Учебная работа. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества 'Информационные спутниковые системы&#039

Организация документационного обеспечения деятель службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества ‘Информационные спутниковые системы‘

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

российский ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГГУ)

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет документоведения и технотронных архивов

Кафедра документоведения

Организация документационного обеспечения деятель службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества «Информационные спутниковые системы»

Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Дипломная работа

студент 5-го курса заочной формы обучения

Максимов Алексей Александрович

Москва 2015

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ деятель КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» имени АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА

1.1 Нормативно-правовые основы деятель службы кадров в Российской Федерации

1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнева

1.3 Кадровая служба АО «ИСС»

ГЛАВА 2. анализ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ СЛУЖБЫ КАДРОВ АО «ИСС»

2.1 основные регламенты документооборота АО «ИСС»

2.2 Документирование трудовых отношений в АО «ИСС»

2.3 Пути совершенствования ДОУ службы кадров АО «ИСС»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

список использованных источников и литературы

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

приложение 3

ВВЕДЕНИЕ

документационный кадры распорядительный регламент

повышение роли персонала и изменение отношения к нему связано, прежде всего, с глубокими преобразованиями в производстве. Стабилизация производственных процессов давала возможность широко применять труд низкой квалификации, что позволяло экономить на издержках, связанных с наймом, обучением и оплатой рабочей силы. Научные концепции организации труда и управления исходили из этих требований.

Научно-технический процесс в последние десятилетия стал причиной крупных изменений в трудовой деятельности. Современное производство все более требует от рабочих качеств, которые не только не формировались в условиях поточно-массового производства, но и преднамеренно сводились к минимуму, что позволяло упростить труд и удешевить стоимость рабочей силы. Одной из отличительных черт современного производства выступает его сильная зависимость от качества рабочей силы, форм ее использования, степени вовлеченности в дела организации. Управление персоналом приобретает все более важное значение, как фактор повышения конкурентоспособности, долгосрочного развития. Характерная черта в организации работы с персоналом в нынешних условиях — стремление кадровых служб к интеграции всех аспектов работы с человеческими ресурсами, всех стадий их жизненного цикла с момента найма до выплаты пенсионного вознаграждения.

До последнего времени само понятие «управление персоналом» в нашей управленческой практике отсутствовало. правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является служба кадров, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

Службы кадров не являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами.

Кадровым службам при осуществлении деятель в организациях приходится сталкиваться с такими вопросами как организация труда, управление трудовыми отношениями между работником и работодателем и регулированию этих вопросов. Примером регулирования является комплекс документов — кадровая документация.

В настоящее время важное документов, документооборота на предприятии приобретают нормативный и упорядоченный характер. Систематизация документов позволяет создать информационный ресурс о деловой деятель и обеспечить отчетность организациям и обществу.

Актуальность данной темы заключается в том, что правильная организация ее деятельности ведет к улучшению отбора кадров и как следствие повышению общего потенциала предприятия.

Объект исследования — кадровая служба акционерного общества «Информационных спутниковых систем » (АО «ИСС»).

Предмет исследования — комплекс документов и процесс организации ДОУ отдела кадров АО «ИСС».

Цель дипломной работы: провести комплексный анализ организации документационного обеспечения деятель службы кадров АО «ИСС» и разработать предложения по его совершенствованию.

Задачи дипломной работы:

1. Изучить законодательные, нормативные акты, организационно-распорядительные документы, регламентирующие организацию кадровой службы, научно-методическую и специальную литературу;

. рассмотреть организационную структуру АО «ИСС» и кадровую службу в качестве компонента данной структуры;

. Проанализировать организацию документационного обеспечения и деятельность кадровой службы АО «ИСС»;

. разработать предложения по направлениям совершенствования деятельности организации ДОУ кадровой службы АО «ИСС».

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Вопросы реализации кадровой политики и осуществления кадровой работы в организациях различных организационно-правовых форм собственности рассматриваются в книге «Кадровая служба и управление персоналом организации» В.М. Анисимова. В издании содержится набор конкретных документов, инструкций, рекомендаций, форм, справок, образцов приказов (распоряжений) по личному составу и других сведений, относящихся к кадровому делопроизводству и работе с персоналом.

В издании Г.Ю. Касьяновой «Настольная книга кадровика» приведены практические рекомендации по организации работы кадровой службы и кадровому делопроизводству. Книга содержит большое количество конкретных примеров и образцов документов.

вопросы нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления кадрами, процессы документирования трудовой деятель работников и классификации документов по кадрам подробно изложены в книге А.С. Красавина «Документационное обеспечение управления кадрами. Практическое пособие».

Для проведения анализа работы кадровой службы АО «ИСС» были изучены внутренние документы предприятия: устав, положения, приказы по личному составу и другие документы, на основании которых были сделаны соответствующие выводы.

Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что предложения по совершенствованию деятель кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

Структура работы: введение, 2 основные главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

Во введении обусловлена актуальность темы, представлен ряд основных источников литературы, обозначены цель и задачи работы.

В первой главе данной работы рассмотрены понятие и функции кадровой службы, теоретические основы деятель, нормативно-правовое обеспечение.

Во второй главе изложены основные понятия, виды документов кадровой службы (документы при принятии на работу, увольнении, поощрение работника и т.п.) предприятия АО «ИСС».

В конце второй главы предложены рекомендации по совершенствованию процесса организации работы кадровой службы, которые позволят увеличить скорость продвижения и исполнения служебных документов в АО «ИСС».

В заключении подведены основные итоги дипломной работы.

В приложениях представлены структуры предприятия и кадровой службы АО «ИСС», а также проект инструкции по кадровому делопроизводству, которую предлагается ввести на предприятие.

При написании дипломной работы нами были использованы следующие методы: метод изучения документов организации, метод наблюдения метод результатов обследования; метод сравнения; статистические методы.

Практическая значимость заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ деятель КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» имени АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА

АО «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева — одно из ведущих предприятий российской космической отрасли. В своей деятельности общество руководствуется законодательством Российской Федерации, а также уставом Общества. В дальнейшем, АО «ИСС», является юридическим лицом.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется генеральным директором Общества (единоличным исполнительным органом), который подотчетен совету директоров и общему собранию акционеров Общества.

На предприятии работают более 8000 человек. Структура АО «ИСС» представлена в приложении 1.

АО «ИСС» имеет свою кадровую политику, целью которой является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции фирмы на рынке космической техники.

Основные задачи кадровой политики предприятия:

-определение стратегии, целей управления персоналом, формирование идеологии кадровой работы;

-планирование потребностей организации в персонале;

-поиск и привлечение персонала, отбор и обучение, руководство коллективом;

-формирование и работа с кадровым резервом на руководящие должности;

-оценка потенциала работников предприятия;

-переподготовка и повышение квалификации персонала;

-определение рабочих мест, условий труда, построение рабочего процесса в целом.

Принципы кадровой политики:

—привлечение лучших специалистов с помощью целевого набора в вузы страны из числа наиболее одаренных выпускников школ города по востребованным для предприятия специальностям с предоставлением возможности прохождения всех видов практик и дипломирования непосредственно на предприятии;

-поощрение высоких результатов, совершенствование системы мотивации персонала;

-развитие навыков и обучение сотрудников за счет налаженной и выстроенной системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала;

-объективная оценка работы всего персонала предприятия;

-планирование карьеры сотрудников путем формирования кадрового резерва на руководящие должности;

-забота о здоровье и благополучии персонала путем соблюдения принципа социально-ответственного бизнеса.

Всеми этими вопросами занимается управление по работе с персоналом, в котором на данный момент насчитывается 56 человек. Структурная схема управления по работе с персоналом АО «ИСС» представлена в приложении 2.

Документационным обеспечением управления занимается отдел по работе с персоналом, а именно, входящее в его состав бюро организационного проектирования. рассмотрим основные функции отдела по работе с персоналом и входящего в его состав бюро организационного проектирования.

Согласно положению «об управлении по работе с персоналом АО «ИСС», основной задачей отдела является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции АО ИСС» на рынке спутниковых услуг.

