Учебная работа. Анализ содержания деятельности отдела государственной службы и кадров по организации работы с кадровыми документами аппарата Законодательного собрания Оренбургской области
анализ содержания деятельности отдела государственной службы и кадров по организации работы с кадровыми документами аппарата Законодательного собрания Оренбургской области
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ работы С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
.1 Организация работы с кадровыми документами, как управленческий процесс
.2 Отдел государственной службы и кадров: основные направления и принципы деятель
.3 Правовые основы работы с кадровыми документами
. анализ СОДЕРЖАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И КАДРОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ работы С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ АППАРАТА ЗАКОНОАДТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ области
.1 Организационно-кадровая характеристика Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области
.2 Оценка качества деятельности отдела по работе с кадровыми документами Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области
.3 Разработка мероприятий по совершенствованию работы
с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
государственный делопроизводство кадровый документ
ВВЕДЕНИЕ
Для принятия эффективных управленческих решений необходимо владеть информацией обо всех процессах, происходящих на предприятии. Для качественного информационного обеспечения в организации существует процесс делопроизводства и документооборот. Отлаженный процесс документационного оборота повышает результативность деятельности каждого отдела и организации в целом. Документационное обеспечение деятель государственных служащих является важной задачей отделов в органе власти. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческого персонала. С помощью усовершенствованной системы документационного обеспечения достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их хранение и использование. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более организованной и точной.
Также для руководителей органов власти на различных уровнях очень важно знать о состоянии кадрового ресурса в организации. Данную функцию выполняет отдел государственной службы и кадров.
В научной литературе и периодических изданиях уделяется внимание кадровому делопроизводству в органах государственной власти, рассматриваются проблемы и разрабатываются методы совершенствования данного процесса. Данная тема рассматривается в работах Куракина А.В., Костроминой С.В., Янковича Ш.А., Лытова В.В. Исторические аспекты возникновения делопроизводства исследует в своих работах Кузнецова Т.В.
однако необходимо отметить, что автор курсовой работы приложил большие усилия, чтобы найти необходимый объем источников и справочных материалов по данной теме, так как основная информация, где рассмотрены основные стороны данного вопроса, содержится в федеральных законах и локальных нормативных актах.
Целью исследования стала разработка обоснованных рекомендаций по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
рассмотрение кадрового делопроизводства, как управленческого процесса;
определение роли отдела государственной службы и кадров в Аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области;
разработка организационно-кадровой характеристики Аппарата;
оценка качества организации работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.
Объектом исследования выступает отдел государственной службы и кадров, являющийся структурным подразделением Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.
Предметом исследования является организация работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров.
Методами исследования послужили анализ нормативно-правовых документов и теоретической базы по исследуемой теме, рассмотрение основных понятий, а также принципов работы кадрового отдела в органе государственной власти.
Информационная база исследования: нормативно-правовые акты РФ и Оренбургской области, регламентирующие деятельность Аппарата Законодательного Собрания и отдела государственной гражданской службы и кадров, информационные ресурсы и справочные материалы.
В курсовой работе были использованы следующие основные понятия:
Государственный служащий — гражданин российской Федерации, взявший на себя обязательства по прохождению гражданской службы и осуществлению профессиональной служебной деятельности по исполнению полномочий федерального органа власти. [2, ст. 13]
Делопроизводство — это вид деятель, обеспечивающий документирование и организацию работы с документами, т.е. весь процесс возникновения документа от момента создания и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. [14]
автором было уточнено определение понятия «кадровое делопроизводство». Под кадровым делопроизводством понимается совокупность процессов, операций и методов работы с кадровыми документами в процессе исполнения своих функций службой кадров.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ основы ИССЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
.1 Организация работы с кадровыми документами, как управленческий процесс
термин делопроизводство возникает в устной речи примерно в XVII в. и означает он сам процесс решения дела. А так как в ходе решения любого дела возникают документы, подтверждающие юридическую силу договоренности (дела), то уже в XVI в. слово дело понимается, как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. [27]
однако делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, включающую в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятель учреждения.
Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Без делопроизводства и качественного документооборота не может функционировать ни одно предприятие, будь то коммерческая организация или же орган власти.
