные нормативные акты по кадровому делопроизводству

.2.1 Приказы по личному составу

.2.2 Локальные нормативные акты по распорядку работников

.3 Ведение трудовых книжек

.4 Группировка документов кадровой службы предприятия в дела

Выводы к главе 2

Глава 3. Документационное обеспечение кадрового делопроизводства частного предприятия по оказанию услуг "Метонна"

.1 Общая характеристика ЧП "Метонна"

.2 Кадровая документация ЧП "Метонна"

Выводы к главе 3

Заключение

список использованных источников

Перечень условных обозначенийВедение

термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятель учреждений и организации в них документов. Понятием "документ" определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная физическим или юридическим лицом, в организации любой формы собственности для использования в своей деятель. Таким образом, понятия "управление", "информация", "делопроизводство", "документ" органически взаимосвязаны. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятель в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу [1]

Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы документационного обеспечения кадров, которая постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Кадровая документация играет важную роль в жизни любой организации и по той причине, что она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения кадровой службы частного предприятия по оказанию услуг "Метонна".

Целью написания дипломной работы является анализ документационного обеспечения кадровой работы ЧП "Метонна", а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

ознакомление с организационной структурой ЧП "Метонна";

изучение функций, задач, основных видов деятельности ЧП "Метонна";

изучение кадровой работы ЧП "Метонна", ее структуры и объемов работы, анализ кадрового документооборота;

внесение предложений по совершенствованию кадрового документооборота ЧП "Метонна".

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения кадровой работы на малых предприятиях. Разработка единой инструкции по кадровому делопроизводству в Частном предприятии "Метонна" позволит целенаправленно формировать кадровые информационные ресурсы организации, повысит эффективность управленческих решений в кадровой сфере с наименьшими затратами времени, труда и средств. На основании документов, издаваемых и оформляемых специалистом по кадрам предприятия, производятся принятие на работы работников, их увольнение, выносятся дисциплинарные взыскания, поощрения, регулируются иные взаимоотношения работника с администрацией предприятия, от правильного, своевременного оформления которых зависит правовая сторона решения этих вопросов, и как следствие соблюдения конституционных прав обоих сторон трудового договора (контракта).

Глава 1. Руководящие документы кадрового органа предприятия

.1 Роль кадровой работы на предприятии

Кадровая работа — неотъемлемая составляющая организационной деятель любого предприятия. Сущность кадровой работы заключается в поддержании оптимального кадрового состава предприятия, наилучшим образом соответствующего экономическим интересам, целям и задачам его деятель.

Кадровая работа на предприятии- это комплекс организационных, экономических, финансовых, технических и иных мероприятий, согласованных между собой по срокам и способам проведения и направленных на поддержание оптимального кадрового состава предприятия.

История мировой экономики содержит множество примеров того, как самые смелые помыслы предпринимателей, самые честолюбивые их планы терпели крах лишь потому, что в решающий момент "капитаны бизнеса" прочно садились на "кадровую мель".

одной из самых известных моделей по организации бизнеса является модель 7 "S", представленной на рисунке 1.

рисунок 1- Модель 7 S

Свое название модель получила по начальным буквам, входящим в нее компонентов: Structure, Systems, Style, Staff, Skills, Superordinate goals and shared values (mission), Statement. автор модели — американский экономист Дж. Питерс[2].

краткая характеристика компонентов модели 7 "S" представлена в таблице 1.

Таблица 1 — краткая характеристика компонентов модели 7 "S"

Наименование компонентаКраткая характеристика компонентаСтруктураВлияет на способность предприятия к организационным (в том числе кадровым) изменениям. В конечном счете ориентирована на наиболее полном удовлетворении потребностей клиентов предприятияСистемыОрганизационно-информационные каналы предприятия, посредством которых осуществляется управление Деятельностью. Компонент тесно взаимосвязан с модулем "кадры" через функцию управления человеческими ресурсамиСтильТесно взаимосвязан с понятием "корпоративная чего невозможна эффективная кадровая работа. Подразумевается, что кадры предприятия должны проникаться "духом компании", придерживаясь при этом четких правил делового поведения, и добиваясь на этой основе лучших результатовКадрыСистема формирования человеческих ресурсов предприятия, краеугольными камнями которой являются аттестация, обучение, мотивацияПрофессиональные возможностиСпособности и таланты, которыми обладают лучшие кадры предприятия. Такие кадры можно "вырастить" или нанятьКорпоративная миссияЦели предприятия, отражающие его бизнес — приоритеты. С другой стороны, цели предприятия, укладывающиеся в определенную стратегию действий, недостижимы без учета значимости вышеперечисленных компонентов, включая кадры. На основе корпоративной миссии вырабатывается кадровая политика предприятия, реализация которой осуществляется в соответствии с кадровым разделом бизнес-плана предприятия (либо в соответствии с программой кадрового развития)Высшие цели/ценностиФундаментальные идеи, на которых основана деятельность предприятия, нацеленных на перспективу

такая взаимосвязь всех семи компонентов рассматриваемой модели очевидна. Кадровое "звено" модели занимает в ней одно из центральных по значимости мест. Документационное обеспечение кадров имеет решающее работы предприятия.

