Учебная работа. Законодательное регулирование делопроизводства в Республике Беларусь

Законодательное регулирование делопроизводства в Республике Беларусь

Введение

документационный административный архив

В своей ежедневной деятельности учреждения, организации, предприятия всех организационно-правовых форм и всех форм собственности решают огромное количество вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков их хранения, передачей в архив. Правильная организация и постановка делопроизводства помогает эффективно справляться с потоком внешней и внутренней документации, быстро находить нужные документы, контролировать ход их исполнения, обеспечивать сохранность.

Значительное внимание вопросам организации делопроизводства уделяет необходимых нормативных документов, усилением государственного контроля за состоянием делопроизводства и архивов, введением ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела.

Республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства является Министерство юстиции Республики Беларусь. специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие и другие) функции в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. №1947 «О государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь» в структуре Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

глубокое и тщательное изучение данных документов позволит руководителями и специалистами учреждений, организаций, предприятий правильно организовать эффективное ведение делопроизводства и архивного хранения документов, не допускать нарушений законодательства в этой сфере и, следовательно, избежать санкций за его нарушение.

Цель работы — исследовать порядок государственного регулирования делопроизводства в Республике Беларусь, провести теоретический анализ законодательства о делопроизводстве, обобщить знания в данной области, провести анализ теоретических и практических проблем, определить пути развития делопроизводства в республике.

В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи: рассмотреть порядок ведения и законодательное регулирование делопроизводства в организациях и архивах; изучить законодательные акты, регулирующих данную область; уточнить порядок осуществления контроля и надзора за ведением делопроизводства; выявить пути дальнейшего совершенствования и развития делопроизводства в Республике Беларусь.

объект исследования — государственная политика в области регулирования делопроизводства и архивного дела.

Предмет исследования — ведение делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь, его нормативное регулирование, государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и делопроизводству.

В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования. Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме. Теоретические методы включают: сравнение, обобщение, систематизацию, анализ.

В ходе изучения темы были исследованы следующие источники — нормативные акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства (Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 №323-З «об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4, и др.), научная и методическая литература по теме,
статьи и комментарии специалистов по вопросам делопроизводства, организации работы архивов, образцы документов.


В структурном плане работа представлена введением, двумя главами, логическим образом разделенными на параграфы, заключением, списком использованной литературы.

1. Организация делопроизводства в Республике Беларусь

.1 Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организациях

стандарты делопроизводства установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 (далее — Инструкция по делопроизводству) [1] и распространяют свое действие на государственные органы и иные организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Согласно п. 4 инструкции по делопроизводству организации обязаны самостоятельно разработать инструкцию, определяющую порядок ведения делопроизводства (далее — внутренняя инструкция) и отражающую специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, предусматривающую порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности [1].

Все документы организации принимаются и обрабатываются централизованно специально создаваемой для этих целей службой, которую называют службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Если документооборот небольшой, то эту функцию может выполнять один человек.

Для регламентации работы в сфере документационного обеспечения управления в организации должны быть разработаны и утверждены внутренняя инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников, выполняющих данные обязанности.

Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Руководитель организации несет ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в целом по предприятию.

В соответствии с ч. 5 п. 7 инструкции по делопроизводству при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или руководителя структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел [1]. При смене руководителя организации также составляется акт приема-передачи документов и дел.

Эффективность делопроизводства конкретной организации обусловлена, прежде всего, наличием единого порядка работы с документами, внутренних инструкций, определяющих данный порядок.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов. Унифицированные формы документов заносятся в табель унифицированных форм документов организации, по сути являющийся перечнем этих форм (приложение 1 к инструкции по делопроизводству).

Все документы организации подразделяются на входящие, исходящие и внутренние. С момента создания (поступления) они проходят строго определенные стадии. На дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции по делопроизводству) составляется номенклатура дел организации. Есть три ее вида: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятель государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» [2].

Все созданные в организации документы подлежат хранению, сроки которого зависят от содержания документа, его юридической значимости. Началом исчисления срока хранения документов является 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством [3].