Отдел по работе с персоналом для осуществления поставленных задач и решения возникающих проблем выполняет следующие функции (виды деятельности):

-реализация кадровой политики Общества и формирование идеологии кадровой работы;

-формирование планов потребностей в персонале на кратко-, средне- и долгосрочный период совместно со структурными подразделениями Общества;

-поиск, привлечение и отбор персонала;

-формирование и работа с кадровым резервом на руководящие должности;

-оценка потенциала работников Общества;

—совершенствование программ и методов морального и материального стимулирования персонала и политики в области социального развития;

-совместно с первичной профсоюзной организацией Общества и советом молодых специалистов АО «ИСС»: организация и проведение корпоративных мероприятий, сопровождение деятель самодеятельных коллективов Общества, взаимодействие с учреждениями культуры города и края;

-оформление документов работникам Общества для выезда в загранкомандировки и оформление документов иностранным гражданам, посещающим АО «ИСС»;

—участие в проведении Обществом политики в области качества.

Структурное подразделение отдела по работе с персоналом — бюро организационного проектирования:

—осуществление деятельности по организационному проектированию с целью повышения эффективности деятельности в области управления персоналом;

-проведение мониторинга эффективности существующих организационных структур и кадрового обеспечения. Разработка предложений по их совершенствованию;

-разработка и совершенствование системы мотивации в Обществе;

-прием, переводы и увольнение руководителей, специалистов, рабочих и служащих, ведение табельного учета руководителей;

-оформление анкет на лиц, принимаемых на работу;

-прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;

-оформление приемных, переводных и обходных листов, выдача справок;

-разноска сведений в личные дела, оформление дополнений к анкетам;

-оформление отпусков и учет их использования;

-оформление единовременных разовых пособий при рождении ребенка;

-ведение карточек формы Т-2;

-оформление представлений к наградам, почетным званиям в соответствии с трудовым кодексом РФ;

-постановка и снятие с воинского учета работников Общества, бронирование, взаимодействие с городским военкоматом;

-оформление и ведение учета научных кадров;

-организация проведения аттестации специалистов и руководителей в структурных подразделениях Общества;

-формирование планов потребностей в персонале;

-сопровождение электронной базы данных человеческих ресурсов;

-учет и контроль наличия положений о структурных подразделениях, должностных и производственных инструкций работников Общества;

-актуализация структурной схемы управления Общества.

В своей деятельности бюро организационного проектирования руководствуется Трудовым кодексом РФ, законодательными актами и постановлениями, нормативно-правовыми актами, нормативными и методическими материалами, относящимися к хозяйственной деятель учреждения, локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность АО «ИСС».

1.1Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в Российской Федерации

Кадровая служба предприятия — это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта.

Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны.

В то же время различными видами кадровой работы были заняты другие подразделения заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Для корректного функционирования организации необходим контроль документации в независимости от организационно-правовой формы и формы собственности.

Специалисты кадровой службы ведут кадровая документацию напрямую связанную с деятельностью учреждения и несут персональную ответственность за ведение, сохранность и первичное оформление документов.

Оформление документов проходит согласно порядка, предусматривающего корректное составление, доведение их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства регламентированным законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов, действующих на всей территории Российской Федерации

Основополагающими являются:

—Конститу Российской Федерации, статья 37 провозглашает Право на свободный труд, выбор деятельности; Право на условия труда, соответствующие санитарно-гигиеническим требованиям; Право на решение трудовых споров законными способами, включая право на забастовку;

-Трудовой Кодекс Российской Федерации, регламентирующий регулирование трудовых правоотношений учреждения с работником. Единый порядок документирования трудовых отношений в учреждении устанавливается на основании статей Трудового кодекса, где перечислены законодательные и иные нормативные и правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения (ст. 5).

К ним отнесены:

-трудовое законодательство (включая законода об охране труда), Трудовой кодекс, иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

-иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;

-указы Президента Российской Федерации;

-постановления Правительства российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

-нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

-нормативные правовые акты органов местного самоуправления и регламентированный внутренний Устав организации.

отдельно обособлен раздел Трудового кодекса (10) посвящен основам охраны труда в российской Федерации в организациях.

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». Цель Закона — «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Работника кадровой службы должен руководствоваться положением ст.1 Закона, в которм регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств — то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные.

Статья 7 Закона подчеркивает конфиденциальность персональных данных, на основании которой служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, Производство и распространение информации, т.е. сведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Согласно изложенным принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

К законодательным актам, регулирующими процесс документирования, относится Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Он определяет использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Согласно ст.68 Конституции РФ: «государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык».

Хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения, экспертиза ценности и сдача документов на архивное хранение так же входит в понятие кадрового делопроизводства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в российской Федерации» регулирует отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила регулируют организацию правил ведения их архива.

Важно выделить для деятель коммерческих организаций значение следующих законов:

-Федеральный законопределяет порядок создания и правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.

-Федеральным законом «О коммерческой тайне» регулируются отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности и предупреждением недобросовестной конкуренции. Действие Закона распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

-Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением от 5 января 2004 г. N 1 «об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

-Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» — ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Постановление Правительства российской Федерации от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003№69 «об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» закрепляют основные правила работы с трудовыми книжками работников кадровых служб.

Требования к оформлению документов организационно-распорядительной документации, закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003. Область распространения данного стандарта включают организационно-распорядительные документы такие как: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Со всеми этими документами работают сотрудники службы кадров.

В деятель службы кадров также используются: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД). Классификаторы предназначены для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учётом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, а также служат основаниями для разработки должностных инструкций.

В законодательных и правовых нормативных документах описаны различные стороны документирования, регламентированы виды документов и требования к их оформлению, даются определения понятий, сроки и порядок их хранения, обработки и уничтожения.

Оформление документов идет строго в соответствии с комплексом законодательных правовых актов, особенно руководством трудовых отношений в организации.

1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнева

Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые кадровой службой предприятия (организации), подразделяются на:

-организационные документы по кадрам (персоналу);

-распорядительные документы по личному составу (по кадрам или по персоналу);

-учетные документы по кадрам (персоналу);

-информационно-справочные документы по кадрам (персоналу).

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке организационные документы по персоналу.

К основным организационным документам ОА «ИСС» относятся:

—устав;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-штатное расписание;

-положение об оплате труда и премировании работников;

-положение о персональных данных работников;

-должностные инструкции работников;

—инструкции по охране труда.

Устав — один из основных учредительных документов юридического лица (организации), определяющий правовое положение компании, ее наименование, местонахождение, порядок управления Деятельностью компании, предмет и цели ее деятельности, а также иные существенные сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Содержание устава зависит от формы собственности компании и способа управления ее деятельностью. устав акционерного общества утверждается собранием учредителей общества.

устав АО «ИСС» содержит следующие разделы:

-общие положения;

-наименование и место нахождения Общества;

-правовое положение Общества. права и обязанности Общества;

-цели и предмет деятельности Общества;

-ответственность Общества;

-филиалы и представительства Общества. Дочерние и зависимые общества;

-уставный Капитал;

-акции Общества. Права акционеров;

-облигации и иные эмиссионные ценные бумаги Общества;

-отчуждение акций акционерам;

—-реестр акционеров Общества;

-органы управления и контроля Общества. Научно-технический совет;

-общее собрание акционеров;

-совет директоров Общества; исполнительный орган Общества;

-ответственность членов совета директоров и генерального директора Общества;

-учет и отчетность Общества. Документы Общества;

-контроль за финансово-хозяйственной Деятельностью Общества;

-реорганизация и ликвидация Общества.

Устав в новой редакции был утвержден распоряжением Федерального агентства по управлению государственным имуществом 18 апреля 2013 года.

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, разработанный и действующий в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами РФ, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режимы работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрений и дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой дисциплины, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка АО «ИСС» содержат следующие разделы:

-общие положения;

-порядок приема и увольнения работников;

—основные права и обязанности работников и работодателя;

-рабочее время и время отдыха;

-дисциплина труда;

-поощрения работников за успехи в работе;

-отстранение от работы.

Каждый трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Штатное расписание — документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименования должностей, должностные оклады и надбавки к ним.

Штатное расписание АО «ИСС» содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей и квалификации, количество штатных единиц, размер должностного оклада и надбавок.

В соответствии с уставом Общества, генеральный директор определяет организационную структуру АО «ИСС» и утверждает штатное расписание.

Положение «об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

-общие положения;

-аттестация работников;

-должностные оклады работников;

—дополнительные виды оплаты труда;

-компенсационные выплаты;

-стимулирующие выплаты. Вознаграждения;

-ответственность работодателя.