Трудовые и связанные с ними отношения в организациях Республики Беларусь регулируются Конституцией Республики Беларусь [3], Трудовым кодексом Республики Беларусь (ТК) [4] и другими актами трудового законодательства, а также коллективными договорами, соглашениями и иными локальными нормативными актами, принятыми в соответствии с законодательством.

В целях повышения роли кадровых служб в управлении персоналом предприятий (организаций) Министерство труда Республики Беларусь приняло постановление от 18.12.1997 № 118, которым утверждено Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации) (далее — Типовое положение) [5].

В соответствии с Типовым положением кадровая служба является структурным подразделением организации любой формы собственности, в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь, уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия и подчиняется руководителю предприятия или его заместителю. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации с учетом задач, стоящих перед организацией, ее специфики и численности работников.

В разделе II Типового положения перечислены основные задачи кадровой службы (обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации, эффективный подбор, расстановка и реализация трудового потенциала кадров, участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата и т.д.), в соответствии с которыми она выполняет ряд функций (раздел III Типового положения), таких как участие в разработке единой кадровой политики и осуществление ее через повседневную кадровую работу, прогноз перспективной и текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, а также содействие успешной адаптации новых работников в коллективе. кроме того, кадровая служба на предприятии:

организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров;

осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность;

готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам;

представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты;

представляет все виды статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия [6]

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Типовым положением на кадровую службу задач и функций несет руководитель кадровой службы (или уполномоченное на это лицо).

С целью организации эффективной системы персонального учета кадров кадровой службой оформляется целый ряд документов.

.2 Положение о кадровом органе предприятия

Очень важным локальным нормативным правовым документом наряду с должностной инструкцией является положение о структурном подразделении. Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру, задачи, права, обязанности и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Однако нормативная и методическая база создания положений несовершенна. Законодательством не установлены ни требования к положениям о структурных подразделениях, ни правила их разработки. В силу этого каждый наниматель самостоятельно решает, что и как должно быть отражено в этих локальных нормативных правовых актах.

Создание положения о структурном подразделении регулируют следующие документы [7-11]:

Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации), утвержденное постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118;

Постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 27.12.2005 № 187 "об утверждении Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций".

Положение об отделе кадров — это локальный нормативный правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности.

В законодательстве не закреплен порядок разработки положений о структурных подразделениях, то наниматель самостоятельно определяет такой порядок. На практике разработку Положения об отделе кадров руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, юрисконсульта и делопроизводителя.

Начальник отдела кадров лучше других знает проблемы и задачи, стоящие перед кадровой службой организации, и поэтому может определить, что именно следует включать в документ. Юрисконсульт имеет необходимую правовую грамотность. Он проследит за тем, чтобы содержание локального нормативного правового акта отвечало требованиям действующего законодательства. Делопроизводитель подскажет, как правильно оформить документ, как расположить на нем реквизиты, какие визы собрать до его утверждения.

К аргументам в пользу создания Положения об отделе кадров отнесем следующие [12]:

во-первых, с помощью Положения об отделе кадров легче организовать работу отдела кадров, ведь в нем заранее прописан весь механизм деятель отдела;

во-вторых, другие службы не будут перекладывать на кадровиков свои обязанности: в Положении об отделе кадров можно дать исчерпывающий перечень того, что должны делать кадровые специалисты;

в-третьих, Положение об отделе кадров будет необходимо в случае проверки организации инспекцией по труду.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск (п. 16 Инструкции № 4) [10].

Срок хранения Положения об отделе кадров зависит от того, передаются ли документы в государственный архив. Для организаций, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, и негосударственных организаций установлен постоянный срок хранения положений о структурных подразделениях. Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, установлен 10-летний срок при условии замены новыми (ст. 10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38) [13].

алгоритм разработки Положения об отделе кадров можно представить по шагам [14].

этап 1. Инициализация и принятие решения о разработке Положения об отделе кадров:

Шаг 1. Инициализация.

Решение о разработке Положения об отделе кадров принимает руководитель организации:

во исполнение решения вышестоящего органа управления (власти). например, решения, предписывающего создание в организации отдела кадров и (или) разработку положения о нем;

в соответствии с документами планирования деятель организации;

на основании рассмотренного письменного обращения должностного лица организации (например, должностной записки), в компетенции (ведении) которого находятся вопросы кадровой работы.

Положение об отделе кадров обычно разрабатывают и утверждают при создании отдела кадров. Однако, если такой отдел уже создан и успешно функционирует, а документ, регламентирующий его деятельность, так и не был принят, целесообразно это сделать уже в процессе работы отдела кадров.

Шаг 2. Принятие решения о разработке Положения об отделе кадров.

Решение о разработке Положения об отделе кадров оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении) и доводится до сведения соответствующего исполнителя.

Этап 2. Разработка проекта Положения об отделе кадров

Шаг 3. Определение того набора функций, которые обязан исполнять отдел кадров в лице его сотрудников.

Для этого нужно ознакомиться с содержанием единого квалификационного справочника должностей служащих (далее — ЕКСД), где отражены все должности работников, обеспечивающих полный цикл работы с кадрами от табельщика до заместителя директора по управлению персоналом [7].

Шаг 4. Подготовка предварительного варианта текста, его уточнение.

