Учебная работа. Личное дело: особенности оформления и ведения
Личное дело: особенности оформления и ведения
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ЛИЧНОГО дела
. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
. АНАЛИЗ документов И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
список ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом российской Федерации (ТК РФ).
Все этапы трудового цикла — от приема на работу нового работника до его увольнения — подлежат документированию. совокупность взаимосвязанных документов, в которых закреплены этапы трудовой деятель работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятель в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. фактически для многих учреждений это становится делом добровольным.
Тем не менее практическая деятельность показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много выгоды. поскольку все данные о работнике сосредоточены и собраны в едином месте, что способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ, а так же быстрому поиску информации по запросу.
Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить необходимые сведения о определенном сотруднике, во-вторых, сохранить его личные данные от разглашения, в-третьих, практически сразу вносить образующиеся поправки и уточнения. подобная конструкция, для совершения подобных целей, как личное дело сотрудника, была придумана еще в советские времена.
Личные дела могут заводиться как на конкретную категорию сотрудником, так и на всех работников. В организациях целесообразно вести личные дела на такие категории работников, как:
руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
руководители структурных подразделений и их заместители;
главные (ведущие) специалисты;
работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления Деятельностью предприятия.
Однако, как показывает практика, во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ЛИЧНОГО дела
Трудовой кодекс не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело.
Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.
Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В общем виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Все это делается для того, чтобы можно было проследить все перемены в индивидуальных данных госслужащего. Такая база данных призвана уменьшить работу подобного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Глубоко выявляет правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Утвержденное данным документом положение четко установило, какие деянья, и в какие сроки нужно совершать с личным делом сотрудника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от незаконного разглашения, содержащихся в нем данных.
Ни Трудовой Кодекс РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и индивидуальных предпринимателей заводить личные дела своих сотрудников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это нерентабельно, а в больших компаниях часто сменяемость кадров чрезмерно усиленная и малоэффективно заполнять личные дела. Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии похожую систему. только в случае ее принятия требуется создание такого внутреннего документа, как акт работодателя, например, приказа, распоряжения, который выявлял бы правила обращения, сохранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.
Список документов, которые должны храниться в личном деле, законодательством РФ не определен.
Для муниципальных гражданских служащих учтено, что в их личное дело вносятся их личные данные и иные исходные данные, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечивания деятельности правительственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).
В личные дела включаются следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
личный листок по учету кадров или анкета;
копия документа, удостоверяющего личность;
автобиография;
копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), которое проводится для определения годности данных работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
копии документов, которые подтверждают Право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления сотрудником);
документы, связанные с оформлением допуска к информации, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязательств по занимаемой должности связано с применением таких сведений);
экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров сберегаются в отдельном деле);
копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;
копия должностной инструкции сотрудника;
копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).
. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ДЕЛА
Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело, которое содержит самые важные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением — опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале. При ведении личного дела во внутреннюю опись записываются все документы, которые в него подшиваются.
Личный листок по учету кадров — это учетный документ, который отображает сведения о личных данных работника, его трудовой деятель, награда и прочее. Содержательная часть этого документа, как правило, представляет собой «вопросник» с заготовленным местом для записи ответов.
Личный листок содержит список вопросов о биографических данных сотрудника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятель, семейном положении, пребывании за границей, об участии в выборных органах и др.
Личный листок заполняет от руки при поступлении на работу сам наемный рабочий в одном экземпляре без помарок и поправок, подписывает и ставит дату. Полнота и точность заполнения личного листка сверяются сотрудником кадровой службы с записями в таких документах, как паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет и т. д.
другой тип учетного документа в личном деле — Таким образом, иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок, но заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. В личное дело могут вноситься и Желательно, чтобы формы таких документов, как личный листок по учету кадров, специфики его деятельности.
. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ документов ЛИЧНОГО ДЕЛА
Работа с документами — это важнейшая, серьезная и достаточно сложная робота, в процессе которой производится заблаговременное представление о работнике.
Разбираются документы личного дела (автобиографии, заявления, анкеты, характеристики, карты профессионального психологического отбора), различные справки, отзывы, письма и т.д. Их изучение позволяет:
во-первых, выявить общественные посылы к формированию и закреплению у работника тех или иных персонально-психологических качеств работнику;
во-вторых, выделить конкретные проявления или факты, свидетельствующие об активности различных психических процессов, об устойчивости определенных интересов, ценностных ориентаций, черт характера;
в-третьих, определить общее направление и состав методических приемов для дальнейшего исследования личностных особенностей работника.