Документы сроком хранения свыше 10 лет хранятся в архиве (архивное хранение), все остальные, а также документы, подлежащие архивному хранению, до передачи их в архив — по месту их создания (оперативное хранение). Для оперативного хранения документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, которые затем хранятся в рабочих комнатах или специально предназначенных для этого помещениях (ч. 2 п. 213 инструкции по делопроизводству) [4]. Положение об архиве утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует (Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №143) [5].

С развитием информационных технологий все чаще стали использоваться электронные документы и электронные цифровые подписи (далее — ЭЦП). Согласно абз. 14 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 №113-З «об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон) электронным признается документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность [6].

электронный документ создается, обрабатывается, хранится, передается и принимается с помощью программных, программно-технических и технических средств (ст. 16 Закона), в частности посредством компьютерных программ. Законом предусмотрено, что электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей: информации, составляющей содержание документа (общая часть), и одной или нескольких ЭЦП (особенная часть) (ст. 17 Закона).

В отношении юридической силы электронного можно сказать следующее:

) электронный документ и идентичный ему по содержанию документ на бумажном носителе имеют равную юридическую силу. При этом документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ч. 2 ст. 19 Закона);

) все идентичные экземпляры электронного документа имеют равную юридическую силу и признаются его оригиналами (ч. 1 ст. 19 Закона);

) оригинал и копия электронного документа, удостоверенная в надлежащем порядке, имеют равную юридическую силу (ч. 3 ст. 22 Закона);

) электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа (процедуры досрочного прекращения действия ключа), не имеет юридической силы (ч. 2 ст. 22 Закона);

) только подлинный электронный документ приравнивается по юридической силе к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно (ч. 1 ст. 22 Закона).

Одним из недостатков использования электронного документа является возможность проставления ЭЦП неуполномоченным лицом, так как применить ее может любой человек, имеющий доступ к личному ключу и средствам ЭЦП. Достоверность содержания документа обеспечивается только при условии, что владелец личного ключа (уполномоченное лицо) является единственным, кто может им воспользоваться.

Законодательством установлены единые требования к ведению делопроизводства в отношении документов, созданных на бумаге, и документов в электронном виде (п. 3 инструкции по делопроизводству), к которым относятся электронные документы.

электронный документ должен содержать все реквизиты, установленные для документов на бумажном носителе, за исключением оттисков печати и штампа. Собственноручную подпись в электронном документе заменяет ЭЦП. (п. 231 Инструкции по делопроизводству).

Когда электронные документы необходимо представить в государственные органы, иные организации, не имеющие возможности проверить ЭЦП (например, в суд в качестве доказательства), целесообразно распечатать электронный документ на бумажном носителе (т.е. в форме внешнего представления), однако юридическую силу он приобретает лишь при условии надлежащего заверения (копия электронного документа) (ст. 20 Закона; Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 №1086 «об утверждении Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе» [7]). Удостоверяют формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе: нотариусы (иные должностные лица, имеющие право совершать нотариальные действия); субъекты хозяйствования, имеющие лицензию на Право осуществления деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе [8].

Практика показывает, что использование электронных документов и электронного документооборота имеет большой ряд преимуществ перед бумажным документооборотом. использование электронных документов имеет ряд преимуществ: защита информации от изменения, гарантия ее достоверности и подлинности, сокращение времени и затрат, возможность включить в документ мультимедийную информацию и др. Однако несмотря на видимое удобство использования электронного документооборота повсеместное распространение электронных документов в хозяйственной и иной деятельности ограничено [8].

Переход на электронный документооборот в республике оказался сложной задачей. На состоявшейся в Минске еще в 2007 году конференции «электронный документооборот: проблемы и пути их решения» один из крупных специалистов по информационным технологиям констатировал, что перспективы такого перехода обсуждаются уже лет 15. На конференции было отмечено, что «необходимо существенно изменить общие подходы к документированию управленческой деятель и к информационному взаимодействию между ее субъектами» [9].