При подготовке проекта Положения об отделе кадров обычно изучаются и учитываются:

требования законодательства (ЕКСД, в т.ч. общие положения, типовые положения о структурных подразделениях, службах и т.п.);

внутренние документы организации: организационная и распорядительная документация организации (учредительные документы, штатное расписание, организационная структура и др.), стандарты предприятия, иные локальные нормативные правовые акты, регламентирующие работу с кадрами организации;

примерные положения.

Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

В унифицированной форме положения о структурном подразделении, включенном в УСОРД, предусмотрена следующая структура положения:

общие положения;

основные задачи;

функции;

права;

взаимоотношения. Связи.

На практике структуру положения дополняют разделами об ответственности (точнее выделяют соответствующие положения из раздела "права"), а также о структуре подразделения, если в него входят другие структурные подразделения (например, сектора и т.п.).

Таблица 2 — возможная структура Положения об отделе кадров

название разделаХарактеристика разделаОбщие положенияПравовое положение отдела кадров в организации, порядок назначения и освобождения от должности ее руководителя, требования к его квалификации, обязанностям и правам, перечень нормативных правовых актов, которыми руководствуется отдел кадровОсновные задачиПеречень направлений работы отдела кадров (например, ведение кадровой документации)структура отдела кадровОписание структуры отдела кадров (например, если в состав отдела кадров входят иные подразделения)ФункцииКонкретизация основных задач (например, оформление и учет трудовых книжек, личных дел, выдача справок и копий документов)ПраваПеречень полномочий, которыми наделяется отдел кадров для нормального выполнения своих функцийОтветственностьОпределение ответственности руководителя и сотрудников отдела кадров: за что именно они отвечаютВзаимоотношения. Связи.порядок сотрудничества отдела кадров с другими структурными подразделениями (отделом труда и заработной платы, производственным отделом, бухгалтерией, юридической службой и др.)

В Положении об отделе кадров можно закрепить:

право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) (п. 15 инструкции № 4) [10];

права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя отдела кадров (п. 10 Общих положений ЕКСД, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32) [7];

Право иметь и пользоваться печатью (п. 51 Методических указаний № 41) [9].

Шаг 5. Обсуждение с руководством компании проекта Положения об отделе кадров.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений.

Этап 3. Согласование и утверждение Положения об отделе кадров

Шаг 6. Согласование и при необходимости уточнение.

Вариант 1. В организации нет локальных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок принятия и согласования положений о структурных подразделениях.

В данной ситуации необходимость согласования текста Положения об отделе кадров с кем-то из должностных лиц полностью зависит от решения руководителя организации. Если первое лицо посчитает необходимым, то документ должен быть представлен на одобрение руководителей других структурных подразделений или иных должностных лиц (например, главного бухгалтера, начальника юридического отдела, начальника отдела труда и заработной платы). То есть на одобрение руководителей тех структур, с которыми отдел кадров взаимодействует особенно тесно. В этом случае на документе должна стоять виза согласования должностных лиц.

Вариант 2. В организации приняты локальные нормативные правовые акты, определяющие порядок принятия и согласования положений о структурных подразделениях.

В этом случае согласование производится согласно требованиям локальных актов организации.

Шаг 7. Оформление и При оформлении Положения об отделе кадров следует руководствоваться нормами инструкции № 4, в частности гл. 5 "Требования к текстам документов" и 6 "Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств". Заметим, положение о структурном подразделении унифицировано и включено в УСОРД (код по ОКУД 0212597002) [10].

Положения о структурных подразделениях подлежат утверждению (п. 10 Примерного перечня документов организации, подлежащих утверждению (приложение 3 к инструкции № 4) [10].

Положение об отделе кадров может утверждаться 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого Положения об отделе кадров требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением (п. 52 инструкции № 4) [10].

Положение об отделе кадров, подлежащее утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Шаг 8. Утверждение и регистрация.

Положение о кадровой службе — это тот документ, который в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации, а потому на нем должен стоять гриф утверждения. Этого вполне достаточно, никаких дополнительных приказов для придания документу юридической силы издавать не нужно. Не нужно принимать и отдельного решения для введения документа в действие. Он вступает в силу сразу же после утверждения руководителем организации.

Утвержденное Положение о кадровой службе регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

этап 4. Ознакомление с Положением об отделе кадров

Шаг 9. Ознакомление сотрудников отдела с Положением об отделе кадров.

С Положением об отделе кадров следует ознакомить всех сотрудников отдела кадров. Причем сделать это желательно под расписку при помощи оформления на документе визы ознакомления.

этап 5. Внесение при необходимости в Положение об отделе кадров изменений и дополнений

Нередко возникает необходимость внести изменения и дополнения в Положение об отделе кадров. такая необходимость в организации возникает, например, для того, чтобы изменить само название кадровой службы: переименовать отдел кадров в отдел по работе с персоналом. Также для того чтобы добавить кадровой службе новую функцию, например подготовку условий для проведения конкурсного отбора сотрудников.

Заметим, что никакие исправления текста Положения об отделе кадров в принципе невозможны.

Шаг 10. Инициирование внесения изменений и дополнений в Положение об отделе кадров.

Шаг 11. Разработка и согласование проекта изменений и дополнений в Положение об отделе кадров.

Шаг 12. Оформление внесения изменений и дополнений в форме приказа или нового Положения об отделе кадров.