Мы придерживаемся следующего определения документооборота, организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Данный термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». [14]
Профессор экономических наук Кудряев В.А. выделяет технологические этапы документооборота на предприятии:
прием и первичная обработка документов <#"justify">Таблица 1 — Перечень кадровых документов с указанием срока хранения. [11]
Наименование документаСрок хранения в организацииДокументы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании и использовании работников5 летДокументы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управленияПостоянноПеречни профессийПостоянноТабели (графики), журналы учета рабочего времени5 летДокументы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалифицированном составе высвобожденных и необходимых работников5 лет
Необходимо отметить важность нормативных актов, как федерального, так и локального уровня в процессе защиты персональных данных работников. Учитывая специфические полномочия государственных служащих, особенно важно обеспечивать сохранность их конфиденциальных данных.
Правила и условия защиты персональных данных регламентируются:
Федеральным законом от 27. 07. 2006 №152-ФЗ «О персональных данных».
Трудовым кодексом РФ.
Иными федеральными законами.
Подзаконными актами, указами Президента, нормативно-правовыми актами субъектов РФ и др.
Локальными нормативными актами работодателя.
В соответствии со ст. 18.1 федерального закона РФ №152-ФЗ предусматривает, что у юридического лица или органа власти должны быть:
документы, определяющие полномочия оператора в отношении обработки персональных данных;
локальный нормативный акт по вопросам обработки данных работника;
локальный нормативный акт, устанавливающий процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений;
локальный нормативный акт по вопросам обучения работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных;
локальный нормативный акт, устанавливающий права, обязанности по обработке персональных данных и условия их передачи. [4]
учитывая специфику обработки персональных данных в сфере трудовых отношений, можно сделать вывод о том, что персональные данные не ограничены периодом действия конкретного трудового договора. Другими словами, работодателю приходится обрабатывать данные не только работающих, но и соискателей, уволившихся, а иногда и умерших работников. ТК РФ дает регламент только на обработку данных работников, поэтому работодатель вынужден обращаться к другим нормативно-правовым актам. большую практическую помощь в этом дают Разъяснения Роскомнадзора «вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», Налоговый Кодекс и ФЗ РФ №152-ФЗ. В соответствии с перечисленными нормативными актами:
данные соискателя обрабатываются только с его согласия и в течение принятия решения о приеме на работу или отказе в нем;
работодатель обязан хранить персональные данные уволенных работников в течение 4 лет, после направить в архив;
в случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни. Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, деятельность любой организации регламентируется нормативно-правовыми актами. особенно это касается организации работы с кадровыми документами. Ведь кадровые документы сопутствуют оформлению трудовых отношений и являются подтверждением юридически закрепленных прав и обязанностей работника и работодателя.
2. анализ СОДЕРЖАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И КАДРОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ работы С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ АППАРАТА ЗАКОНОАДТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ области
.1 Организационно-кадровая характеристика Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области
Аппарат Законодательного Собрания Оренбургской области является постоянно действующим государственным органом, осуществляющим организационное, правовое, аналитическое, информационное, документационное, материально-техническое, финансово-экономическое, хозяйственное и иное обеспечение деятель постоянно действующего высшего и единственного законодательного (представительного) органа государственной власти Оренбургской области — Законодательного Собрания Оренбургской области.
Основными задачами Аппарата являются создание необходимых условий для эффективной работы Законодательного Собрания, его структурных подразделений, оказание практической помощи депутатам в осуществлении их полномочий.
Аппарат в своей деятельности руководствуется Конституцией российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом (основным Законом) Оренбургской области, законами Оренбургской области, нормативными правовыми актами Губернатора области и Правительства области, постановлениями Законодательного Собрания, а также настоящим Положением.
Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников Аппарата, должностные регламенты руководителей и государственных гражданских служащих структурных подразделений утверждаются руководителем аппарата.
Должностные обязанности, права и ответственность государственных гражданских служащих в Аппарате определяются законодательством российской Федерации и законодательством Оренбургской области о государственной гражданской службе, а также настоящим Положением, положениями о структурных подразделениях Аппарата, должностными регламентами и служебными контрактами. Должностные обязанности, права и ответственность работников в Аппарате определяются трудовым законодательством, настоящим Положением, положениями о структурных подразделениях Аппарата, должностными инструкциями.
В Аппарате не могут образовываться структуры политических партий, религиозных и общественных объединений, за исключением профессиональных союзов.