За последние годы в республике проводится масштабная работа по повсеместному внедрению электронного документооборота. Действия по созданию общегосударственной инфраструктуры активизировались после принятия нового Закона Республики Беларусь «об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. [6]. Законом предусмотрена государственная система управления открытыми ключами, представляющая собой систему взаимосвязанных и аккредитованных в ней удостоверяющих и регистрационных центров.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 года №157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» [10] большому числу государственных органов и иных организаций поручено приобрести и внедрить ведомственные системы электронного документооборота. До 1 января 2015 года внедрение систем электронного документооборота поручено государственным органам и иным государственным организациям, подчиненным (подотчетным) президенту, Совету Республики и Палате представителей, Конституционному, Верховному и высшему Хозяйственному Судам, Комитету госконтроля, Генпрокуратуре, Аппарату Совета Министров, республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям, подчиненным правительству, областным и Минскому горисполкомам. До 1 января 2016 года выполнение требований поручено иным госорганам и организациям, хозяйственным обществам. Также госорганам указывается принять меры по сокращению к 2016 году оборота документов на бумажных носителях [11].

На основании вышеизложенного, можно сделать следующие выводы. Главная цель стандартизации делопроизводства — повышение эффективности и качества документационного обеспечения. Государством строго урегулированы порядок и форма работы с документами, а также порядок их хранения. Законодательством установлены единые требования к ведению делопроизводства в отношении документов, созданных на бумаге, и документов в электронном виде. В настоящее время Республика Беларусь находится на пути перехода на международные стандарты электронной подписи и повсеместного внедрения электронного документооборота.

1.2 Государственное регулирование деятель архивов в Республике Беларусь

декабря 2011 г. вступил в силу законоб архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле и делопроизводстве) [12]. одновременно прекратил действие Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее — Закон 1994 года).

Принятие нового Закона в сфере архивного дела было обусловлено необходимостью совершенствования норм действующего законодательства, приведения норм Закона 1994 года в соответствие с другими законодательными актами Республики Беларусь, обеспечения комплексности правового регулирования. В Законе систематизированы нормы действовавших законодательных актов в сфере архивного дела и делопроизводства. В частности, нашли отражение нормы Положения о национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 №373 [13]) и снят ряд противоречий в правовом регулировании архивного дела [14].

В соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве более не существует законодательного разделения архивов на ведомственные архивы (архивы государственных организаций) и архивы организаций негосударственной формы собственности. Независимо от формы собственности все архивы организаций обозначены в Законе об архивном деле и делопроизводстве как «архивы государственных органов, иных организаций» [12].

Таким образом, уже в самом определении содержится важное положение, суть которого в том, что независимо от того, принадлежит ли архив государственной организации или организации негосударственной формы собственности, все архивы подчиняются требованиям законодательства по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. теперь по отношению к любому из архивов можно употреблять термин «архив организации».

Чтобы понять, какое именно место занимает архив организации в системе государственных архивных учреждений, рассмотрим эту систему.

основным является республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства — Департамент по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь (далее — Департамент). На него возлагается функция государственного управления всеми архивами республики.

Департаменту непосредственно подчиняются республиканские государственные архивы: Национальный исторический архив Беларуси в г. Минске и Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно, национальный архив Республики Беларусь, Белорусский государственный архив — музей литературы и искусства, Белорусский государственный архив научно-технической документации и Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов (г. Дзержинск).

Следующий уровень государственных архивов — областной. В каждом областном центре действуют государственные областные архивы, которые комплектуются документами органов власти и управления областного уровня.

Следующий уровень — зональные государственные архивы, которые обслуживают государственные организации нескольких районов. Они комплектуются документами районных организаций своей зоны действия. В республике действуют 16 зональных государственных архивов.

Следующий вид архивов, которые созданы и действуют на территории Республики Беларусь, — это территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов, которые в течение нескольких последних лет созданы практически при всех районных (городских) исполнительных комитетах.