.3 Инструкция по организационно-документационному обеспечению кадровой работы

Инструкция по организационно-документационному обеспечению является глобальным документом по вопросам оборота кадровых документов, призванного заменить устные и письменные распоряжения руководства. Данный внутренний документ включает все аспекты ведения делопроизводства в организации.

Первоначально издается приказ руководителя о разработке инструкции на основании распоряжения вышестоящей организации, либо на основании должностной записки работника, в чью компетенцию входят кадровые вопросы (руководитель отдела кадров, заместитель директора по персоналу).

инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации:

. Приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников.

. Трудовых договоров и соглашений о дополнении трудовых договоров.

. Должностных инструкций работников.

. Личных дел работников и доступа к ним.

. Личных карточек работников.

. Трудовых книжек работников.

. Служебных удостоверений и пропусков.

. Документов и материалов аттестации.

. документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий [15].

.4 Должностная инструкция сотрудника кадрового органа

Должностная инструкция разрабатывается в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятель, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. N 159 (с изменением, внесенным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31.03.2003 г. N 35) [16]. Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации [17].

Требования к структуре должностной инструкции сотрудника отдела кадров соответствует общим требованиям, предъявляемым к структуре подобных документов. Типовая инструкция сотрудника отдела кадров, как правило, состоит из следующих разделов:

общие положения;

должностные обязанности;

права;

связи по должности;

ответственность.

Раздел "Общие положения" содержит сведения об основных задачах сотрудника, которые он должен выполнять в своей повседневной деятельности, указывается перечень руководящих документов, уровень квалификации.

Раздел "Должностные обязанности" содержит перечень профессиональных действий, которые должен выполнять сотрудник, порядок отработки и ведения служебной документации.

Раздел "права" содержит информацию о том, какими полномочиями наделяется сотрудник для надлежащего исполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Раздел "Связи по должности" отражает информацию о том, кому подчиняется специалист, с какими должностными лицами непосредственно взаимодействует в повседневной работе.

Раздел "Ответственность" устанавливает ответственность сотрудника за совершение недобросовестных действий.

За ненадлежащее оформление, нарушение порядка составления, утрату или незаконное уничтожение документов Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях (КоАП) [18] предусмотрена административная ответственность. Так, нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов; несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, согласно ст.89-3 КоАП влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 15 до 20 минимальных заработных плат.

В соответствии с п.1.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.02.2002 № 3 "О некоторых вопросах регулирования минимальной заработной платы" [19] размеры пенсий, стипендий, пособий, других обязательных социальных выплат, а также налогов, сборов, штрафов и иных платежей, исчисляемых в соответствии с законодательством в зависимости от минимальной заработной платы, до внесения изменений в соответствующие акты законодательства определяются в той же кратности исходя из базовой величины, устанавливаемой Советом Министров Республики Беларусь при изменении тарифной ставки первого разряда.

В соответствии со ст.89-1 КоАП утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц — от пяти до 20 минимальных заработных плат.

Выводы к главе 1

Кадровая служба является структурным подразделением организации любой формы собственности, в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия и подчиняется руководителю предприятия или его заместителю. Положение об отделе кадров — это локальный нормативный правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности.

В законодательстве не закреплен порядок разработки положений о структурных подразделениях, наниматель самостоятельно определяет такой порядок. На практике разработку Положения об отделе кадров руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, юрисконсульта и делопроизводителя. Положение об отделе кадров может утверждаться: изданием распорядительного документа или должностным лицом.

Инструкция по организационно-документационному обеспечению является документом по вопросам оборота кадровых документов, призванного заменить устные и письменные распоряжения руководства. Данный внутренний документ включает все аспекты ведения делопроизводства в организации, включая кадровое. В инструкции должны быть подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов — приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий.

Должностная инструкция сотрудника кадрового органа разрабатывается в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятель. Является ключевым документом в кадровом делопроизводстве, так как определяемые ей должностные обязанности позволяют упорядочить документационное обеспечение кадровой работы и повысить эффективность функционирования организации в целом.

Глава 2. Кадровая документация предприятия

.1 Документальное оформление трудовых отношений

Прежде всего претенденту на вакантное место предлагается представить краткую информацию о себе, заполнив анкету. В анкете обычно указываются: дата заполнения анкеты, место прописки и место жительства претендента, дата и место рождения, семейное положение, образование, увлечения и т.д. [20].

Если личные данные претендента соответствуют требованиям, необходимым для замещения вакансии, производится оформление его на работу с составлением (заполнением) следующих документов с учетом требований ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности", содержащей перечень обязательных реквизитов [21]:

заявление о приеме на работу;

личная карточка (форма Т-2);

автобиография;

трудовой договор (контракт).

.1.1 Заявление о приеме на работу

Заявление. Составляется от руки или на трафаретном бланке (если в организации есть утвержденный в установленном порядке трафаретный бланк). В нем содержатся реквизиты:

наименование документа (заявление);

дата;

адресат;

текст;

подпись;

виза руководителя структурного подразделения (при необходимости);

резолюция руководителя;

отметка об исполнении.

.1.2 Личная карточка сотрудника

Личная карточка формы Т-2,утвержденная постановлением государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 "об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций" [22], используется с 1 января 1990 г. на предприятиях всех форм собственности. Личная карточка является документом анализа и учета движения кадров.

