Учебная работа. Документирование распорядительной деятельности

Документирование распорядительной деятель

МИНОБРАЗОВАНИЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение Ростовской области

«Ростовский-на-Дону колледж радиоэлектроники,

информационных и промышленных технологий»

(ГБПОУ РО «РКРИПТ»)

КУРСОВАЯ РАБОТА

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ деятель

Ростов-на-Дону — 2016

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты организации распорядительной деятельности в организации

.1 Распорядительные документы: особенности и основные стадии подготовки

.1 Виды документации по управлению персоналом

Глава 2. анализ распорядительных документов по управлению персоналом в организации

.1 Приказы по личному составу

.2 Документирование распорядительной деятель в современной России

Заключение

Список источников и литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью на любом уровне крайне затруднено.

Распорядительные документы необходимы в целях эффективного регулирования деятельности, с помощью которой осуществляется реализация задач, поставленных перед организацией, независимо от ее организационно-правовой формы.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, средства и способы осуществления основной деятельности, а также решаются все возникающие проблемы. В состав распорядительных документов входят юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых выступают конкретные организации, их структурные подразделения и должностные лица. Данные предписания представляют собой юридические документы, вызывающие возникновение определенных административно-правовых отношений.

Согласно действующему законодательству органы исполнительной и законодательной власти Российской Федерации издают следующие документы: указы, решения, распоряжения, приказы, постановления, указания и инструкции. На территориях административно-территориальных единиц издаются распоряжения и постановления главы администрации, а также его заместителей. Подобные документы подлежат изданию в городских и районных администрациях. В свою очередь, органы представительной власти принимают решения.

Распорядительные документы в большой степени затрагивают подразделения кадровой службы и канцелярии. Управленческая и организационная деятельность, главным образом, состоят в разработке и дальнейшей реализации положений документации в распорядительной деятель. С помощью распорядительных документов совершенствуется организация управления, способы и средства осуществления основной деятельности.

Объект курсовой работы — механизм и элементы распорядительной деятельности. Предмет курсовой работы — изучение и анализ распорядительных документов по управлению персоналом в современной организации.

Целью исследования в курсовой работы является анализ особенностей распорядительной деятельности. В связи с целью исследования в курсовой работе был поставлен ряд задач, а именно:

изучить особенности и основные стадии подготовки распорядительных документов;

рассмотреть виды документации по управлению персоналом;

охарактеризовать приказы по личному составу;

проанализировать распоряжения по личному составу

Практическая Ценность курсовой работы заключается в том, что теоретический материал, а также материалы анализа и сделанных выводов на тему организационно-распорядительной документации могут быть использованы в учебном процессе, а также на семинарах и занятиях с работниками делопроизводственной сферы.

Источниковедческая база курсовой работы: Трудовой кодекс Российской Федерации, а также труды таких авторов, как Басаков М.И., Быков Т.А., Вялова Л.М., Денисова М.В., Кожанова Е.Н., Лихачев М.Т.

Курсовая работа по структуре состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы. В первой главе курсовой работы представлены теоретические аспекты организации распорядительной деятель в организации. Во второй главе курсовой работы представлен анализ распорядительных документов по управлению персоналом в организации.

ГЛАВА 1. ТЕРЕТИЧЕСКИЕ аспекты ОРГАНИЗАЦИИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Распорядительные документы: особенности и основные стадии подготовки

Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой реализуются задачи и функции, поставленные перед организацией, независимо от содержания и характера деятельности организации, а также ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов становится возможным совершенствование способов и средств осуществления основной деятель организации, ее обеспечение всеми видами ресурсов, организационная структура, т.е. весь комплекс возникающих ситуаций и проблем.

К распорядительной документации относятся:

постановления;

приказы;

решения;

указания;

распоряжения.

При помощи распорядительных документов совершенствуется организационная структура организации, а также основное содержание, методы, средства и способы осуществления основной деятельности организации, осуществляется обеспечение организации всеми видами ресурсов. кроме того, распорядительные документы позволяют успешно и эффективно решать все возникающие проблемные ситуации.

Подготовка основных видов распорядительных документов представляет собой сложный процесс, который имеет различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат единоначалия (распоряжение, приказ) и коллегиальной деятель (решения, постановления)[5, с. 49].