Районные и городские архивы занимают особое место в системе архивных учреждений Республики Беларусь. Их создание было вызвано необходимостью сохранения и использования документов по личному составу прежде всего ликвидируемых организаций для обеспечения прав и законных интересов граждан. Для исправления критической ситуации в первой половине 1990-х гг., когда многочисленные коммерческие организации после недолгого существования исчезали, не оставив документов о своей деятельности, было принято постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.03.1998 №464 «об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 года» [15]. Этим документом предусмотрено создание районных и городских архивов по личному составу. В районные и городские архивы по личному составу должны были поступать на хранение: документы ликвидируемых организаций негосударственной формы собственности; документы по личному составу ликвидируемых организаций независимо от форм собственности, не имеющие правопреемника; документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и другие документы, связанные с разгосударствлением, приватизацией государственной собственности; медицинская документация; похозяйственные книги. Состав принимаемых на хранение документов ликвидируемых организаций был значительно шире и выходил за рамки документов по личному составу.

В п. 64 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 №11 [16], впервые районные и городские архивы по личному составу официально названы территориальными (городскими или районными) архивами местных исполнительных или распорядительных органов (документ утратил силу на основании Декрета Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 №1). Это название законодательно закреплено в ст. 13 Закона об архивном деле и делопроизводстве [12].

Однако с принятием Закона об архивном деле и делопроизводстве территориальные (городские или районные) архивы выведены из системы государственных архивов и рассматриваются как отдельный вид архивов.

С одной стороны, территориальные (городские или районные) архивы создаются по решению местных исполнительных и распорядительных органов по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время это Департамент). С другой стороны — они не являются классическим образцом государственных архивов, которые комплектуются документами постоянного хранения в основном действующих государственных организаций.

Как отмечено выше, на хранение в территориальные (городские или районные архивы) поступают документы Национального архивного фонда реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций. Для того чтобы подчеркнуть особый статус территориальных архивов, их выделили из системы государственных архивов.

Кроме указанных выше архивных учреждений в систему государственных архивных учреждений Республики Беларусь входят 2 научно-исследовательских учреждения (Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела и Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации) и 2 республиканских лаборатории по микрофотокопированию, реставрации и микрофильмированию документов (в г. Минске и г. Гомеле).

Вся эта система называется государственными архивными учреждениями Республики Беларусь. основным звеном являются архивы государственных органов, иных организаций, в которых хранятся документы, которые составляют национальный архивный фонд.

Национальный архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей. Государственная часть Национального архивного фонда формируется из документов государственных органов, иных организаций, включенных в списки источников комплектования государственных архивов.

Все государственные организации Республики Беларусь подразделяются на организации Списка №1 и Списка №2.

Организации списка №1 — источники комплектования для государственных архивов, организации списка №2 не являются источниками комплектования для государственных архивов. Отнесение организаций к Спискам №1 и №2 осуществляют государственные архивы.

Независимо от того, к какому списку относятся организации и какой они формы собственности, все они подпадают под действие Закона Закона об архивном деле и делопроизводстве.

Статья 4 главы 1 и ст. 12, 13 главы 4 Закона об архивном деле и делопроизводстве устанавливают, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов национального архивного фонда [12].

С целью обеспечения накопления, хранения, учета и эффективного использования документов в каждой организации должен быть создан архив. Архив организации создается по решению руководителя этой организации.

На архив организации приходится основной объем работы по обеспечению сохранности документов, которые входят в состав Национального архивного фонда и являются национальным достоянием. Ответственность за полноту сохранности документов несут руководители организаций.

Многолетняя практика государственных архивов по отношению к государственным организациям привела к их предельно ясным взаимоотношениям [17].

В государственных организациях, относящихся к Списку №2, документы постоянного хранения не создаются. Самый большой срок хранения документов — 75 лет также относится к документам по личному составу. Эти документы в обязательном порядке хранятся в архиве организации. Сроки хранения документов определяются при проведении экспертизы ценности документов, для этого создаются в организациях экспертные комиссии.

Организации негосударственной формы собственности, индивидуальные предприниматели не являются источниками комплектования государственных архивов. Как уже известно, документы поступают на государственное хранение в обязательном порядке только в случае ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя. Однако документы организаций негосударственной формы собственности и индивидуальных предпринимателей также входят в состав национального архивного фонда и составляют его негосударственную часть. Из этого следует, что на протяжении всей деятель организации и индивидуального предпринимателя создаются также документы постоянного хранения и документы по личному составу, которые должны содержаться в надлежащем порядке в архиве негосударственных организаций и у индивидуальных предпринимателей. Для проведения экспертизы ценности документов в негосударственных организациях также создаются экспертные комиссии. индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии.