В соответствии с указанным постановлением личная карточка заполняется работником кадровой службы на работников всех категорий.

Все записи в личной карточке осуществляются на основании документов, представленных работником (ст.26 ТК) [4]. основным документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт или иной документ, его заменяющий (например, вид на жительство для иностранцев, свидетельство о рождении для несовершеннолетних). Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению предприятий, организаций и министерств (ведомств), в подчинении которых они находятся. Все записи должны вноситься вручную, без сокращений текста.

Личные карточки группируются в отдельной картотеке и систематизируются по алфавиту. после увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле по алфавиту фамилий уволенных работников.

.1.3 Автобиография

Автобиография составляется от руки в произвольной форме с последовательным кратким изложением следующих сведений:

краткая автобиография;

сведения о семейном положении;

сведения о близких родственниках;

другие сведения по согласованию.

Текст автобиографии излагается в хронологическом порядке. вначале сообщаются сведения о себе, затем о ближайших родственниках. дополнительные сведения излагаются, как правило, в конце текста. Объем автобиографии обычно не превышает одного листа формата А 4.

Сведения о себе:

Об образовании — обычно в автобиографии для устройства на работу достаточно указать какую школу закончил кандидат, о дальнейшем образовании указывают уже подробно (периоды учебы, специальность, причины незаконченного образования).

О трудовой деятельности — периоды работы на каждом месте, занимаемую должность, допускается написать о выполняемой работе (должностных обязанностях), деловых достижениях, можно указать причины смены места работы.

О семье — семейное положение, сведения о супруге и детях (как зовут, их возраст и чем занимаются).

Мужчинам требуется включить сведения о прохождении воинской службы — где, когда, звание.

женщинам будет уместно рассказать о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком.

Указываются личные достижения, награды и поощрения -общественная работу, членство в профсоюзной организации, успехи в спорте и прочее (обо всем что выделяет кандидата среди других и является действительно значимым).

Кандидат подписывает свою автобиографию (справа) и ставит дату (слева). [23].

Трудовой договор (контракт). При приеме на работу работники обязаны подписать трудовой договор. Трудовой договор — соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст.1 ТК) [4].

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 "об утверждении примерной формы трудового договора" [24].

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается сторонами. один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон и нормами ТК. Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные ст.19 ТК РБ [4].

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю документы в соответствии со ст.26 ТК [4].

Декретом Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" [25] нанимателям предоставлено Право заключать с работниками контракты (трудовые договоры, заключаемые в письменной форме на определенный в них срок и содержащие особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде) на срок не менее одного года. Обязательным условием заключаемого контракта является наличие дополнительных мер стимулирования труда, в том числе возможность предоставления дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной платы до пяти календарных дней и повышение тарифной ставки (не более чем на 50%, если больший размер не предусмотрен законодательством) (п.2 названного декрета).

Контракт, как и трудовой договор, может быть изменен только с согласия сторон.

Если Наниматель желает перевести своих работников с договорной на контрактную форму работы, то он обязан письменно уведомить об этом работника не позднее, чем за месяц от запланированной даты перевода. уведомление исполнено в двух экземплярах: оригинал и копия. Оригинал вручается Работнику, а на копии Работник расписывается в получении первого экземпляра и ставит дату его получения. Копия уведомления-предупреждения остается у Нанимателя. Она является документом и доказательством в случае возникновения разногласий [20].

.2 Локальные нормативные акты по кадровому делопроизводству

.2.1 Приказы по личному составу

Прием на работу нового сотрудника оформляется приказом по личному составу. Это локальный нормативный акт, издаваемый руководителем организации при приеме, увольнении, переводе, перемещении и отпуске работника. В организации должна быть налажена работа по учету и регистрации издаваемых приказов руководителя.

Требования к подготовке и оформлению приказов определены Примерной инструкцией [26] по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13; государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и другими нормативными актами по делопроизводству [8].

В соответствии с требованиями СТБ 6.38-95 приказ о приеме на работу должен быть оформлен на "общих бланках" и содержать следующие обязательные реквизиты [8]:

наименование организации, издающей документ;

название вида документа;

дата и регистрационный номер;

место издания;

название;

текст;

подпись;

визы.

текст приказа состоит из преамбулы и распорядительной части, в нем отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение. В конце каждого пункта приказа, как правило, указывается основание для его составления.

В соответствии с постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 "об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников" [29] работники, принимаемые на работу не впервые, обязаны предъявлять нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книжку.

.2.2 Локальные нормативные акты по распорядку работников

Согласно ст.194 ТК трудовой распорядок работников определяется следующими локальными нормативными актами [4]:

) правила внутреннего трудового распорядка;

) штатное расписание;

) должностные инструкции работников;

) графики работ (сменности);

) графики отпусков;

) положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;

) коллективный договор (соглашение) и др.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это основной локальный нормативный акт, регламентирующий внутренний трудовой распорядок, то есть порядок выполнения работниками работы у нанимателя под его руководством и контролем. Утверждаются нанимателем на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 "об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка" [30].