Выделяются следующие стадии подготовки распорядительного документа, представленные на рисунке 1.1:

Рисунок 1.1 — Стадии подготовки распорядительного документа

Для решений и постановлений добавляется стадия обсуждения и дальнейшего принятия данных документов на заседании коллегиального органа.

Процедура составления распорядительного документа подлежит описанию в инструкции по делопроизводству, в которой представлены последовательность работ над проектом будущего документа, а также требования, соблюдение которых гарантирует юридическую полноценность данного документа.

процесс подготовки проекта распорядительного документа может быть поручен:

отдельным должностным лицам;

одному структурному подразделению;

нескольким структурным подразделениям.

При разработке проектов объемных и сложных распорядительных документов могут быть сформированы специальные комиссии (рабочие группы), привлечены к сотрудничеству квалифицированные специалисты из практических работников или ученые.

Так, основным условием, обеспечивающим высокое качество документа выступает достаточная компетентность его готовящих лиц. В соответствии с этим, чем выше уровень создаваемого документа, тем выше предъявляемые к его составителям требования (глубина знания вопроса, профессионализм, грамотность, культурный уровень).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть:

конкретное поручение вышестоящего органа;

издание документа органами управления и власти;

необходимость осуществления распорядительной и исполнительной деятельности в целях осуществления возложенных на организацию задач. [10, с. 61]

Организация или ее структурное подразделение может выступить с соответствующей инициативой разработки распорядительного документа по определенному вопросу. Начальная стадия разработки проекта распорядительного документа — изучение сущности вопроса представляет собой определение спектра вопросов, которые планируется отразить в данном документе.

В первую очередь, проводится изучение решений правительства, законодательных актов, ведомственных нормативных актов, архива распорядительных документов по данному и сходным вопросам.

Изучение решений правительства и законодательных актов обеспечивает кроме правовой основы распорядительного документа, государственную постановку и направленность проблемы.

Анализ ранее созданных распорядительных документов по данному вопросу позволяет при необходимости поставить вопрос об отмене отдельных пунктов, их замене и т.п.

Подготовка проекта распорядительного документа в обязательном порядке подразумевает сбор необходимой информации по сути поставленного вопроса. Изучив все собранные необходимые материалы и получив четкую определенность насчет предмета изучения, приступают к непосредственному составлению проекта, цель издания которого становится определенной.

Основное внимание необходимо концентрировать на составлении основных положений решения. Так, необходимо создание его чернового варианта с последующей обязательной редакцией и уточнением частей в порядке их согласования. [13, с. 104]

Согласование и подписание распорядительного документа является завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов. До своего подписания проект документа подлежит согласованию с структурными подразделениями, должностными лицами, заинтересованными учреждениями, с которыми он так или иначе связан.

Процедура согласования проводится путем проставления грифа согласования или визирования.

Проект распоряжения, решения, приказа подлежит визированию руководителем вносящего проект структурного подразделения, составителем проекта, а также всеми указанными исполнителями в проекте, юрисконсультом, ответственными за исполнение документа в целом должностными лицами.

Виза юрисконсульта говорит о соответствии документа нормативным и законодательным актам, о соответствии формулировок требованиям некоторых органов (суда, здравоохранения, прокуратуры и т.п.)

В организации обязательно должен быть перечень визирующих проекты распорядительных документов должностных лиц.

Структурное подразделение или лицо, подготовившее проект распорядительного документа проводит процедуру согласования. Гриф согласования и визы обычно помещают на первый экземпляр проекта.

В случае наличия разногласий с проектом составляется мотивированное заключение. Также в том случае, если в проект внесены значительные поправки в процессе доработки, то документ в обязательном порядке подлежит согласованию повторно.

Проект распорядительного документа тщательно выверяется перед его подписанием. Особое внимание при этом следует обратить на комплексную проверку Ф.И.О. и цифровых данных.

Проекты принимаемых коллегиальными органами распорядительных документов, к которым относятся решения и постановления, подлежат обсуждению и дальнейшему принятию на заседаниях.

В ходе их обсуждения возможно внесение соответствующих дополнений и поправок. Готовые доработанные проекты подлежат вынесению на утверждение в течении следующего заседания.

Далее все подготовленные проекты распорядительных документов подлежат подписи руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи — председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся. [17, с. 82]

Распорядительные документы приобретают юридическую силу с момента их непосредственного подписания, а также доведения до сведения исполнителя. Сроки действия и вступления акта управления в силу в ряде случаев указываются в самом документе.