кроме основного Положения «Об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» в организации действуют и другие положения о премировании:

-Положение о премировании за основные результаты хозяйственной деятельности;

-Положение о премировании за основные результаты финансово-хозяйственной деятельности;

-Положение о стимулировании за поиск дополнительных (инициативных) работ;

-Положение о премировании за выполнение особо важных работ;

-Положение о выплате вознаграждений за содействие созданию и использованию изобретений и рационализаторских предложений.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» является внутренним локальным нормативным актом Общества, обязательным для выполнения работодателем и всеми работниками Общества.

Положение определяет порядок получения, обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников Общества в соответствии с действующим законодательством РФ.

Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006, распоряжением Федерального космического агентства №ВД-19 от 13.02.2007, другими действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

-общие положения;

-термины, определения, используемые в положении;

-понятие и состав персональных данных;

-сбор, обработка и хранение персональных данных работника;

-доступ к персональным данным работника;

—защита персональных данных работника;

-права и обязанности работника в области защиты персональных данных;

-согласие работника на обработку персональных данных;

-ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Положение доводится до сведения всех работников Общества под роспись. В случае отказа или уклонения работника от ознакомления с Положением под роспись составляется соответствующий акт.

Должностная инструкция — локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) — руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) компании и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Должностная инструкция содержит:

-общие положения;

-квалификационные требования;

-должностные обязанности;

—права;

-ответственность.

Каждого работника при устройстве на работу знакомит с должностной инструкцией под роспись начальник подразделения.

инструкция по охране труда устанавливает требования безопасности для работников.

В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса российской Федерации обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в АО «ИСС» возлагаются на работодателя — генерального директора.

В АО «ИСС» существует общая инструкция по охране труда, а также отдельные инструкции по профессиям и видам работ.

Основные разделы, которые включает в себя общая инструкция по охране труда:

-общие требования охраны труда;

-общие правила охраны труда при следовании на работу и с работы;

-общие правила охраны труда при движении на территории Общества;

-общие правила охраны труда при движении внутри производственных и административных зданий;

-требования охраны труда перед началом работы;

-требования охраны труда при выполнении работ;

-требования охраны труда в аварийных ситуациях;

-требования охраны труда по окончании работы;

-расследование несчастных случаев на производстве;

-расследование профессиональных заболеваний (отравлений);

-возмещение вреда причиненного жизни и здоровью работнику;

-расследование иных несчастных случаев;

-заключение.

инструкции по охране труда по профессиям и видам работ включают в себя лишь некоторые разделы, предназначенные только для конкретных категорий работников:

-общие требования охраны труда;

-требования охраны труда перед началом работы;

-требования охраны труда при выполнении работ;

-требования охраны труда в аварийных ситуациях;

-требования охраны труда по окончании работы.

За нарушение требований законодательных и иных нормативных актов об охране труда работники Общества могут быть привлечены к дисциплинарной, а в соответствующих случаях к материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном Законодательством РФ.

К распорядительным документам по кадрам (персоналу) относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

-приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении работников;

-предоставлении отпуска работнику (работникам);

-поощрениях и взысканиях;

-внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение должности и т.д.).

Приказ — это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое директором компании с целью регламентации действий его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам основной (повседневной) деятельности.

Отдел по работе с персоналом АО «ИСС» использует следующие формы приказов:

1)о приеме на работу:

-№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

-№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

2)приказы о переводе:

-№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

-№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу».

)приказы об увольнении:

-№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

-№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

)приказы о награждении:

-№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

-№ Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

)приказы о предоставлении отпуска:

-№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

-№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Проекты приказов по кадровым вопросам АО «ИСС» готовит Управление по работе с персоналом на основании соответствующих представлений, визирует начальник управления по работе с персоналом (начальник отдела по работе с персоналом).

Генеральный директор АО «ИСС» подписывает приказы:

-о приеме на работу всех категорий руководителей;

-о переводе на другую работу и перемещении (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

-о прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренных ст.77 Трудового Кодекса (ТК) РФ, с руководителями (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

-о предоставлении (отзыве, продлении, переносе) ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы руководителям прямого подчинения ГД и др.

Заместитель генерального директора по управлению персоналом АО «ИСС» подписывает приказы:

-о приеме на работу рабочих и специалистов, а также студентов и учащихся на период прохождения всех видов практик и дипломирования;

-о переводе (перемещении) на другую работу, в том числе временном переводе (перемещении) руководителей, специалистов и рабочих, , а также студентов и учащихся в период прохождения всех видов практик и дипломирования;

-о переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением;

-о прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ с рабочими, специалистами и руководителями, а также со студентами и учащимися по окончании периода прохождения всех видов практик и дипломирования и др.

До начала согласования проекты приказов должны быть представлены в канцелярию Общества для проверки на соответствие требованиям инструкции по делопроизводству. После проведения вышеуказанной проверки, на проекте приказа специалистами канцелярии Общества делается отметка или проставляется соответствующий штамп.

1.3 Кадровая служба АО «ИСС»

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ), выполняется специальной службой, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом, и зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Нормативно-методическая база — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятель организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

) законодательные акты российской Федерации в сфере информации и документации;

) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятель;

) государственные стандарты на документы;

) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

) унифицированные системы документации;

) нормативно-правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем — ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ — основной законодательный акт, основанный на общепризнанных принципах и нормах международного права и Конституции РФ, он регулирует отношения в трудовой сфере.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

-Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

—построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

-Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности);

-Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой — направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

-Разрешить трудовые споры. От качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

-В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятель организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

. Документация по приему на работу: заявление о приеме на работу; контракт о назначении на должность; приказ о приеме на работу; протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

. Документация по переводу на другую работу: заявление о переводе на другую работу; работу.

. Документация по увольнению с работы: заявление об увольнении; приказ об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

. Документация по оформлению отпусков: график отпусков; заявление о предоставлении отпуска; приказ о предоставлении отпуска.

. Документация по оформлению поощрений: . Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; приказ о наложении дисциплинарного взыскания; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

. Организационно-правовая документация:

-правила внутреннего трудового распорядка;

-штатное расписание;

-положение о структурном подразделении;

-график отпусков;

-должностные инструкции.

. Персональная документация:

-трудовая книжка;

-личное дело;

-личная карточка работника.

. Договорная документация:

-коллективный договор (соглашение);

-трудовой договор.

. Учетная кадровая документация:

-учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

-документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятель кадровой службы.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

-плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

-первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

-отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени и т.п.);

-по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.п.);

-организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

-личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

-личные карточки;

-трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры, графики прохождения аттестации сотрудников, направления на трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

-личная карточка;

-приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

—книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

-график отпусков;

-другие документы.

Личная карточка работника — основной документ системы учета личного состава, оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

В ОА «ИСС» сотрудник отдела по работе с персоналом заполняет личную карточку формы Т-2. Хранятся карточки формы Т-2 в отдельной запираемой комнате отдела по работе с персоналом.

Личные карточки формы Т-2 заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка формы Т-2 является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка формы Т-2 сотрудника изготавливается в количестве 1 экземпляра. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в АО «ИСС» ведет бухгалтерия. В ней регистрируются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в АО «ИСС» ведет сотрудник отдела по работе с персоналом. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в Обществе. Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней оплачивается работником.

Бланки трудовых книжек выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы организации.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены соответственно в Приложении № 2 и Приложении № 3 к Постановлению Минтруда россии от 10 октября 2003 г. № 69.

Все страницы книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.

График отпусков — документ, определяющий очередность предоставления отпусков работникам.

В АО «ИСС» отпуска предоставляются в соответствии с графиками отпусков самостоятельных структурных подразделений Общества. График отпусков ежегодно утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа Общества не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников на календарный год.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч.2 ст. 123 ТК РФ).

Для отражения сведений о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков в самостоятельных структурных подразделениях Общества составляется с помощью программы АСУ ФЭЗ.

Согласно положению «об отпусках работников АО «ИСС» в срок до 15 ноября каждого года готовые графики отпусков передаются самостоятельными структурными подразделениями в отдел по работе с персоналом в количестве двух экземпляров. График отпусков согласовывается начальником отдела по работе с персоналом не позднее 14 декабря каждого года, и первый экземпляр документа хранится в отделе по работе с персоналом. второй экземпляр согласованного графика отпусков возвращается в самостоятельное структурное подразделение.