В ПВТР обычно регулируются вопросы приема и увольнения работников, взаимные обязанности работников и нанимателей, некоторые вопросы, касающиеся рабочего времени (например, режим рабочего времени, время начала и окончания работы, время перерыва для отдыха и питания), мер поощрения и взыскания.

ПВТР согласно ст.195 Трудового кодекса Республики Беларусь устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых ПВТР, утверждаемых Правительством или уполномоченным им органом. Типовые ПВТР были утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 [27].

конкретная форма участия профсоюза в принятии ПВТР законом не раскрывается, но на практике ПВТР, как правило, согласовываются с профсоюзом. Это означает, что в тексте ПВТР обязательно должна быть надпись об их согласовании с профсоюзом, если профсоюз действует в организации.

В том случае, если у нанимателя не действует первичный профсоюзный орган, ПВТР могут быть приняты единолично нанимателем. В этом случае закон не требует согласования правил с работниками, хотя, полагаем, обсуждение проекта ПВТР на общем собрании трудового коллектива будет не лишним.

Нередко на предприятиях ПВТР принимаются одновременно с коллективным договором и являются приложением к последнему. В этом нет нарушения законодательства, и такая процедура принятия ПВТР вполне законна. Единственная проблема при этом может возникнуть в будущем при внесении изменений и дополнений в ПВТР: нанимателю потребуется соблюдать законодательно установленный порядок внесения изменений и дополнений в коллективный договор, включая ведение коллективных переговоров (ст.372 Трудового кодекса) [4].

На стадии разработки ПВТР в конкретной организации юристу важно определить, соответствуют ли они Типовым ПВТР. При этом необходимо учитывать, что Типовые ПВТР являются централизованным нормативным правовым актом, следовательно, они обязательны для сторон трудовых отношений и должны использоваться в качестве основы при разработке ПВТР у конкретного нанимателя. В локальных ПВТР можно детализировать положения Типовых ПВТР, но нельзя заменять их новыми (иными) положениями, особенно ухудшающими правовое положение работника.

Отсутствие у нанимателя ПВТР рассматривается государственной инспекцией труда как нарушение трудового законодательства, поскольку ст.195 Трудового кодекса и п.4 Типовых ПВТР содержат императивные нормы об установлении (принятии) нанимателем ПВТР.

На первый взгляд разработка ПВТР не представляет большого труда, поскольку существуют типовые правила, которые должны использоваться для разработки локальных правил. Вместе с тем в отсутствие отдельного положения о персонале, о заключении, продлении и прекращении трудовых контрактов наниматель может предусмотреть в ПВТР локальные нормы о процедурах, предшествующих заключению трудового договора (тестирование, анкетирование, интервьюирование), о контрактной системе найма, о суммированном учете рабочего времени, нестандартных режимах рабочего времени работников, мерах воздействия к нарушителям трудовой дисциплины, внутриобъектном режиме и др.

Штатное расписание. Это документ, регламентирующий состав и структуру организации. Штатное расписание является основным нормативным актом, определяющим численность работников по каждому наименованию в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации. В нем указываются наименования должностей, специальностей и профессий, квалификация, размеры должностных окладов (тарифных ставок) и место работника в общей структуре трудового коллектива.

В соответствии со штатным расписанием при заключении трудового договора определяется трудовая функция работника (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям) с указанием квалификации. Наниматели любых организационно-правовых форм могут заключать трудовой договор с работником только на вакантные профессии или должности, предусмотренные штатным расписанием.

Порядок заполнения и структуру штатного расписания определяет руководитель организации исходя из производственной необходимости.

однако существуют определенные требования к штатному расписанию. порядок расположения в штатном расписании структурных подразделений и должностей должен максимально отражать реальную структуру и иерархию управления в организации. В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем группам персонала, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном, например: руководители, специалисты, другие служащие (технические исполнители), рабочие.

Общая численность по штатному расписанию не может быть выше реальной численности работников организации, которая отражается в статистических отчетах и в расчетно-платежных документах.

Наименования профессий рабочих и должностей служащих согласно ст.19 ТК [4] в штатном расписании определяются нанимателем в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), квалификационным справочником должностей служащих, иными квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке [7].

Должностные инструкции являются основными организационно-правовыми документами, определяющими задачи, функции, основные обязанности и ответственность работников организации при осуществлении ими служебной деятель в соответствии с занимаемым служебным положением.

Целью составления должностной инструкции является необходимость регламентации работы каждого работника организации в отдельности, повышение его ответственности и обеспечение объективности при проведении его аттестации, поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания. Этот документ разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на структурное подразделение в целом и на конкретного работника в частности.

Основными документами, используемыми при составлении должностных инструкций и регламентирующими труд работников, являются соответствующие квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, утвержденных в установленном порядке.

четкая определенность трудовой функции в должностной инструкции повышает личную ответственность работника и позволяет избежать трудовых споров по поводу применения ст.30 (перевод), ст.31 (перемещение), ст.32 (изменение существенных условий труда) ТК, а также вследствие расторжения нанимателем трудового договора по ст.29 и п.3 ст.42 ТК [4].

Графики работ (сменности). Согласно ст.123 ТК режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) при сменной работе. График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется на предприятии. Установленный режим рабочего времени доводится до сведения работников не позднее одного месяца до введения его в действие.