Решения, постановления, приказы, распоряжения тиражируются и распространяются в соответствии со подготовленным составителями проекта распорядительного документа списком.

.2 Виды документации по управлению персоналом

распорядительный документ управление персонал

Виды документации по управлению персоналом представляют собой разделение кадровой документации организации на соответствующие группы в зависимости от функционального назначения.

рассмотрим основные виды документации по управлению персоналом, представленные на рисунке 1.2 [4, с. 75]:

Рисунок 1.2 — Виды документации по управлению персоналом

Так, распорядительные документы по управлению персоналом включают в себя:

указания и распоряжения по вопросам работы с персоналом;

приказы и т.п.

Персональные документы по управлению персоналом содержат следующее:

справки с места работы;

трудовые книжки;

автобиографии и т.п. [17, с. 103]

Учетные документы по управлению персоналом представлены личные карточками сотрудников, личным листком учета и др.

Плановые документы по управлению персоналом включают в себя:

заявки на молодых специалистов;

плановые задания по кадровым вопросам;

плановые расчеты по оплате труда и численности;

отчетно-статистические документы по балансу рабочего времени, производительности труда, заработной плате и др.

На сегодняшний день актуальной проблемой кадрового менеджмента выступает совершенствование системы документационного обеспечения службы управления персоналом в организации.

В общей сложности оформление трудовых отношений содержит сорока видов работ, которые могут быть сгруппированы в следующие десять групп, представленные на рисунке 1.3 [11, с. 97]:

рисунок 1.3 — Деятельность по оформлению трудовых отношений в организации

Трудовая деятельность работника организации регулируется приказами о переводе и увольнении, командировках, отпусках, поощрениях и т.п.

руководитель подписывает проект приказа по личному составу. На данном приказе сотрудник организации, относительно которого он был издан, проставляет свою визу («С приказом ознакомлен»), подпись и дату.

С приказа по личному составу снимают две копии (для бухгалтерии и для личного дела), которые впоследствии заверяют в отделе кадров или у секретаря.

Организация текущего хранения документов, в первую очередь, необходима для их сохранности. Подлинные экземпляры приказов о приеме на работу, увольнениях, переводах, подписанные руководителем организации лично, формируются в отдельное дело за календарный год.

внутри данного дела все приказы помещаются в строгом хронологическом порядке. Те документы, которые послужили основанием для непосредственного издания приказов, подлежат формированию в виде отдельного дела, в котором они помещаются в хронологическом порядке.

дела с приказами о предоставлении отпусков, взысканиях, с приказами о командировках и со служебными записками формируются отдельно.

Юридическая сила документации по управлению персоналом обеспечивается комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту, установленным для каждой отдельной разновидности документов.

Основным документом, определяющим состав реквизитов и требования к их оформлению, выступает ГОСТ Р 6.30-2003.

По целевой принадлежности выделяют две группы документации по управлению персоналом, а именно:

документация по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпуска, личная карточка сотрудника и т.п.);

документация, связанная с осуществлением функций по организации труда и управлению персоналом (положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, штатная численность и структура, штатное расписание и т.п.)

знание как нормативной, так и нормативно-справочной документации по вопросам ведения документации по управлению персоналом позволяет:

обеспечить сохранение и оперативное использование документов в текущей деятель организации;

грамотно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства;

предотвратить опасность несанкционированного использования информации;

устранить негативные последствия для своих сотрудников, причиной которых может стать нарушение правил ведения кадровых документов, что означает для работодателя избежание установленной действующим законодательством ответственности. [8, с. 46]

Таким образом, в процессе формирования и документального оформления трудовых отношений появилось множество документов под обобщенным названием «документация по управлению персоналом».

Создание и дальнейшее ведение кадровой документации является не правом, а обязанностью работодателя, регламентированной нормативно — правовыми актами.

Комплекс документации по управлению персоналом подлежит систематизации по различным признакам.

Таким образом, каждый работодатель, вне зависимости от того, физическое или юридическое это лицо, в ходе осуществления хозяйственной деятель сталкивается с разнообразными вопросами организации труда, а также управления трудовыми отношениями и необходимостью эффективного регламентирования данных процессов.

Наглядным результатом регламентирования для конкретного работодателя является комплекс документов, именуемый документацией по управлению персоналом.

Документация по управлению персоналом представляет собой совокупность документов, которые отражают как наличие, так и движение персонала. Документированная информация — это основа управления. необходимая информация содержится в документах, которые придают ей конкретную организационную форму.