Документы постоянного хранения и по личному составу в негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей должны быть сформированы и оформлены в соответствии с требованиями государственных архивов. Требования едины для всех без исключения и определены нормативными документами.

Первоочередная задача — выстраивание отношений Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь и государственных архивов с негосударственными организациями. [17]

Как отмечают специалисты на сегодняшний день Госархивнадзор не уделяет еще достаточного внимания организациям негосударственной формы собственности, сосредоточившись на государственных организациях. Тем не менее сделано немало: удалось обеспечить сохранность документов постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, по крайней мере, сохранить то, что было в наличии у организаций на момент их ликвидации [18].

Сейчас следует выстроить отношения Госархивнадзора и государственных архивов с негосударственными организациями в течение осуществления ими своей деятельности, и Закон об архивном деле и делопроизводстве создал для таких взаимоотношений базу (ст. 22) [12].

таким образом, в Республике Беларусь создана четкая система государственных архивных учреждений. Деятельность органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений Республики Беларусь направлена на укрепление и развитие материально-технической базы госархивов, улучшение условий хранения архивных документов, обеспечение сохранности, государственного учета документов, формирования Национального архивного фонда, организации всестороннего использования документов, развития научно-справочного аппарата. Большое внимание уделяется внедрению современных информационных технологий, повышению уровня работы по оказанию услуг организациям и населению, решению проблем социальной защищенности граждан. В Республике Беларусь принята государственная программа «Архивы Беларуси» на 2011-2015 годы. От госархивов и архивов организаций требуется безукоснительное выполнение нормативных требований. Создание оптимальных условий для хранения документов позволяет обеспечить возможность их использования в случае необходимости в течение установленного нормативными правовыми актами Республики Беларусь времени.

2. Законодательное регулирование делопроизводства в Республике Беларусь

.1 Нормативное регулирование делопроизводства.

основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является законгосударственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст. 33 Закона об архивном деле и делопроизводстве) [12].

Общие принципы ведения делопроизводства, общие требования к документированию управленческой деятель и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определяются инструкцией по делопроизводству. Ее требования распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 инструкции по делопроизводству [1].

На основании Инструкции по делопроизводству должны разрабатываться типовые или примерные инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.

порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан регламентируют:

законоб обращениях граждан и юридических лиц» [19];

Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 №1786 [20].

При оформлении организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться:

государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 №69 (далее — СТБ 6.38-2004);

Методическими указаниями по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 №41.

Эти документы устанавливают набор постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке организационно-распорядительных документов и работе с ними, определяют правила их оформления, порядок расположения на документе и пр.

Как самостоятельный документ СТБ 6.38-2004 входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 №25. Унифицированная система организационно-распорядительной документации является методическим документом и включает в себя также альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительную записку к нему. Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) в общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы» [21].

Нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Минюстом Республики Беларусь от 24.05.2012 №143 [22].

При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (типовые перечни). Под типовыми документами понимаются документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятель государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 №140 [23].

В типовых перечнях определены сроки хранения как для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение (не являющихся источниками комплектования государственных архивов), в т.ч. негосударственных.

Работа с электронными документами регламентируется Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 №113-З «об электронном документе и электронной цифровой подписи» [6]. Данным Законом определены сфера обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к электронному документу, его структура, способы придания ему юридической силы и др.

Отбор электронных документов на государственное хранение осуществляется согласно инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 11.05.2012 №121 [24].

таким образом, в Республике Беларусь создана широкая нормативная база для регламентации единой системы организации делопроизводства. В настоящее время ведется работа по дальнейшему приведению актов законодательства Республики Беларусь в соответствие с требованиями Закона об архивном деле и делопроизводстве. Данный закон открывает новые возможности государственным архивам для сотрудничества на законодательной основе с негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями, представительствами иностранных организаций в сфере архивного дела и делопроизводства.