Табель учета использования рабочего времени. В соответствии с п.9 Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80, для определения списочной численности работников на предприятии (организации) необходимо вести ежедневный учет численности работников, которая должна уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора (контракта) [32].

Численность работников списочного состава за каждый календарный день должна соответствовать данным табельного учета использования рабочего времени работников.

На основании данных табельного или другого учета заполняются показатели использования рабочего времени. При этом причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами.

На основании данных табеля учета рабочего времени производится начисление заработной платы повременщикам.

Табель учета рабочего времени ведется работником кадровой службы либо другим уполномоченным лицом в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

График отпусков и оформление отпуска работнику. Согласно ст.168 ТК [4] очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время категориям работников, предусмотренным ст.168 ТК [4].

В графике отпусков отражается месяц предоставления отпуска по плану и отмечается фактическое время предоставления работнику отпуска с изложением в одной из граф причин изменения времени предоставления отпуска.

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст.152 ТК). Форма записки об отпуске утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.10.2000 № 110 [33].

В связи с тем, что ТК не установлен конкретный перечень нанимателей, использующих только приказ (распоряжение) об отпуске или записку об отпуске, каждый наниматель вправе применять любой из предложенных вариантов оформления отпуска своих работников.

Коллективные договоры, соглашения. В соответствии со ст.361 ТК [4] коллективный договор — локальный нормативный акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками. Коллективные договоры могут заключаться на предприятиях любых форм собственности и ведомственной принадлежности. Порядок заключения коллективных договоров регламентирован разделом IV ТК [4].

Условия коллективного договора, которые ухудшают положение работника по сравнению с действующим законодательством, являются недействительными (ст.362 ТК).

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника с действующим коллективным договором под роспись (ст.54 ТК).

Разрабатываемые и утверждаемые на предприятиях (в организациях) положения об оплате труда, о премировании, трудовые договоры, контракты и другие документы, регулирующие трудовые правоотношения на предприятии, относятся к другим локальным нормативным актам по вопросам труда. Эти акты не должны противоречить законодательству о труде и ухудшать положение работника.

.3 Ведение трудовых книжек

заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков Республики Беларусь. Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется уполномоченным сотрудником кадровой службы в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного сотрудника кадровой службы и гербовой печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя — печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя. В трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

сведения о подготовке, повышении квалификации и

переподготовке;

сведения о назначении пенсии.

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.

Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится после его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2 [22], в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству по желанию работника производится по месту его основной работы.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним (с записью серии и номера), выданные работникам, поступающим на работу впервые.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета [17].

.4 Группировка документов кадровой службы предприятия в дела

документирование кадровый управление коллектив

Для упорядочения всех имеющихся в службе кадров документов производится их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы формируются в дела по признакам:

номинальному — объединение документов по их виду (приказы, докладные и т.д.);

тематическому — объединение документов по их содержанию;

временному — объединение документов за какой-либо определенный период.

кроме того, в дела могут объединяться документы по переписке с однородными корреспондентами.

При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила.

Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела. В номенклатуре дел организации необходимо предусматривать отдельное формирование дел приказами, срок хранения которых 75 лет (о приеме, перемещении, увольнении, премировании, командировках). Эти приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах и им присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом следует помнить, что к их порядковым номерам добавляют буквенные обозначения: "к" — для приказов, срок хранения которых 75 лет, и "л" — срок хранения которых три года. С учетом этого требования в отдельные дела формируют годовые, квартальные, месячные планы и отчеты, подлинники и копии документов.

Допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, которые связаны с рассмотрением одного вопроса. В этом случае по окончании делопроизводственного года документы раскладываются в отдельные дела по срокам их хранения согласно номенклатуре дел.

Документы к приказам по основной деятельности группируются и хранятся у лица, ответственного за их подготовку.

Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников. Для того чтобы эти документы образовывали самостоятельные дела, в номенклатуру необходимо дополнительно включить дело "Документы к приказам по личному составу", которое будет формироваться из листков по учету кадров, заявлений, представлений, докладных записок, не вошедших в состав личных дел. Срок хранения таких дел — три года.

Документы в личных делах располагаются в последовательности: внутренняя опись имеющихся в деле документов, заявление о приеме на работу, направление (документов об образовании, выписки из приказов или копии самих приказов, характеристики, аттестационные листки, договор о материальной ответственности (если таковой необходим).

каждый документ должен быть оформлен в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [8].

Существующий порядок формирования дел в организации должен закрепляться в ее номенклатуре дел. Ответственность за правильное ведение дел в организациях несут непосредственные исполнители.

При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 [34]. С введением в действие разделов названного перечня отменяется действие соответствующих разделов Перечня типовых документов, образующихся в деятель госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного начальником главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 [35].

Выводы к главе 2

Документальное оформление кандидата на работу производится с составлением (заполнением) следующих документов: заявление о приеме на работу; личная карточка (форма Т-2); автобиография; трудовой договор (контракт).

При приеме на работу работники обязаны подписать трудовой договор (контракт — срочный трудовой договор).

Контракт, как и трудовой договор, может быть изменен только с согласия сторон.

Локальными нормативными актами по кадровому делопроизводству являются: приказы по личному составу, акты по распорядку работников.

Приказы по личному составу издаются руководителем организации при приеме, увольнении, переводе, перемещении и отпуске работника.