Данная «задокументированная» информация служит основанием для управленческих решений и выступает их материальным воплощением, обеспечивая юридической силой.

Документальное оформление кадровых процедур представляет собой неотъемлемую обязанность работодателя, вне зависимости от его организационно-правовой формы и масштабов деятель.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу в организации издаются в целях документирования трудовых отношений работодателя и работника.

Данные приказы издаются в следующих случаях:

прием на работу;

перевод на другую работу;

предоставление работнику отпуска;

направление работника в командировку;

поощрение работника;

определение для работника дисциплинарного взыскания;

увольнения работника.

В основном приказы по личному составу подлежат оформлению в унифицированных формах, которые утверждены действующими органами статистики, а также подготовлены согласно постановлению Правительства РФ.

текст приказа по основной деятельности включат две части:

распорядительная. [17, с. 122]

Если приказ был издан по личной инициативе руководителя, то в констатирующей части приводятся задачи и цели предписываемых приказом управленческих действий. иначе говоря, в приказе предоставляется объяснение необходимости издания данного приказа.

В приказах, изданных как исполнение распорядительных документов, Правительства РФ, правительства субъекта РФ, федерального органа исполнительной власти и других органов управления, в констатирующей части определяют вид документа, заголовок, номер, организацию-автора и дату данного документа.

Например, «во исполнение приказа Федерального агентства по образованию РФ от 03.02.2015 № 127 «об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть приказа в обязательном порядке начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», напечатанного с новой строки прописными буквами без абзаца.

Текст приказа подлежит делению на пункты, пронумерованные арабскими цифрами.

каждый отдельный пункт приказа может включать в себя действия, различные по характеру исполнения. Каждое предписываемое действие указывается в тексте приказа глаголом неопределенной формы (например, осуществить, подготовить, обеспечить, организовать, создать, направить и т. п.)

Каждый отдельный пункт распорядительной части начинается с конкретного указания исполнителя — структурного подразделения или должностного лица.

Срок исполнения обозначается в каждом пункте приказа или подлежит выделению в общий пункт для всего комплекса предписываемых действий.

Также в отдельном пункте приказа представлены те лица, на которых возложена функция контроля за его надлежащим исполнением («Контроль за исполнением приказа возложить на…»). [9, с. 84]

В современной практике управления зачастую встречаются ситуации, при которых изданный новый приказ отменяет полностью изданный ранее или аннулирует его отдельные пункты. В данном случае в текст необходимо поместить следующий пункт: «Приказ «X…» от XX.XX.XX № XX считать недействительным».

В том случае, если приказ отменяет один или несколько пунктов ранее изданного приказа, то применяется стандартная для данного случая формулировка:

«Пункты X, X, приказа «X..» от XX.XX.XX № XX считать утратившими силу».

В современной практике управления принято согласовывать каждый проект приказа с юридической службой (юрисконсультом) и заинтересованными структурными подразделениями.

Юридическая служба, визируя проект документа, осуществляет комплексную проверку его соответствия действующим законодательным, распорядительным и нормативно-правовым актам. Контроль за правильностью процедуры оформления приказов выступает обязанностью службы делопроизводства в организации.

Приказ вступает в юридическую силу с момента его подписания. Датой приказа выступает дата его непосредственного подписания.

Регистрация приказов осуществляется отдельно от других документов. Регистрационные индексы приказам присваиваются в рамках календарного года и обычно содержат номера по порядку. [8, с. 211]

Все подлинные экземпляры приказов организуются делопроизводственной службой в отдельное дело, например, «Приказы Генерального директора по финансовой деятельности».

Внутри дела приказы подлежат систематизации по хронологии и номерам.

Таким образом, приказы по личному составу служат основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, места работы, а также других фактов трудовой биографии работника.

В соответствии с п. «б» ст. 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу» установлен срок хранения приказов по личному составу — 75 лет.

При ликвидации организации они подлежат сдаче в архив в обязательном порядке. Копии приказов по личному составу, подшитые в личное дело руководителя, хранятся постоянно, а личные дела работников — 75 лет, согласно ст. 337 Перечня.

Копии приказов, не включенные в состав личных дел, имеют срок хранения — 5 лет, согласно ст. 343 Перечня. Для не завизированных, а также не подписанных руководителем и (или) отклоненных проектов приказов установлен срок хранения — 1 год.