Объектом исследования должны стать:
социальное происхождение, принадлежность к определенной этнической группе, территориальной общности (село, небольшой, крупный или средний город), профессиональной категории и т.д.;
особенности непосредственного социального окружения — в семье, школе, производственном коллективе, среди сверстников и друзей и т.п.;
содержание наиболее предпочитаемой и доступной информации, поступающей из источников, находящихся за пределами ближайшего окружения, посредством чтения книг, газет, журналов, просмотра телепередач, кинофильмов, бесед с людьми определенных интересов, склонностей и способностей;
основные события биографии человека, с которыми связаны наиболее кардинальные перестройки индивидуальных особенностей, изменения направления и темпа развития его личности.
Биографический метод
Предметом биографического метода является жизненный путь человека, в процессе которого формируется Личность, происходит сложный процесс становления индивида, его приобщение к публичным нормам, создание готовности к исполнению всевозможных ролевых целей, выработка индивидуальных ценностей, миропонимания, нрава и возможностей лица.
Неодномерность биографии лица, включающая в себя комплекс деятельностей и связей, ролей и функций, предназначает совокупность метода. Для того чтобы объять все это разнообразие и извлечь правдивую информацию, потребуется система определенных методов.
Главными источниками биографических данных являются:
официальные биографические документы (характеристики, автобиографии и др.);
практические результаты деятельности (активность в общественной работе, успешность в выполнении различных заданий и т.п.);
Сбор биографического материала начинается с изучения официальных документов личного дела. Основную цель анализа документации можно определить как получение информации о биографических данных, состоянии здоровья, моральных и индивидуально-психологических качествах, профессиональной направленности работника.
Работа с документами помогает составить заблаговременное, но довольно целое суждение об обследуемом. анализ фактических итогов его работы дает шанс получить сведение о степени сформированности исследуемых качеств. В биографии работника нужно обратить внимание на характер его общения с окружающими, общественную активность, интересы и склонности, профессиональную направленность. Автобиография позволяет проследить целостную картину жизненного пути, основанную на воспоминаниях.
Одним из главных способов сбора информации является биографическая точные даты и конкретные данные жизни, оценить направление, предрасположенности, нравственные и другие персонально-психические качества работника, распознать их адекватность содержанию профессиональной деятельности.
Расширить и конкретизировать полученный материал можно в ходе личной беседы.
Биографические данные, приобретенные с помощью разных методов, для упрощения их следующего исследования упорядочиваются в хронологической таблице.
ХронологияСобытия, фактыХарактеристикаОценка периода
Применяя хронологическую таблицу, проводят динамический анализ различных форм активности личности, развитие ее интересов и склонностей.
высококачественная переработка всего биографического материала объединяется к интерпретации и изображению лица по житейским признакам, к оценке ее направления, характера, способностей, склонностей и т.д. Основной задачей интерпретации жизненного пути является установление последовательности зарождения свойств и особенностей личности, их выраженности, обусловленности теми или иными факторами биографии.
Главными направленностями интерпретации биографического материала являются:
определение факторов развития данного работника (среды развития, собственной деятельности человека и др.);
определение персональных фаз жизненного пути;
анализ структуры факторов в каждой фазе;
выявление связей между фазами индивидуального развития.
Анкетирование
Анкетный опрос — это особенный метод сбора исходные данных о человеке, часто используемый в социальной психологии и социологии.
Анкета — это структурно организованный набор вопросов, каждый из которых логически связан с основной задачей изучения. Вопросы анкеты могут касаться профессионального направления (мотивов, интересов, увлечений), моральных и психологических качеств личности, стиля общения и поведения, характерологических специфик и др.
известно несколько типов анкет. Анкеты, базированные на самооценке опрашиваемыми своих свойств и качеств. Форма ответа — оценка в баллах степени выраженности того или иного индивидуального качества, черт характера (предприимчивости, коммуникабельности, тревожности, самодостаточности и пр.).
При применении данного метода нужно учесть его значимый недочет: высокую степень субъективности ответов из-за тяги человека изобразить себя с наилучшей стороны и скрыть изъяны. Применяя закрытую форму вопросов с несколькими вариациями ответов (например, распределенных по степени утверждения: Нет, это совсем не так, Пожалуй, так, Верно, совершенно верно), можно повысить информативную ценность ответов.