В кадровом делопроизводстве приняты следующие документы по распорядку работников: правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; должностные инструкции работников; графики работ (сменности); графики отпусков; положения и инструкции по охране труда и технике безопасности; коллективный договор и др.

На всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней в обязательном порядке ведутся трудовые книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о: работнике; работе; награждениях и поощрениях за успехи в работе; подготовке, повышении квалификации и переподготовке; назначении пенсии.

.1 Общая характеристика ЧП "Метонна"

Частное предприятие по оказанию услуг "Метонна" создано в июне 2012 года. Юридический адрес: г. Могилев, улица Орловского 8а, офис 212. Структура ЧП "Метонна" формируется следующими подразделениями: техническим отделом, отделом продаж. Отдельного кадрового подразделения не сформировано, так как численность персонала компании 15 человек. В штате числится специалист по кадрам.

специалисты отдела продаж путем проведения телефонных переговоров с потенциальными потребителями по заявкам Заказчиков проводят исследования конъюнктуры рынка с целью увеличения объемов продаж и получения новой информации для Заказчиков. По своей сути — работа специалистов отдела продаж ЧП "Метонна" соответствует работе операторов колл-центра. Колл-центр — центр обслуживания звонков — централизованный офис, используемый для получения и передачи информации, поступающей по телефону. Рабочие инструменты специалистов отдела продаж — рабочая база клиентов, виртуальный телефон (используется IP телефония), наушники.

Сотрудники технического отдела — программисты, администратор локальной сети.

Работа подразделений ЧП "Метонна" описана в Положениях о техническом отделе и об отделе продаж.

На основании изучения оборота кадровых документов в ЧП "Метонна", нормативной документации [7-11], литературных источников[6, 12, 14, 17, 20, 23, 28, 31,34] разработана и внедрена инструкция по кадровому делопроизводству в Частном предприятии по оказанию услуг "Метонна".

настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации:

. Приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников.

. Трудовых контрактов и соглашений о дополнении трудовых контрактов.

. Должностных инструкций работников.

. Личных дел работников и доступа к ним.

. Личных карточек работников.

. Трудовых книжек работников.

. Служебных удостоверений и пропусков.

. Документов и материалов аттестации.

. документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.

.2 Кадровая документация ЧП "Метонна"

При приеме на работу в ЧП "Метонна" кандидаты на замещение вакансии предоставляют необходимые документы в установленном порядке (паспорт или документ его заменяющий, карточку социального страхования, трудовую книжку, документы об образовании, свидетельства о рождении детей, свидетельство о браке, заявление о приеме на работу, автобиографию).

Специалист отдела кадров оформляет личную карточку сотрудника, готовит трудовой контракт с сотрудником, приказ о приеме на работу. Оформляет документы при изменении условий трудовых отношений (перевод на другую работу, дополнения к контрактам и т.п.),

Текущая работа специалиста по кадрам ЧП "Метонна" заключается в формировании приказов по личному составу, правил внутреннего трудового распорядка, составлении штатного расписания, должностных инструкций работников, графиков отпусков, инструкции по охране труда и технике безопасности.

специалист по кадрам ЧП "Метонна" выполняет роль HR-специалиста: проводит отбор и оценку персонала на имеющиеся вакансии в компании. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений. Готовит и согласовывает с руководителями подразделений алгоритм аттестации сотрудников. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

специалист по кадрам не составляет статистическую отчетность 6т -кадры, так как ЧП "Метонна" является микроорганизацией, численностью до 15 человек и данную отчетность не предоставляет [27].

Специалист по кадрам ЧП "Метонна" формирует табель учета использования рабочего времени, график отпусков, ведет трудовые книжки и заполняет журнал движения трудовых книжек.

Выводы к главе 3

В ходе выполнения дипломной работы установлено, что нет единой инструкции по кадровому делопроизводству ЧП "Метона". Разработана инструкция, которая устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в ЧП "Метонна". инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации: приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников; трудовых контрактов и соглашений о дополнении трудовых контрактов; должностных инструкций работников; личных дел работников и доступа к ним; личных карточек работников; трудовых книжек работников; служебных удостоверений и пропусков; документов и материалов аттестации; документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.

Заключение

Кадровая служба является структурным подразделением организации любой формы собственности, в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия и подчиняется руководителю предприятия или его заместителю. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

При приеме на работу работники обязаны подписать трудовой договор (контракт — срочный трудовой договор).

список использованных источников

. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2009. — №1. — С.49-54.

. Питерс Томас Дж., Уотерман Роберт X. В поисках совершенства уроки самых успешных компании/ Томас Дж. Питерс, Роберт X. Уотерман, пер.с англ. — — М. Издательскии дом "Вильяме", 2005. -560 с.

. Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] /Конститу Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996 г.* и 17 октября 2004 г.) / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2015. — Режим доступа: #»justify»>перечень условных обозначений

ЕКСДЕдиный квалификационный справочник должностей служащихЕТКСЕдиный тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочихКоАПКодекс Республики Беларусь об административных правонарушенияхПВТРПравила внутреннего трудового распорядкаТК РБТрудовой Кодекс Республики БеларусьУСОРДУнифицированная система организационно-распорядительной документацииЧПЧастное предприятие