Аппарат взаимодействует с аппаратами палат Федерального Собрания российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, органами исполнительной власти Оренбургской области, органами местного самоуправления муниципальных образований.
Аппарат выполняет следующие функции:
. Проводит организационно-технические мероприятия по разработке проектов планов работы Законодательного Собрания, комитетов и комиссий Законодательного Собрания, обеспечивает необходимые условия для осуществления контроля над их выполнением, подготавливает оперативную информацию о деятельности Законодательного Собрания.
. Осуществляет юридическую экспертизу проектов правовых актов и документов, выносимых на рассмотрение Законодательного Собрания; оказывает помощь депутатам и комиссиям Законодательного Собрания в законопроектной работе, в систематизации законодательства Оренбургской области, совершенствовании законотворческого процесса; готовит предложения об изменениях, приостановлении или отмене законов Оренбургской области и постановлений Законодательного Собрания в случае выявления их несоответствия действующему законодательству; представляет и защищает интересы Законодательного Собрания в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, Конституционном суде Российской Федерации.
. Осуществляет организационно-техническое сопровождение подготовки к рассмотрению и выпуску правовых актов, принимаемых Законодательным Собранием; обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства, работу с документами и обращениями граждан, архивное хранение документов; обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную тайну, конфиденциальную и служебную информацию.
. Разрабатывает в пределах своей компетенции, в том числе в инициативном порядке, проекты постановлений по вопросам деятель Законодательного Собрания; осуществляет организацию контроля и проверки исполнения правовых актов Законодательного Собрания, принимает необходимые меры по их реализации.
. Осуществляет информационно-справочное, аналитическое, информационно-технологическое и программное обеспечение деятель Законодательного Собрания, развитие информационно-телекоммуникационных систем; обеспечивает распространение официальной информации о деятельности Законодательного Собрания, осуществляет информационное сопровождение официального сайта Законодательного Собрания, обеспечивает защиту общедоступной информации, размещаемой Законодательным Собранием в информационно-коммуникационных сетях международного информационного обмена, организует работу со средствами массовой информации, осуществляет издательскую деятельность, в том числе подготовку и выпуск официального издания Законодательного Собрания «Бюллетень Законодательного Собрания Оренбургской области«.
. Осуществляет материально-техническое обеспечение деятель Законодательного Собрания, организует медицинское, транспортное обслуживание депутатов, расходование денежных средств в соответствии с выделенными ассигнованиями, организует и ведет бухгалтерский учет и отчетность.
Аппарат Законодательного Собрания Оренбургской области возглавляет руководитель аппарата Законодательного Собрания, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Законодательным Собранием по представлению председателя Законодательного Собрания на срок полномочий Законодательного Собрания.
Руководитель аппарата непосредственно подчинен председателю Законодательного Собрания и подотчетен Законодательному Собранию.
руководитель аппарата несет персональную ответственность за выполнение функций, возложенных на Аппарат. Приказы и поручения руководителя аппарата по вопросам, относящимся к его полномочиям, являются обязательными для исполнения всеми гражданскими служащими в Аппарате.
руководитель аппарата имеет первого заместителя и заместителя, которые назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя аппарата. Распределение обязанностей между заместителями устанавливается руководителем аппарата.
На время отсутствия руководителя аппарата (командировка, болезнь, отпуск) его обязанности исполняются первым заместителем руководителя аппарата.