Если в графике отпусков запланирована конкретная календарная дата отпуска, то не позднее, чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч.3 ст.123 ТК РФ). Если в графике отпусков не указана конкретная дата начала отпуска, то не позднее, чем за пятнадцать дней до его начала работник вправе написать заявление о предоставлении ему отпуска в установленном графиком отпусков месяце на имя непосредственного руководителя самостоятельного структурного подразделения с указанием конкретной даты начала отпуска.

В случае изменения (переноса) периода ежегодного оплачиваемого отпуска (отдельных его частей) по инициативе работника или в связи с производственной необходимостью, а также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска, указанные изменения подлежат внесению в утвержденный график отпусков.

руководитель самостоятельного структурного подразделения несет дисциплинарную ответственность за своевременность и правильность составления графика отпусков, его соблюдение, а также за внесение в него соответствующих изменений в случаях.

К информационно-справочным документам в кадровой работе относятся:

-акты;

-справки;

-докладные, служебные записки;

—объяснительные записки и др.

Эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов.

Информационно-справочные документы в АО «ИСС» издают по вопросам, предусмотренным Уставом предприятия и положениями о его структурных подразделениях.

Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты отличаются разнообразием по своему назначению и содержанию:

-сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

-обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятель);

-выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

-передачи (документов);

-нарушения установленных правил;

-расследования аварий, несчастных случаев и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» оформляет акты на бланке Общества с логотипом предприятия, которые содержат обязательные реквизиты:

-Цех (отдел), составляющий акт;

-наименование вида документа;

-дата и регистрационный номер;

—место составления;

-заголовок (содержание);

-подписи.

Обычно отделом по работе с персоналом с АО «ИСС» оставляются акты по вопросам связанным с дисциплиной, такие как:

-акт об отказе ознакомления с приказом;

-акт об отказе ознакомления с приказом и получения экземпляра акта;

-акт об отказе предоставить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте;

-акт о проведении служебного расследования по поводу утери документа режимного характера — служебного пропуска (пластиковой карты) для прохода на территорию Общества.

В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Обычно справки бывают двух видов:

·содержащие информацию, необходимую в процессе управления (например, бухгалтерские справки, справки по персоналу);

·подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.

Справки могут быть внутренними и внешними. Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, подписывает руководитель предприятия.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» чаще всего выдает именно эти справки. Оформляется справка на листе формата А4.

обязательные реквизиты справки:

-наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения);

-наименование вида документа;

-дата и регистрационный номер;

—место составления (для внешней справки);

-адресат;

-заголовок (содержание);

-подпись;

-печать.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка является разновидностью докладной записки.

Докладные и служебные записки АО «ИСС» печатают на установленных формах бланков с логотипом предприятия и реквизитами предприятия.

При оформлении записки на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруют в середине верхнего поля листа.

текст докладной или служебной записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета).

Объяснительные записки бывают двух видов:

-в записках первого вида поясняют содержание отдельных положений основного документа;

-в записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладным запискам (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи.

Так как АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, то наиболее частой причиной, по которой управлением по работе с персоналом АО «ИСС пишется докладная записка — совершение дисциплинарного проступка.

Определенных правил по написанию объяснительной записки не существует, работник может писать ее от руки или напечатать на компьютере в произвольной форме. Он должен указать факт, послуживший поводом для написания докладной записки и причины, которые смогли бы объяснить данную ситуацию.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» играет важную роль на предприятии, т.к. ему приходится создавать огромное количество различных документов, которые необходимы для организации работы Общества.

Таким образом, можно сделать вывод, что вся документация, которую разрабатывает и использует служба кадров, стоит назвать нормативно-методическим обеспечением системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).

Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакция Москва законы и Кодексы Российской Федерации 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, Ст. 50, Ст. 51.

К документам организационно-методического и методического характера относятся регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Призванный регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы:

-Должностные обязанности;

-Должен знать;

-Требования к квалификации.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочим используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов:

-«характеристика работ» — перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда;

-«должен уметь» — минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;

-«Примеры работы» — перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.

Вывод: таким образом, ДОУ находится под регулированием законодательных нормативных актов, устанавливающих общие требования к документированию деятель организации, а также работе с этими документами, корректности их ведения и заполнения. Учитывая ведение личного дела каждого сотрудника с внесением отметок в личное дело и трудовую книжку.

Составление Приказов и распорядительных документов строго в соответствии со стандартизированными формами (например, формы Т и др.) и положениями делопроизводства и кадрового управления, оговоренными в законодательстве и учитывая внутреннюю распорядительную документацию предприятия.

АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, с учетом принципов систематизации кадровой документации по основным кадровым процедурам.

ГЛАВА 2. анализ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ СЛУЖБЫ КАДРОВ АО «ИСС»

На предприятии действуют положения и пункты согласно закону РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 (ред. от 21.12.2013 г.) и Федеральный законвопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (08.11.2011 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации:

-Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»,

-Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.),

-постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

-постановление Правительства РФ от 17.10.2009г. № 822 ч.III «особенности стандартизации оборонной продукции (работ, услуг), используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну…», в том числе указзный в п. 27 государственной корпорацией об атомной энергетике «Росатом».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (ред. 11.12.2014 г.)

Положения «об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по оборонному заказу (Рособоронзаказ) государственной функции по рассмотрению жалоб на действия (бездействия) государственных заказчиков, уполномоченных органов, специализированных организаций, операторов электронных площадок, конкурсных, аукционных или котировочных комиссий при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд, которые не относятся к государственному оборонному заказу и сведения о которых составляют государственную тайну» приказ от 12. 03.2013 № 27

Федеральный законотношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьм лицам часть 1 в ред. Федерального закона <#"justify">2.1 Основные регламенты документооборота АО «ИСС»

Трудовые отношения предполагают, что между работником и работодателем достигнута договоренность о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы, должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) и подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка. Работодатель, в свою очередь, обязан обеспечить работнику условия труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).

Таким образом, в соответствии со ст. 20 Трудового кодекса РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель.

Работником может быть только физическое лицо, которое вступил в трудовые отношения с работодателем.

Работодателем может быть физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Началом трудовых отношений между работником и работодателем следует считать момент заключения между ними трудового договора (ст. 16 ТК РФ). Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

—документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

-в отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем.

Лицо, желающее устроиться на работу в АО «ИСС», подает резюме в отдел по работе с персоналом и письменное заявление о приеме на работу на имя начальника структурного подразделения, в котором он хотел бы работать.

В АО «ИСС» работают со сведениями, составляющими государственную тайну, поэтому начальник структурного подразделения, в которое устраивается работник, должен указать форму допуска к секретным данным для работника. после того, как начальник дает согласие (ставит свою подпись) о принятии работника, начинается процесс трудоустройства.

Отдел по работе с персоналом выдает работнику анкету для заполнения. В ней указываются: ФИО работника; паспортные данные; образование; семейное положение; близкие родственники, их место рождения и работы; судимые родственники; родственники, проживающие за границей; факты и цели выезда за границу. кроме того, работник должен предоставить фотографию для вклеивания в анкету. время проверки анкеты составляет 1-2 месяца.

каждый работник в АО «ИСС» при устройстве на работу в обязательном порядке проходит предварительный медицинский осмотр. Направление на медосмотр выдает сотрудник отдела по работе с персоналом, где указываются вредные факторы, с которыми столкнется сотрудник при выполнении своих обязанностей. Медосмотр является платным, и устраивающийся работник при прохождении оплачивает его сам с последующей компенсацией стоимости медосмотра предприятием.

После проведения всех необходимых операций с работником заключается трудовой договор.

В Трудовом кодексе определены основные цели трудового законодательства — это:

-гарантии трудовых прав и свобод гражданина;

-создание благоприятных условий труда для работников;

-защита прав и интересов работника и работодателя;

В кодексе определены основные принципы правового регулирования трудовых отношений:

—свобода труда;

-запрет принудительного труда;

-защита от безработицы;

-равенство прав всех работников;

-обеспечение права каждого работника на своевременную заработную плату и др.

структура Трудового кодекса РФ:

.Первая часть включает в себя 2 главы, где раскрываются понятия, принципы и цели трудового законодательства и отношений.

.вторая часть состоит из 29 глав. Они посвящены социальному партнерству в сфере труда. Особое внимание уделено коллективным переговорам, договорам и соглашениям.