.2 Ответственность за нарушение законодательства об организации делопроизводства, надзор и контроль

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст. 33 Закона об архивном деле и делопроизводстве) [12].

Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства нашла прямое отражение в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях [25]:

за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений, — штраф от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37);

за выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством, — до 20 базовых величин (ст. 22.11);

за незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу — до 20 базовых величин (ст. 22.10).

Государственный надзор (контроль) за соблюдением требований законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее — Госархивнадзор).

В задачи государственной инспекции входит:

осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;

установление причин, порождающих нарушения требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, содействие в их устранении;

предупреждение нарушений законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь действует в составе Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

В состав Госархивнадзора входят: главный государственный инспектор, который возглавляет Госархивнадзор, его заместитель, государственный инспектор (состоят в штате Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь), а также государственные инспекторы архивов и делопроизводства областей и г. Минска, которые состоят в штатах отделов по архивам и делопроизводству областных и Минского городского исполнительных комитетов. государственные инспекторы архивов и делопроизводства областей и г. Минска подчиняются главному государственному инспектору архивов и делопроизводства Республики Беларусь.

Все должностные лица Госархивнадзора назначаются на должность и освобождаются от должности директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Все сотрудники Госархивнадзора выполняют свои обязанности в соответствии с должностными инструкциями, утверждаемыми директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, имеют удостоверения установленной формы.

наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов составляют штат общественных инспекторов.

Общественные инспекторы утверждаются Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь по представлению руководителей отделов по архивам и делопроизводству областных и Минского городского исполнительных комитетов. Внештатным инспекторам архивов и делопроизводства выдаются удостоверения установленной Департаментом по архивам и делопроизводству формы.

Контроль (надзор) за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства осуществляется путем проведения проверок в организациях, их обособленных подразделениях, имеющих номер плательщика, представительствах иностранных организаций, у индивидуальных предпринимателей, а также лиц, осуществляющих частную нотариальную, ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, в рамках компетенции контролирующих (надзорных) органов, определенной законодательными актами.

Таким образом, Госархивнадзор имеет Право осуществлять проверки состояния архивов и делопроизводства всех организаций республики независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.

Государственные и общественные инспекторы осуществляют проверки в соответствии с перечнем вопросов, подлежащих инспектированию. По результатам проверки представитель архивной инспекции составляет акт.

Если во время проверки выявлены нарушения, которые не содержат признаков административного правонарушения, составляется предписание. Это своего рода предупредительная мера, целью которой является устранение обнаруженных недостатков. На основании предписания руководитель проверяемой организации обязан принять меры по устранению выявленных недочетов в сроки, указанные в предписании. Невыполнение предписания влечет за собой наложение штрафа в размере до 20 базовых величин по ст. 22.11 КоАП [25].

В случае утраты или незаконного уничтожения документов с нарушением установленных сроков и порядка выделения к уничтожению документов, а также причинение документам непоправимых повреждений сотрудники Госархивнадзора имеют Право привлекать виновных к административной ответственности. Сотрудники Госархивнадзора составляют протокол, в котором излагаются санкции, применяемые к нарушителю.

За утрату или незаконное уничтожение документов предусматривается наложение штрафа по ст. 23.37 КоАП [25]. протокол направляется в отдел по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. На основании протокола государственным инспектором выносится постановление об административном правонарушении.

Копия постановления в течение 3 дней вручается или высылается лицу, в отношении которого оно вынесено. Штраф должен быть уплачен в течение 15 дней со дня получения постановления о наложении штрафа. Сумма штрафа взыскивается в бесспорном порядке с расчетного счета организации в банке или из заработной платы виновного физического лица.

Таким образом, в Республике Беларусь предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность за нарушение законодательства об организации делопроизводства. Государственный надзор (контроль) за соблюдением требований законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь. Организации обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными Государственной архивной службой нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение, делопроизводство и работу архивов.

Заключение

В соответствии с Законом об архивном деле государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь, республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, местными исполнительными и распорядительными органами в пределах их компетенции. Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включает в т.ч. установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства. Главная цель стандартизации делопроизводства — повышение эффективности и качества документационного обеспечения.