Еще одной разновидностью метода анкетирования являются анкеты, вопросы которых сориентированы на оценку опрашиваемыми своих поступков в определенных житейских обстановках. В итоге обрабатывания данных профессионал делает заключение о присутствии и уровне развития у опрашиваемого индивидуально-личных свойств.
Существует ряд правил, которые устанавливают специфики создания любого типа анкет:
перед исследованием анкеты для повышения ее прогностичности нужно четко изображать цель и задачи грядущего изучения;
вопросы анкеты должны соответствовать уровню развития и жизненному опыту опрашиваемых (возрасту, образованию, социальному происхождению, национальным особенностям и т.п.);
в формулировках вопросов должно быть как можно меньше эмоционально значимых слов;
следует избегать возможности оценочных ответов (таких, как "хорошо-плохо", "сильно-слабо" и т.п.);
формулировки вопросов должны быть по возможности промежуточными, а когда этого трудно добиться, следует дублировать вопросы таким образом, чтобы они с разных сторон отображали одно и то же свойство;
анкета должна владеть довольной разрешающей способностью, то есть возможностью выявлять как можно более тонкие отличия между людьми по степени выраженности тех или иных индивидуальных свойств;
анкета должна быть доступна, то есть опрашиваемый должен осознать вопрос, суметь припомнить о каких-то событиях прошлого и выбрать соответственный для него ответ;
количество вариантов ответов в предъявляемых вопросах, как правило, не должно быть более 5-6, а расчетное время заполнения анкеты — не более 30 минут. При разработке анкеты употребляются закрытые либо открытые вопросы.
Закрытые — это такая форма вопросов, на которые в анкете даются заранее сформулированные варианты ответов. достоинствами закрытых вопросов является возможность исключить неверное понимание вопросов, сопоставимость ответов, сравнительно более легкая форма заполнения ответов и обработка полученных данных.
Открытые вопросы — когда опрашиваемый непринужденно отвечает на заданный вопрос без каких-либо ограничений, например, биографической анкеты.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Личное дело работника как классифицированный комплекс необходимых индивидуальных и начальных учетных документов описывает трудовую активность сотрудника на различных должностях в данном учреждении или на руководящих должностях в конкретной сфере. Личное дело представляет собой комплекс документов, содержащих нужные сведения о работнике и его трудовом стаже.
В свою очередь образование личного дела делается с целью упорядоченной сортировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответственную должность. Следует учесть, что отвечающие за ведение и сохранение личных дел имеют доступ к безграничному объему, в том числе и секретной информации. Формирование (следующее ведение, формирование и хранение) личных дел сотрудников в РФ возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее индивидуальную ответственность за обеспечение должно обращения с этими бумагами.
анализ документов личного дела позволяет:
. Выявить социальные предпосылки к формированию и закреплению у работника тех или иных индивидуально-психологических качеств работнику.
. Выделить конкретные проявления или факты, свидетельствующие об активности различных психических процессов, об устойчивости определенных интересов, ценностных ориентаций, черт характера.
. Определить общее направление и состав методических приемов для дальнейшего исследования личностных особенностей работника.
Основными направлениями интерпретации биографического материала являются:
определение факторов развития данного работника (среды развития, собственной деятельности человека и др.);
определение персональных фаз жизненного пути;
анализ структуры факторов в каждой фазе;
выявление связей между фазами личного развития.
Процедура анализа и интерпретации различных материалов личного дела сотрудника помогает собрать заблаговременное, но достаточно полное понятие о сотруднике. анализ фактических итогов его работы дает шанс получить сведения о степени сформированности исследуемых качеств.
В результате обработки ответов на вопросы анкет, специалист делает вывод о присутствии и степени формирования у опрашиваемого персонально-личностных свойств.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятель кадровой службы. Учебное пособие / Л.М. Вялова — М.: Издательский дом «Академия», 2007. — 176 с. личный дело документ биографический
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю.Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004. — 544с.
Митрофанов В.И. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. — 3-е изд. — М.: Альфа-Пресс, 2010.
Михайлов Ю. М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие / Ю. М. Михайлов. — М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. — 160 с.
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудрявцева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФА — М, 2003.
Справочник по кадровому делопроизводству / Под общ. ред. Ю.Л.Фадеева. — М.: Эскимо, 2011. — с. 51-69.
Труханович Я.В. Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. образцы и формы документов с комментариями. — 7-е изд. — М.: Дело и Сервис, 2010.