.третья часть содержит 5 глав, где отражены основные положения, понятия, сроки и содержание трудового договора.

.В четвертой части размещены 15 глав, которые определяют регулирование труда отдельных категорий работников: женщин; лиц, не достигших 18 лет; лиц работающих вахтовым методом и т.д.

.Главы пятой части посвящены защите трудовых прав и свобод, рассмотрению и разрешению трудовых споров.

.Шестая часть — это заключительные положения данного кодекса, сроки и порядок введения его в действие.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп. от 21 июля 2014 г.).

законтаких как:

) порядок документирования информации;

) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

) категории информации по уровню доступа к ней;

) порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет Право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена. Закон о персональных данных (ред. 10 марта 2015 года).

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп., вступ. в силу с 22.12.2014).

В соответствии с Законом стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

) экономии всех видов ресурсов;

) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт россии). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятель, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует законроссийской Федерации» (ред. 12.03.2014).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации — русском, государственных языках субъектов и народов российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения — на русском языке.

Документы, удостоверяющие Личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (ред. 24.12.2002 г.).

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания подразделяются на следующие группы.

. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятель, экономических и социальных показателях:

-Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

-Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

-Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

-Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и т. д.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

-Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

-Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

-Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

-Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

-Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

-Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

В АО «ИСС» прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

На основании приказа о приеме на работу:

-вносится запись в трудовую книжку;

-заполняется личная карточка работника формы № Т-2;

-работник ставится на табельный учет (присваивается табельный номер);

—открывается лицевой счет работника.

При приеме на работу в АО «ИСС» работодатель обязан:

-ознакомить работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;

-ознакомить работника с действующими в Обществе: Коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами под подпись;

-проинструктировать работника по вопросам охраны труда, производственной санитарии и гигиены труда, пожарной и электробезопасности и др. с оформлением контрольного листа.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем (представителем работодателя) на основании трудового договора, заключаемого ими.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в обществе правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты Общества.

Сторонами трудового договора являются: работник — физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем, и работодатель — представитель юридического лица (Общества), вступивший в трудовые отношения с работником.

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются генеральным директором АО «ИСС», действующим на основании Устава и уполномоченными им лицами, как то: заместителями ГД и генерального конструктора (ГК), начальниками отделений, управлений и самостоятельных структурных подразделений (цехов, отделов, лабораторий, служб, участков и т.п.) в пределах предоставленных им полномочий.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество руководителя — физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

—место работы (с указанием структурного подразделения);

-дата начала работы;

-наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

-права и обязанности работника;

—права и обязанности работодателя;

-характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

-режим труда и отдых (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

-условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

-виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре АО «ИСС» имеется пункт о неразглашении ставших известными работнику сведений, относящихся к коммерческой тайне и к охраняемой законом государственной тайне.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В АО «ИСС» трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится в отделе по работе с персоналом, а другой находится у работника. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания обеими сторонами.

В соответствии с трудовым договором АО «ИСС» работник приступает к исполнению своих трудовых обязанностей на рабочем месте по истечению двух рабочих дней после подписания трудового договора. За это время работник обязан пройти все необходимые инструктажи.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т. д.

Бланки трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, введены в действие с 1 января 2004 года.

В АО «ИСС» трудовые книжки ведутся на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей конкретизируют этот срок для работников, принятых на работу впервые, и определяют, что не позднее недельного срока со дня приема на работу работодатель оформляет трудовую книжку на такого работника. В соответствии с требованиями п. 3 Правил, трудовые книжки ведутся только на тех сотрудников, для которых работа в данной организации является основной.

В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, а в Инструкции не только указано, как пишутся эти сведения, но и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.

На титульном листе трудовой книжки указывают:

-ФИО, дату рождения (на основании документа удостоверяющего Личность);

-Образование (на основании документов об образовании);

-Запись о специальности.

Правила установлены в инструкции по заполнению трудовых книжек. Затем на титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

При изменении каких-либо анкетных данных: фамилии, имени, отчества, соответствующие изменения должны быть внесены в трудовую книжку.

Документы, которые служат основанием для внесения изменений:

-паспорт;

-свидетельство о рождении;

-свидетельство о браке;

-свидетельство о расторжении брака;

-свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и др.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, о награждениях и поощрениях на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

В разделе «Сведения о работе» первоначально указывается полное наименование организации. Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производится для служащих в соответствии с наименованиями должностей, указанных в штатном расписании. В таком же порядке оформляется перевод работника на другую постоянную работу в той же организации.

Работа по совместительству по желанию работника указывается в трудовой книжке отдельной строкой. Запись о работе по совместительству и о ее окончании производится работодателем по месту основной работы.

Как указано в ст. 191 ТК РФ, работодатель может разными способами поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии и т.д.).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам (ст. 191 ТК РФ).

Сведения о награждении (поощрении) за успехи в работе вносятся в трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил ведения и хранении трудовых книжек).

Основанием внесения в трудовую книжку записи о награждении (поощрении) является приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) или приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а).

Виды награждений (поощрений), сведения о которых вносятся трудовую книжку, определены в п. 24 Правил ведения и хранения пудовых книжек. К ним относятся:

-награждение государственными наградами, в том числе присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

-награждение почетными грамотами, присвоение званий и насаждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое работодателями;

-другие виды поощрения, предусмотренные законодательством российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

особого внимания требует запись при увольнении сотрудника. Запись о причине прекращения трудового договора делается в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Пункт 15 Правил и ст. 5.2 инструкции четко определяют, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением п.п.4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносят запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт этой статьи ТК РФ.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при оформлении записи в трудовой книжке об увольнении работника должны стоять не только подпись лица, ответственного за ее ведение, но и подпись самого работника, а также печать организации.

В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Как указано в ст. 72 Трудового кодекса РФ, перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника. кроме того, с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором отражаются необходимые изменения.

Временный перевод на другую работу также допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ.

Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

В случае перевода на другую работу с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Перевод работника на другую работу в АО «ИСС» оформляется приказом генерального директора.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (формы № Т-5 или № Т-5а) сотрудник отдела по работе с персоналом делает:

-отметку о переводе в личной карточке работника (форма № Т-2);

-отметку о переводе в лицевом счете работника (форма № Т-54 или № Т-54а);

-соответствующую запись в трудовой книжке.

Отпуск — это промежуток времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

В АО «ИСС» предоставляются следующие виды отпусков:

-ежегодный оплачиваемый отпуск;

-отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

-отпуск без сохранения заработной платы;

-отпуск по уходу за ребенком;

-отпуск по беременности и родам;

-учебный отпуск.

ежегодный оплачиваемый отпуск в АО «ИСС» составляет 28 календарных дней и 8 календарных дней дополнительного.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст.122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в соответствии с графиком отпусков с учетом индивидуального исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.121, 122 ТК РФ).

На основании ст. 125 Offline/ref=C456722B020BA4EAC1E3629FB48B44822741982DF5FD81AE2F31AA35851F7244C093450BDCC4718Aq7ZCE> ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое разделение может быть произведено только по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6) и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-60) оформляются на основании уведомления или заявления работника о предоставлении ему отпуска, но не позднее, чем за две недели до начала предстоящего отпуска.

Оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, предоставляется:

-только за время, фактически отработанное в таких условиях (ч. 3 ст. 121 Offline/ref=84225D716BC29A0766EE86AC403C478919F9C1D4CB50C0AD1C045F5D3A26BF4872987F34F81B506FGD2AH> ТК РФ);

—вместе с основным отпуском (ч. 2 ст. 120 Offline/ref=84225D716BC29A0766EE86AC403C478919F9C1D4CB50C0AD1C045F5D3A26BF4872987F34F81B506DGD23H> ТК РФ).

Отпуск без сохранения заработной платы в АО «ИСС» предоставляется работнику по его письменному заявлению. продолжительность отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Отпуск по уходу за ребенком в АО «ИСС» предоставляется работникам, которые фактически ухаживают за ребенком (родители, опекуны).

Началом отпуска считается день рождения ребенка, окончанием — достижение ребенком возраста от полутора до трех лет.

Для получения отпуска по уходу за ребенком работник должен написать заявление на имя ЗГД по управлению персоналом, завизировать у руководителя структурного подразделения и приложить к нему свидетельство о рождении ребенка.