В Республике Беларусь проводится постоянная работа по совершенствованию норм законодательства в области ведения делопроизводства, обеспечения комплексности правового регулирования. За последние годы в Республике Беларусь принят ряд нормативно-правовых актов, направленных на совершенствование регулирования отношений, связанных с деятельностью по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, с созданием и Деятельностью архивов, отношений в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь. законновые возможности государственным архивам для сотрудничества на законодательной основе с негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями, представительствами иностранных организаций в сфере архивного дела и делопроизводства.

Организации обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными Государственной архивной службой нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение, делопроизводство и работу архивов. За нарушение законодательства об организации делопроизводства предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность.

В настоящее время Республика Беларусь находится на пути перехода на международные стандарты электронной подписи и повсеместного внедрения электронного документооборота. использование электронного документа позволит ускорить и оптимизировать обмен документами, сократить текущие затраты, связанные с ведением документооборота.

список использованной литературы

1. Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: Постановление Минюста Респ. Беларусь от 19 янв. 2009 г. №4: в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 №235, от 27.01.2012 №18, от 15.01.2013 №9 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»: Постановление Минюста Респ. Беларусь от 24 янв. 2012 г. №140: в ред. постановления Минюста Респ. Беларусь от 20 мая 2014 г. №116 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Лысик, С.Л., Дело о делопроизводстве / С.Л. Лысик // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Мартинкевич, А.С., Документы нужно хранить / А.С. Мартинкевич // Консультант Плюс: Беларусь. технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. об утверждении правил работы архивов государственных органов и иных организаций: Постановление Минюста Респ. Беларусь от 24 мая 2012 г. №143 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. об электронном документе и электронной цифровой подписи: законзаконзаконконсультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. об утверждении положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе: Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 №1086: и изм. и доп. Постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 15 авг. 2013 г. №718 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Журавлева, А.Л. В ногу со временем: электронный документ и электронная цифровая подпись / А.Л. Журавлева // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Носевич, В.А. Внедрение электронного документооборота в государственном управлении Республики Беларусь (2013) // В.А. Носевич // Архiвы i справаводства. — 2013. — №5 (89). — С. 35-42.

. О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь от 4 апр. 2013 г. №157 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. К 2015 госорганы РБ перейдут на электронный документооборот — 2013. — (#»justify»>. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: законконсультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. об утверждении положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 №373: с изм. и доп. Указ Президента Респ. Беларусь от 23 апр. 1999 г. №231, Указ Президента Респ. Беларусь от 4 окт. 2002 г. №513, Указ Президента Респ. Беларусь от 21 дек. 2004 г. №604 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Липницкий, В.В. Комментарий к закону Республики Беларусь от 25.11.2011 №323-З «об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»/ В.В. Липницкий // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Шумейко, М.Ф. Архивоведение Беларуси: учеб. пособие / М.Ф. Шумейко, К.И. Козак, В.Д. Селеменев. — Мн.: 1998. — С. 312.

. Кондакова, Н.А. архив организации и его место в системе государственных архивных учреждений Республики Беларусь / Н.А. Кондакова // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Дернович, Е.А. Организация работы архива / Е.А. Дернович // Консультант Плюс: Беларусь. технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. об обращениях граждан и юридических лиц: Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 №300-З // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. об утверждении положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей: Постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 30.12.2011 №1786 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Рыбаков, А.Е. Нормативное регулирование ведения делопроизводства / А.Е. Рыбаков // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Кудрякова, Г. Комментарий к закону Республики Беларусь от 25.11.2011 №323-З «об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Сфера деятель Закона расширена / Г. Кудрякова // Консультант Плюс: Беларусь. технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Рыбаков, А.Е. Научно-практический комментарий к инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь / А.Е. Рыбаков // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. об утверждении инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов: Постановление Минюста Респ. Беларусь от 11.05.2012 №121 // консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

. Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях: Кодекс Респ. Беларусь, 21 апр. 2003 г., №194-З: с изм. и доп. законзаконконсультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014.

Учебная работа. Законодательное регулирование делопроизводства в Республике Беларусь