образец приказа по личному составу представлен на рисунке 2.1 [16, с. 34]:

рисунок 2.1 — Образец приказа по личному составу

таким образом, приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работника и работодателя, которые регламентируются Трудовым кодексом РФ. В соответствии с ч. 3 ТК РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений и с учетом значимости управленческого действия с позиции действующего законодательства, а также ценности документа, отраженной в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются следующим образом:

) Приказы, оформляющие трудовые отношения, существенные факты реализации функций работника и имеющие срок хранения — 75 лет:

о переводе на другую работу;

о приеме на работу (заключение трудового договора);

об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы);

об увольнении (прекращение трудового договора);

о поощрении (объявление благодарности, премирование, награждение почетной грамотой, ценным подарком и др.);

о направлении в длительную зарубежную командировку;

) Приказы, которые оперативно регулируют выполнение функций работником и имеют срок хранения — 5 лет:

о направлении в краткосрочную командировку;

о предоставлении отпуска;

о направлении на обучение в рамках повышения квалификации, профессиональной подготовки;

о применении дисциплинарного взыскания (выговор, замечание и др.).

Представленная классификация приказов наглядно отражена в ст. 6 «перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Все виды приказов по личному составу должны быть зарегистрированы. Регистрация в форме журнала эффективно обеспечивает задачи учета и охраны документов. [11, с. 103]

По последней записи данного журнала видно количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации рекомендуется компактно группировать в один или несколько журналах, подлежащих особому хранению.

Из данного журнала учета невозможно извлечь внесенные данные, а также зарегистрировать какой-либо документ задним числом. Преимущества журнальной формы регистрации способствуют ее активному применению в современных условиях, несмотря на наличие новых технологий, позволяющих автоматизировать процесс регистрации документов.

.2 Документирование распорядительной деятель в современной России

Исследование распорядительной деятельности в современной россии показало, что поручения, связанные с неформализованной задачей (по причине неопределенности, а также невозможности подвергать контролю неисполнение) не вызывают практически никаких действий со стороны исполнителей.

С точки зрения руководителя, неформализованное поручение имеет распорядительный характер (требует что-либо сделать), однако, с точки зрения исполнителя данные поручения имеют факультативный характер, нет критериев, по которым можно определить степень выполнения поручения. [9, с.81]

Исполнитель в данном случае имеет свободу при определении объемов и срока выполнения работы. Исполнитель сам может определить, нужно ли вообще выполнять работу, а если нужно, срок выполнения, качество и др.

Современная практика показывает, что существует общая закономерность, которая заключается в том, что задание с четко очерченными контурами и определенными методами будет первоочередным для исполнителя. В свою очередь, менее конкретное задание, однако, может быть более важное, будет отодвинуто на второй план.

рассмотрим изменения уровня эффективности разных методов управленческого влияния:

туманные приказы в виде общих указаний типа: «вам известно, что надо работать лучше» — практически не имеют никаких шансов привести к полезным результатам;

уговоры такого типа, как: «Если нам не удастся обеспечить производство, мы потеряем крупный экспортный заказ» могут быть полезны только в том случае, если подчиненный полностью разделяет убеждения и ценности как руководителя, так и организации в целом;

угрозы могут на короткое время сработать, но чаще вызывают обиду и борьбу между двумя людьми и здесь обязательно будет проигравший;

подкуп, при котором руководитель может предоставить своему служащему какие-либо преимущества, если он выполнит сложное или срочное задание.

Подкуп может срабатывать в том случае, если руководитель дает честные, а не обманные обещания;

просьбы могут сработать, но только если между руководителем и подчиненным существуют хорошие отношения;

требования, а также четкие указания руководителя являются более эффективными, если они сочетаются с уважительным обращением с подчиненным, и честным, справедливым отношением руководителя с другими людьми.

Следует отметить, что современная распорядительная деятельность отличается высокой степенью единства командования и распорядительства. Степень единства командования показывает, какую часть из полученных поручений работник получает от своего непосредственного линейного руководителя.

Работники при решении управленческих ситуаций, вместо кооперационных, охотнее прибегают к субординационным связям и особенно к линейным. Вызвано это тем, что в практике управления кооперационные связи считаются менее надежными при решении управленческих ситуаций, чем субординационные. [20, с. 109]

Чем дальше по горизонтали расположены руководители (т. е. чем длиннее объединяющая их линейная связь), тем менее они склонны принимать во внимание просьбы или требования.