В заявлении указывается период действия листка нетрудоспособности по беременности и родам. Также эти данные заносятся в личную карточку (форма № Т-2) в раздел об отпусках.

Кроме того, в АО «ИСС» работникам предоставляется учебный отпуск.

Для этого работник должен предоставить в управление по работе с персоналом справку-вызов из учебного заведения (в ней указывается продолжительность учебного отпуска) и письменное заявление о предоставлении учебного отпуска.

На основании предоставленных документов составляется приказ (формы № Т-6), где указывается номер справки-вызова. Данные об учебном отпуске также фиксируются в личной карточке работника.

законода РФ предусматривает оплату учебного отпуска если:

-образование данного уровня работник получает впервые (ч.1 ст.177 ТК РФ);

-работник обучается успешно (ч.1 ст.173 ТК РФ);

-отпуск связан со сдачей экзаменов или защитой диплома (ч.1 ст.173 ТК РФ);

-образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию (ч.1 ст.173 ТК РФ).

после окончания учебного отпуска работник должен предоставить в управление по работе с персоналом справку-подтверждение, которая является доказательством того, что работник использовал учебный отпуск по назначению.

.2 Документирование трудовых отношений в АО «ИСС»

Дисциплина труда — обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации.

В АО «ИСС» существует ряд требований, которые необходимо соблюдать работнику. Эти требования прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка. Не выполнение работниками Общества этих требований является нарушением трудовой дисциплины. К работникам, нарушившие требования, применяются меры дисциплинарной ответственности, предусмотренные трудовым законодательством.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей и требований правил внутреннего трудового распорядка, работодатель, в соответствии с ТК РФ, имеет право применить к работнику следующие дисциплинарные взыскания:

-замечание;

-выговор;

-увольнение по соответствующим основаниям.

По факту совершения дисциплинарного проступка самостоятельным структурным подразделением готовятся соответствующие документы:

-докладная непосредственного руководителя и (или) лица, осуществляющего ведение табельного учета в самостоятельном структурном подразделении (табельщика) на имя руководителя самостоятельного структурного подразделения по выявленному факту нарушения(отсутствие работника на работе по неизвестным причинам);

-акт (в случае появления, обнаружения либо нахождения работника на работе, как в рабочее, так и в нерабочее время, в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения).

До применения дисциплинарного взыскания, в последующий рабочий день (смену) работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание оформляется приказом по Обществу. В отдельных случаях, дисциплинарное взыскание может оформляться приказом по самостоятельному структурному подразделению в порядке, установленном в Обществе. При оформлении приказа в самостоятельном структурном подразделении о привлечении работника к дисциплинарной ответственности не зависимо от характера дисциплинарного проступка, необходимо обязательно ссылаться на соответствующие статьи ТК РФ.

Руководители самостоятельных структурных подразделений в течение 7 рабочих дней с момента выявления нарушения трудовой дисциплины во вверенном им подразделении, обязаны подготовить проект приказа по Обществу о применении дисциплинарного взыскания, согласовать его с юридическим отделом и направить с приложением соответствующих документов (докладная, объяснительная, акт и др.) на подпись заместителю генерального директора по управлению персоналом, либо в тот же срок издать приказ по подразделению о применении дисциплинарного взыскания с согласованием его с юридическим отделом и отделом по работе с персоналом.

Приказ работодателя или руководителя самостоятельного структурного подразделения о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника письменно ознакомиться с приказом о применении дисциплинарного взыскания составляется соответствующий акт.

В случае причинения работодателю материального ущерба, связанного с нарушением работником производственной, технологической, финансовой и иной специфичной дисциплины, до издания приказа о применении дисциплинарного взыскания, руководитель самостоятельного структурного подразделения работника нарушившего соответствующую дисциплину, обязан направить в бухгалтерию Общества все необходимые в связи с этим документы для определения размера материального ущерба.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (КТС) Общества.

Среди мер по обеспечению дисциплины труда важное место занимает поощрение работников.

Поощрение — публичное признание результатов труда работника.

В АО «ИСС» поощряют работников за добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества и снижение себестоимости продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и другие достижения в работе путем:

-объявления благодарности;

-помещения фотографии работника на Доску почета АО «ИСС»;

-выплаты премии;

-награждения ценными подарками;

-награждения Золотым знаком;

-награждения почетной грамотой;

-присвоения почетных званий «Кадровый работник», «Ветеран труда», «Заслуженный ветеран труда», «лучший молодой работник».

Поощрения объявляются приказом по Обществу (формы № Т-11) и заносятся в трудовую книжку работника.

За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники могут быть представлены к награждению государственными и ведомственными наградами (Почетные грамоты, нагрудные знаки, медали, ордена, почетные звания), а также к поощрениям Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края и органов местного самоуправления ЗАТО г. Железногорск, в соответствии с положениями о данных наградах, соблюдением последовательности и иерархичности награждений.

Работники могут быть представлены к награждению не чаще одного раза в год, исходя из годовой квоты на поощрение работников АО «ИСС», утвержденной ГД.

Вывод: Для правильной организации работы с кадрами в АО «ИСС» были составлены и утверждены в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством все необходимые кадровые документы.

Правильное ведение кадровой документации, соблюдение трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов — основная деятельность сотрудников отдела по работе с персоналом АО «ИСС».

2.3 Пути совершенствования ДОУ службы кадров АО «ИСС»

В процессе деятель отделу по работе с персоналом АО «ИСС» приходиться работать с множеством документов. Работа с документами включает следующие основные процедуры:

-подготовка документов;

-обработка документов;

-хранение документов.

Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующего локального нормативного акта — инструкции по кадровому делопроизводству.

В АО «ИСС» существует такой документ как «Инструкция по делопроизводству», она устанавливает общие требования по документированию управленческой деятель и организации работы с документами. Соблюдение требований инструкции осуществляет канцелярия Общества. Эта инструкция не рассматривает специфики кадровой документации и особенностей работы с ней. поэтому для эффективности работы отдела по работе с персоналом АО «ИСС» целесообразно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству.

текст Инструкции по кадровому делопроизводству, как правило, включает следующие разделы:

1. Общие положения

Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема-передачи дел кадровой службы.

. Состав кадровой документации

В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров.

В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.

. Подготовка документов

В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.

С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.

В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.

Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов — положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

. особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.

. Организация документооборота

В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) — от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров.

В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:

·подготовка проекта документа;

·согласование документа;

·подписание документа;

·утверждение документа;

·регистрация документа;

·передача документа на исполнение;

·контроль исполнения документа;

·оперативное хранение документа;

·передача документа на хранение в архив организации.

В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом. Указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).

. Регистрация документов

В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.

. Контроль исполнения документов

Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.

. Организация документов в делопроизводстве

В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

. Передача дел на архивное хранение

В инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы..

Вывод: введение электронного документооборота на предприятии значительно повлияет на сроки и качество обработки объемов документации. Значительное сокращение времени на обработку, редактирование и контроль качества обработки, исключение существенного объема ошибок, за счет готовых форм и шаблонов для заполнения. А также возможность быстрого просмотра интересующей документации: внутренних приказов, личного дела сотрудника, новых введенных положениях предприятия, контроль нумерации и дат приказов и положений, с отображением действующих или утративших свое действие.

С применением специализированных лицензионных программ электронного документооборота, обеспеченным в режимном предприятии, строго внутри закрытой локальной сети, с применением и обеспечением безопасности, принятием мер для защиты информации, контролем заполнения ответственными лицами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения дипломной работы была изучена организация документационного обеспечения управления отдела по работе с персоналом АО «ИСС».

основной задачей отдела по работе с персоналом АО «ИСС» является: формирования высококвалифицированного и мотивированного коллектива.

Функции по организации труда и регламентированию трудовых отношений в АО «ИСС» выполняет бюро организационного проектирования, которое входит в состав отдела по работе с персоналом, являющимся структурным подразделением управления по работе с персоналом. Управление по работе с персоналом АО «ИСС» подчиняется заместителю генерального директора по управлению персоналом.

В своей деятельности отдел по работе с персоналом руководствуется Трудовым кодексом РФ, законодательными актами и постановлениями, нормативно-правовыми актами, нормативными и методическими материалами, относящимися к хозяйственной деятель учреждения, локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность АО «ИСС».

Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые отделом по работе с персоналом АО «ИСС»:

-организационные документы (устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, должностные инструкции, инструкция по охране труда);

-распорядительные документы по личному составу (приказы);

-учетные документы по кадрам (личная карточка, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, график отпусков);

-информационно-справочные документы по кадрам (акт, справка, докладная и служебная записки, объяснительная записка).

В процессе своей деятельности отдел по работе с персоналом АО «ИСС» использует как унифицированные формы документов, так и бланки, разработанные и утвержденные самим предприятием, для которых предполагается создать расширенные формы шаблонов, для наиболее быстрого и удобного заполнения, а так же исключения ошибок при заполнении или неполном заполнении отдельных пунктов и форм.

В АО «ИСС» существует единый порядок оформления приема, перевода, увольнения, поощрения работника, наложения дисциплинарного взыскания на работника, предоставление отпуска работнику. Все эти процедуры регулируются ТК РФ и другими законодательными и локальными нормативными актами, который предлагается автоматизировать для наиболее быстрого и удобного учета работы и профессионального роста кадров, для дальнейшего создания истории каждого из них в наиболее удобном и быстром для доступа электронном формате.

Для совершенствования системы ДОУ отдела по работе с персоналом АО «ИСС» необходимо разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, которая поможет избежать ошибок при оформлении, регистрации, постановки на контроль и хранении кадровых документов, а также существенно увеличит качество подбора кадров и увеличения скорости обработки данных организации делопроизводства.

существенным упрощением был предложен программный метод расширения предлагаемых шаблонов и специалитета электронного документооборота, с возможностью быстрого перевода в электронный формат, обеспеченный пересылкой внутренней закрытой почтой и разграниченного по типу форм документов (программы быстрого распознавания текста, программы для создания автоматически документов на основании стандартизированных и специализированных шаблонов приказов, распоряжений, актов и иных форм документов).

Снизить риск утраты бумажной документации и риск ошибок в бумажных экземплярах (трудовая книжка, личное дело сотрудника), путем готовых программных продуктов, например, DoсsVision.

А так же путем создания общей электронной базы личных дел, c возможностью просмотра информации о сотруднике — резюме, справок, допусков и приказов (в целом статистики работника, поощрений и взысканий ОТ и ТБ, мед. осмотров), с ограничением в праве редактирования работниками кадровой службы.

Организация в каждом подразделении рабочего места руководителя автоматизированным рабочим местом, с набором предложенных программ, с возможностью взаимодействия с отделом кадров. А именно, включением оперативной обратной связи непосредственного руководителя о фактически отработанном времени в табель сотрудника.

А так же существенная положительная динамика предоставления и обработке информации по внутренней электронной почте об имеющихся вакансиях и возможностью просмотра резюме кандидата на вакантную должность.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1.Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014).

2.Конститу Российской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)

.Федеральный законперсональных данных» (ред. от 21.07.2014).

.Федеральный законоб информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 21.07.2014).

.Федеральный законгосударственном языке Российской Федерации» (ред. от 05.05.2014).

.российское законодательство Постановление Правительства ЗФ от 17.10.2009 № 822 «об утверждении Положения об особенностях стандартизации».

.Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 04.11.2014).

.Федеральный законоб архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 04.10.2014).

.Положения «об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по оборонному заказу (Рособоронзаказ) государственной функции по рассмотрению жалоб на действия (бездействия) государственных заказчиков, уполномоченных органов, специализированных организаций, операторов электронных площадок, конкурсных, аукционных или котировочных комиссий при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд, которые не относятся к государственному оборонному заказу и сведения о которых составляют государственную тайну» приказ от 12. 03.2013 № 27

10.законзаконы и Кодексы Российской Федерации 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, Ст. 50, Ст. 51.

.Постановление Правительства российской Федерации от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013).

.Постановление Минтруда российской Федерации от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», зарегистрирован 11.11.2003 № 5219.

.Федеральный закон от 07.12.2010 г., одобрен Советом Федерации 15.12.2010 г.

. Федеральный закон.Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденный Приказом Росстата от 29.08.2013 N 349 (ред. от 01.02.2015) «об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования.

.Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) принятый Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 (ред. от 20.12.2003)

.квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД), утвержден Постановлением Минтруда россии от 21.08.1998 г. N 37 (ред. от 12.02.14).

.«Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта российской Федерации от 30.12.1993 года № 299 (далее ОКУД) (ред. от 25.06.14).

.ГОСТ — Приказ Госстандарта РФ от 30.04.1999 N 203 (ред. от 08.01.2002) «О совершенствовании работы Госреестра» (а так же «Положением о государственном реестре», «Правилами по сертификации. Временный порядок ведения в Государственном реестре объектов и участников системы сертификации ГОСТ Р»).

.ГОСТ Р 6.30-2003 — Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

.ГОСТ Р 7.0.8-2013 национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

22.. устав Акционерного общества «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева.

23.Правила внутреннего трудового распорядка для работников АО «ИСС».

.Положение о персональных данных работников АО «ИСС».

.Положение об отпусках работников АО «ИСС».

. инструкция по делопроизводству в АО «ИСС».

Литература

27.Андреева И.Н.. Управление кадрами. руководство для персонала и топ-менеджмента. — СПб.: БХВ-Петербург, 2012. — 416 с.

28.Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации: Практическое пособие кадровика/В.М. Анисимов; Центр кадрологии и эффективного персонал-менеджмента — М: ЗАО « Издательство «Экономика», 2009.

.Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. — М.: Дашков и К, 2010. — 534 с.

.Венделева М.А., Вертакова Ю.В.. Информационные технологии управления. — М.: Юрайт, 2012. — 464 с.

. Гущина, И. А. Кадровое делопроизводство / И. А. Гущина // Справочник кадровика. — 2011. — № 10. — С. 112.

. Гущина, И. А. Личное дело: особенности оформления и ведения / И. А. Гущина // Справочник кадровика. — 2012. — № 3. — С. 99 -109.

. Дегтярева, И. А. Доступ к архивным документам по личному составу и их использование / И. А. Дегтярева // Справочник кадровика. — 2012. — № 1. — С. 58 — 69.

.Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов — 3-е изд., доп. и перераб./Ю. М. Демин. — СПб.: Питер, 2009.

.Ефремова О.С.. Аттестация рабочих мест по условиям труда в организация. рекомендации и нормативные документы. — М.: Альфа-Пресс, 2012. — 408 с.

.Зайцев Г. Г. Управление персоналом: учебное пособие/Г.Г. Зайцев — Спб.: Северо-Запад, 2009.

. Настольная книга кадровика/Под ред. Г.Ю. Касьяновой (2-е изд.,перераб. и доп. — М.: АБАК, 2009. — 432 с.

.Настольная книга кадровика/под ред. Г.Ю. Касьяновой — 2-е изд., перераб. и доп. — М: АБАК, 2009.

.Кафидов В. В. Управление человеческими ресурсами/ Учебное пособие. Стандарт третьего поколения.-С-Петербург: «Питер», 2012.

. Управление персоналом организации: Учебник/под ред. А.Я. Кибанова — 4-е изд., доп. и перераб. — М: ИНФРА-М, 2010.

.Ковалева В. Д., Хисамудинов В. В. автоматизированное рабочее место экономиста/ Учебное пособие. Изд. финансы и статистика, Инфра-М, 2009 — 366 с.

.Конин Н. М.. Административное Право России в вопросах и ответах/ Учебное пособие/ — М., 2010. — 196 с.

.Красавин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие/А.С. Красавин — 2-е изд., перераб. и доп. — М: ИНФРА-М, 2009.

.Кузнецова, Т.В.; Степанов, Е.А.; Филиппов, Н.Г., «Делопроизводство и техническая документация».-М.: ДАНА, 2012.

.Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: Учебное пособие/Е.В. Маслов — Москва — Новосибирск: ИНФРА-М, 2010.

.Никифорова Н. А. краткий курс по управлению персоналом.-М.: «Окей-книга», 2012.

.Плешкевич, Е. А. «Документоведение» — новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .- N 8 .- С. 77-83 .

.Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству.-М: Дело и Сервис , 2010 , 608 с.

.Фабрицио Том, Тэппинг Дон. 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место. — М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2012. — 224 с.

.Филина Ф.Н. Практический универсальный справочник работника кадровой службы./ Ф. Н. Филина. — М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. — 424 с.

.Черепанов В. В. основы государственной службы и кадровой политики/ Учебник/ — М., 2011. — 678 с.

.Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала/ Ю. М. Яновская // Справочник по управлению персоналом . — 2004. — №8. — С. 79.

приложение 1

Структура АО «ИСС»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Структурная схема управления по работе с персоналом АО «ИСС»

приложение 3

ИНСТРУКЦИЯ (ПРОЕКТ)

по кадровому делопроизводству в

АО «ИСС» имени академика М.Ф. Решетнева

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

.1 Настоящая инструкция по кадровому делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в акционерном обществе «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева (далее — общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе.

.2 инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

.3 Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагается на отдел по работе с персоналом. Отдел по работе с персоналом является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется заместителю генерального директора по управлению персоналом.

.4 Ответственными за ведение кадрового делопроизводства являются руководители структурных подразделений отдела по работе с персоналом.

.5 Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают заместителю генерального директора по управлению персоналом.

.6 права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства в Обществе определяются должностными инструкциями.

СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

.1 деятельность предприятия обеспечивает система взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:

— приказ;

—инструкции;

-трудовые договоры;

-акты;

-письма;

-должностные инструкции;

-документы по личному составу;

-и другие.

2.2 Кадровые документы должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими различные толкования.

.3 Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

.4 Бланки организационно-распорядительных кадровых документов.

На предприятии введены следующие бланки:

— приказ генерального конструктора и генерального директора;

-приказ;

-общий бланк;

-распоряжение.

Состав видов бланков, применяемых на предприятии, утверждается генеральным конструктором и генеральным директором.

ПОДГОТОВКА документов

.1 При подготовке кадровых документов ответственные за ведение кадрового делопроизводства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

.2 Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок составляется лицом, готовившим проект документа.

.3 Дата документа.

-дата подписания или события, зафиксированного в документе (распорядительные документы, письма, акт),

-дата утверждения (для утверждаемого документа: инструкция, положение).

Все отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

.4 Согласование документа.

Согласование документа оформляют визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводят при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его действующему законодательству и правовым актам.

Кадровый документ обязательно согласовывается с главным бухгалтером, начальником экономического отдела и начальником юридического отдела.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

.5 Подпись документа.

Кадровые документы подписывает генеральный конструктор и генеральный директор или по его письменному распоряжению его заместители.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

.6 Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу первого листа документа.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может быть утвержден приказом генерального конструктора и генерального директора.

.7 использование печатей и штампов

Для удостоверения подлинности кадровых документов или соответствия копий кадровых документов на предприятии используются фирменные печати Общества.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ документов ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ

.1 Приказы по личному составу

.1.2 Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы и иных выплат.

.1.3 Оформление приказов по личному составу (о смене фамилии, о замещении и т.п.) осуществляется отделом по работе с персоналом.

.1.4 Приказы по личному составу издаются в одном экземпляре. Выдача оригиналов приказов по личному составу запрещается. По требованию работника или структурного подразделения, для выполнения стоящих перед ним задач кадровой службой выдаются заверенные надлежащим образом копии или выписки из приказов.

Копии или выписки из приказов по личному составу в установленных случаях передаются кадровой службой в бухгалтерию.

.1.5 Приказ оформляется на бланке унифицированной формы или на бланке Общества.

.1.6 Приказ подписывается генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, исполняющим его обязанности.

.2 Акт

.2.1 Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи трудовой книжки), происходящие в Обществе.

.2.2 Акт оформляется на общем бланке Общества.

.2.3 Акт подписывается членами комиссии по актированию.

.3 Деловая переписка

.3.1 Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями.

.3.2 По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.

.4 Должностная инструкция

.4.1 Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.

.4.2 На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.

o4.4.3 Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

-общие положения;

-квалификационные требования;

-должностные обязанности;

—права;

-ответственность.

.5 Документы по установлению трудовых отношений

.5.1 Прием на работу в Общество проводится на основании трудового договора, заключенного между работником и Обществом. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. один экземпляр трудового договора хранится в отделе по работе с персоналом Общества, другой передается работнику.

Трудовой договор может быть заключен:

-на неопределенный срок;

-на определенный срок не менее одного года.

Внесение изменений и дополнений в трудовой договор, в том числе при переводе на другую работу, осуществляется сторонами трудового договора путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется между его сторонами в письменной форме, не менее чем в двух экземплярах.

.5.2 Основаниями для приема на работу в Общество (заключения трудового договора) являются заявление кандидата о приеме его на работу.

Заявление о приеме на работу пишется кандидатом собственноручно, в соответствии с бланком Общества

.5.3 Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.

.5.4 Не позднее одного рабочего дня после заключения трудового договора работодатель обязан на основании трудового договора издать приказ о приеме работника на работу, который в срок не более 3 календарных дней доводится до сведения работника под роспись.

Приказ о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой № Т-1.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в отделе управления персоналом, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.

Унифицированная форма приказа № Т-1 является основанием для заполнения учетной формы «Личная карточка Т-2», внесения в трудовую книжку отметки о приеме на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).

.5.5 Личная карточка Т-2 является основным учетным документом, составляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для учета состава и анализа движения персонала.

Личная карточка Т-2 заполняется на основании опроса вновь принятого работника и личных документов, предоставленных работником.

Все последующие изменения данных о работнике (об образовании, о перемене места жительства и др.) ответственным работником службы по управлению персоналом отражаются в личной карточке Т-2.

после заполнения личной карточки Т-2 вновь принятый работник подписывает личную карточку Т-2 и проставляет дату заполнения.

.5.6 На основании заполненной личной карточки Т-2 ответственный работник кадровой службы производит запись в трудовой книжке работника (при ее наличии) в соответствии с требованиями, установленными актом уполномоченного государственного органа по труду.

.5.7 Приказ о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой № Т-5.

Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.

Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества — по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.

Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию.

.5.8 Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

.5.9 Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).

Проект приказа об увольнении визируют начальник отдела по работе с персоналом Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор и генеральный конструктор Общества или лицо, им уполномоченное. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.

.5.10 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой № Т-6.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

.5.11 Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, им уполномоченным, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков составляется работниками отдела по работе с персоналом Общества, визируется руководителями структурных подразделений и утверждается генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, им уполномоченным.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.

.5.12 Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11.

Подлинник приказа остается на хранение в отделе по работе с персоналом Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку формы № Т-2 работника Общества.

.5.13 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора и генерального конструктора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Первый экземпляр приказа остается на хранение в отделе по работе с персоналом в деле приказов.

.5.14 До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего — нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

.5.15 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

.6 Документы по учету кадров

.6.1 Трудовая книжка работника — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)

.6.2 Личное дело — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятель. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.

Документы в личном деле работника располагаются в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).

Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации — постоянно.

Личные дела хранятся в отделе по работе с персоналом. как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника отдела по работе с персоналом.

.6.3 При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

.6.4 Трудовой Кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).

Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.

.6.5 Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

.1 Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.

.2 Документы, подписанные руководителем Общества по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.

Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела отдела по работе с персоналом Общества.

РЕГИСТРАЦИЯ документов

.1 Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

.2 Регистрации подлежат все кадровые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

.3 Кадровые документы регистрируют один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

.4 Регистрацию кадровых документов осуществляют централизовано. При этом все операции по регистрации кадровых документов производит отдел по работе с персоналом.

Регистрацию кадровых документов производят в пределах групп, в зависимости от вида документа.

.5 Кадровые документы регистрируют как традиционным способом — карточка, журнал; так и в электронном виде.

.6 Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяют друг от друга тире или косой чертой.

КОНТРОЛЬ исполнения ДОКУМЕНТОВ

.1 Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством РФ. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством РФ, исполняются в соответствии со сроками, установленными внутренними документами Общества.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания или утверждения документа. Срок исполнения документа может быть изменен лишь лицом, которое его установило.

.2 Исполнение документа проводится в следующем порядке:

-сбор и обработка необходимой информации;

-подготовка проекта и оформление документа;

-согласование и передача документа на подпись генерального директора и генерального конструктора Общества;

-ознакомление с документом работников Общества.

. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

.1 Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив Общества в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу.

основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

.2 Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

.3 Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

-помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

-помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

-группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

-раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

.4 С момента заведения и до передачи в архив Общества дела хранятся по месту их формирования.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

.1 Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив Общества и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.

Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

.2 На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу Общества, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

.3 Документы, образовавшиеся в деятельности кадровой службы Общества, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в государственный Архив.

Передача дел производится по описям.

Учебная работа. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества &#039;Информационные спутниковые системы&#039