Доверие к кооперационным связям подрывает и то, что в практике управления не всегда обещание, данное коллеге, выполняется.

На целесообразность признания концепции кооперационного распорядительства управления указывают еще и следующие соображения:

внедряя концепцию кооперационного распорядительства, мы тем самым увеличиваем управленческое содержание кооперационных связей, повышаем их значимость и надежность. Это, в свою очередь, повышает доверие к этим отношениям; создаются предпосылки для активизации кооперационных связей и тем самым уменьшается нагрузка субординационных распорядительных связей;

теория систем указывает, что увеличение количества активных связей любой системы, способной на саморегуляцию, увеличивает ее способность успешнее адаптироваться к изменениям окружения. Признание концепции о кооперационном распорядительстве содействует активизации заметного количества связей в организации;

увеличивается соучастие работников в управленческой деятельности. Это ведет к повышению интереса подчиненных к деятельности организации, повышается трудовая Мораль, инициатива и лучше используются интеллектуальные возможности членов организации;

активизация кооперационных связей ведет к уменьшению трудовых затрат при решении управленческих ситуаций. Из-за уменьшения длины распорядительных связей одна кооперационная связь может заменить 4-10 линейных связей;

существенно изменяются отношения ответственности, а также учитывается ответственность перед коллективом в сравнении с ответственностью перед непосредственным руководителем. Менее актуальным станет то, перед чем является исполнитель ответственным, и более актуальным — за что он является ответственным. Это повышает эффективность труда, особенно среди высококвалифицированных работников, которые хорошо представляют себе цели организации и имеют высокую мотивированность для их достижения. [7, с. 45]

рассмотрим основные правила отдачи распоряжения в современных организациях:

) правило наименьшего действия говорит о том, что любое действие должно совершаться с минимальной возможной затратой ресурсов;

) Правило заинтересованности исполнителя свидетельствует о том, что главным условием действительного исполнения проектируемого действия является заинтересованность исполнителя в его своевременном и качественном исполнении;

) правило двойного контроля, согласно которому по любому действию должен быть контроль, а действия контролеров должны, в свою очередь, контролироваться;

) правило необходимой квалификации говорит о том, что выполнение действий должно поручаться такому исполнителю, который обладает квалификацией для его исполнения;

) Правило информированности свидетельствует о том, что выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который получает информацию, необходимую для исполнения. Или, наоборот, информация, необходимая для исполнения действия, должна направляться тому, кому поручается его выполнять;

) Правило необходимой производительности: Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который обладает реальной возможностью выполнить его в требуемое время;

) правило работы по горизонтали: При выполнении рутинных работ, постоянно входящих в круг обязанностей данного работника, он обязан взаимодействовать с исполнителем всего уровня в подразделениях-смежниках, информируя руководителя только о результатах.

) Правило управления по отклонениям говорит о том, что руководитель вышестоящих уровней вмешивается в ход работы только при наличии отклонений, не устраненных самостоятельно исполнителем;

) Правило управления по статистике. информация по статистике производства за длительный период для принятия управленческих решений важнее, чем сиюминутная информация о состоянии производства;

) Правило единства источника первичной информации: Если в разных подсистемах или задачах управления используется один и тот же первичный показатель, то должен быть только один источник первичной информации — один документ, одна должность;

) Правило совмещения ручных и машинных документов: Если с ручного документа ведется перенос данных на машинный носитель, то необходимо стремиться получать данный ручной документ в качестве машинного протокола регистрации;

) Правило обзорности документов, предназначенных для руководителя говорит о том, что все аналитические отчетные документы, предназначенные для руководителей, должны конструироваться таким образом, чтобы давать руководителю возможность не вчитываться детально, а сразу же выносить оценочные суждения типа «хорошо», «плохо», «хуже» и т. д.;

) правило проходных документов: Первичные документы должны выписываться в минимальном количестве экземпляров.

Службы, использующие первичные документы для отметок в контрольных журналах, картотеках должны передавать первичные документы в порядке подотчетности, хранить в архивах первичные документы должны контролирующие подразделения;

) правило централизации дефицитных ресурсов: Централизация управления любым видом ресурсов должна быть пропорциональна его дефицитности;

) правило использования автономии: Люди стремятся самостоятельно определять порядок своей работы. Следовательно, полезно создать условия для того, чтобы они находили самостоятельно рациональные пути в организации работы;

) Правило стандартизации решений: По мере увеличения числа документально оформленных технологических процессов управления следует отдавать предпочтение стандартным решениям там, где это не противоречит прочим правилам;

) Правило системной увязки решений: Каждое решение по технологии управления должно быть подробно проверено на наличие связей и отсутствия противоречий с ранее принятыми решениями по другим процессам управления и подсистемам;

) Правило надежности исполнителей, способов хранения информации, технических средств: Каждое проектируемое действие должно быть в обязательном порядке проверено на надежность по исполнителям, способам хранения информации, техническим средствам и т.п. [14, с. 90]

Таким образом, распорядительная деятельность, в первую очередь, характеризуется степенью единства командования и основ распорядительства в организации. Степень эффективности руководства показывает, какую часть из получаемых поручений работник получает от своего непосредственного линейного руководителя и в дальнейшем успешно выполняет в процессе трудовой деятельности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С юридической точки зрения распорядительные документы можно отнести к правовым актам, так как в них получают выражение конкретные властные предписания субъектов управления. Конкретность данных предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов решаются возникающие проблемы и вопросы в сфере управления, а их адресатами выступают конкретные организации, структурные подразделения и должностные лица.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых нормативных, законодательных, правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, продиктованной задачами и функциями организации.

С точки зрения принятия решений все распорядительные документы делятся на следующие группы:

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений;

документы, издаваемые в условиях коллегиальности.

Коллегиальность позволяет наиболее эффективно решать наиболее актуальные вопросы деятельности организации.

Этапы подготовки распорядительных документов представляют собой сложный процесс, отражающий результат как коллегиальной деятельности (решения, постановления), так и единоначалия (распоряжения, приказы).

На сегодняшний день можно выделить четыре стадии подготовки документов:

изучение существа вопроса;

подготовка проекта документа;

согласование документа;

подписание документа.

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть:

издание документа органами власти и управления;

конкретное поручение вышестоящего органа;

необходимость осуществления распорядительной и исполнительной деятельности для осуществления задач учреждении.

текст распорядительного документа зачастую состоит из двух взаимосвязанных частей:

констатирующей;

распорядительной.

Констатирующая часть распорядительного документа является введением в существо рассматриваемого вопроса.

Однако, основную смысловую нагрузку в распорядительных документах содержит распорядительная часть, изложенная в повелительной форме (указание действия или требования).

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, которые утратили силу с изданием данного акта. последним пунктом в распорядительном документе указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением данного документа.

Распорядительные документы подлежат оформлению на общем бланке формата А4. В состав реквизитов документа входят:

герб (эмблема);

наименование учреждения-автора;

название вида документа;

номер (индекс);

место составления;

заголовок;

текст;

подписи и отметки о согласовании.

список ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015)

) Андреева В.И. Делопроизводство. — М.: Интел-синтез, 2015. — 320 с.

) Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие. —ростов н/Д: Феникс, 2014.-224 с.

) Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство.-СПб.: Питер, 2013.-272 с.

) Быков Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов. — М.: Юнити-Дана, 2013. — 450 с.

) Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие. — М.: Юрайт, 2015.-341 с.

) Индина Т.А. СЕО 2.0. Тренинг руководителя нового поколения. — Спб.: Питер, 2015. — 368 с.

) Кожанова Е.Н. Общие требования к текстам документов и их унификация // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2015. — №2. — С.43-47.

) Корнеева И.И., Кудряева В.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. — М.: Проспект, 2014. — 485 с.

) Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятель: учебное пособие. — СПб.: Бизнес-пресса, 2014.-234 с.

) Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М.: Экономика, 2012. — 376 с.

) Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель. — 2013. — № 5. — С. 23 — 30

) Лукашенко Г.П., Демьянов З.А. Развитие документооборота — путь развития бизнеса // Секретарское дело. — 2013. — №3. — С.23-30.

) Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. — Спб.: Альфа, 2014. — 509 с.

) Сагиян С.Г. Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель. — СПб.: Питер, 2013.-258 с.

) Санкина Л.В., Вялова Л.М. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: Инфра-М, 2014. — 330 с.

) Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта.-Ростов н/Д: Феникс, 2015.-257 с.

) Усманова И.В. Унификация документов — необходимая предпосылка внедрения СЭД // Делопроизводство. — 2014. — № 1. — С.25-29.

) Щуко Л.П. Деловое письмо: справочник.- СПб.: Питер, 2014. — 412 с.

Учебная работа. Документирование распорядительной деятельности