Функции руководителя аппарата:
. Руководство Деятельностью Аппарата, обеспечение выполнения постановлений Законодательного Собрания, взаимодействия Аппарата с другими организациями в рамках своих полномочий;
. Представление Законодательного Собрания в отношениях с государственными органами, организациями и гражданами, выдает доверенности на осуществление действий от имени Аппарата, а также на . главным распорядителем кредитов Законодательного Собрания;
. Утверждение штатного расписания Аппарата в пределах установленной численности гражданских служащих в Аппарате и фонда заработной платы;
. руководитель является представителем нанимателя для гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы Оренбургской области в Аппарате, решает вопросы приема, увольнения, поощрения и наложения взысканий, повышения квалификации, сдачи квалификационных экзаменов и аттестации гражданских служащих в Аппарате, а также иные вопросы прохождения государственной гражданской службы Оренбургской области в Аппарате;
. Издание приказов по вопросам деятельности Аппарата, утверждение служебного распорядка для гражданских служащих в Аппарате, положения о пожарной безопасности в Законодательном Собрании;
. руководитель в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе устанавливает размеры должностных окладов, окладов за классный чин и иных установленных федеральным законодательством дополнительных выплат государственным гражданским служащим в Аппарате, а также порядок их выплаты (по согласованию с председателем Законодательного Собрания). В соответствии с трудовым законодательством определяет условия оплаты труда работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Оренбургской области;
. Координация и контроль деятель структурных подразделений Аппарата по организации рассмотрения, внесенных в Законодательное Собрание проектов областных законов, проектов постановлений Законодательного Собрания, других документов, а также по обеспечению подготовки заседаний Законодательного Собрания, заседаний комитетов и комиссий Законодательного Собрания, депутатских слушаний и иных проводимых Законодательным Собранием мероприятий;
. Рассмотрение, визирование и подпись исходящей корреспонденции и документов Аппарата, а также иной корреспонденции в пределах своей компетенции и по поручению Законодательного Собрания;
. Утверждение перечня сведений конфиденциального характера и служебной информации, подлежащих защите в Аппарате в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;
. установление порядка информационного сопровождения официального сайта Законодательного Собрания;
. осуществление иных полномочия в соответствии с постановлениями Законодательного Собрания, распоряжениями председателя (заместителей председателя) Законодательного Собрания, настоящим Положением, должностным регламентом.
Руководитель аппарата имеет Право выносить на рассмотрение депутатов Законодательного Собрания предложения, направленные на совершенствование работы Аппарата, его структуры, а также другие вопросы в пределах своих полномочий. [9]
В структуру Аппарата входят:
. руководитель аппарата;
. первый заместитель руководителя аппарата — начальник экспертно-правового управления;
. заместитель руководителя аппарата — начальник управления по обеспечению деятель фракций в Законодательном Собрании;
. секретариат председателя и заместителей председателя Законодательного Собрания;
. управление делами:
отдел материально-технического и электронного обеспечения;
отдел бухгалтерского учета;
отдел государственной гражданской службы и кадров;
. экспертно-правовое управление:
отдел правовой и лингвистической экспертизы;
отдел мониторинга и кодификации законодательных актов;
. управление по обеспечению деятель комитетов и комиссии Законодательного Собрания:
отдел по обеспечению деятель комитета по бюджетной, налоговой и финансовой политике;
отдел по обеспечению деятель комитета по местному самоуправлению и вопросам деятель органов государственной власти;
отдел по обеспечению деятель комитета по экономической политике, промышленности и предпринимательству;
отдел по обеспечению деятель комитета по законности и правопорядку;
отдел по обеспечению деятель комитета по образованию, науке, культуре и спорту;
отдел по обеспечению деятель комитета по делам национальностей, общественных объединений и религиозных организаций;
отдел по обеспечению деятель комитета по здравоохранению;
отдел по обеспечению деятель комитета по собственности, природопользованию и строительству;
отдел по обеспечению деятель комитета по аграрно-промышленному комплексу;
отдел по обеспечению деятель комитета по социальной и демографической политике;
. управление организационно-документационного обеспечения и информатизации:
отдел информационных технологий;
отдел организационного и документационного обеспечения;
. информационно-аналитическое управление:
аналитический отдел;
отдел по взаимодействию со СМИ;
. управление по обеспечению деятель фракций в Законодательном Собрании:
отдел по обеспечению деятель фракции «Единая Россия» в Законодательном Собрании;
отдел по обеспечению деятель фракции ЛДПР в Законодательном Собрании;
отдел по обеспечению деятель фракции «Справедливая Россия» в Законодательном Собрании;
отдел по обеспечению деятель фракции КПРФ в Законодательном Собрании.
В Аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области осуществляют свою деятельность 10 структурных подразделений, включающих в себя 21 отдел, каждый из которых выполняет важные функции по обеспечению деятель Законодательного Собрания Оренбургской области. Всего в Аппарате работает 106 человек. Среди них 74 женщины и 32 мужчины. Средний возраст работников составляет 36, 7 лет. [8]
Непосредственно в отделе государственной службы и кадров исполняют свои обязанности начальник отдела, главный специалист и специалист 1 категории. Работники данного отдела женского пола, старше 30 лет и имеют высшее юридическое образование.
таким образом, Аппарат Законодательного Собрания Оренбургской области — это постоянно действующий орган по обеспечению деятель законодательного органа власти на данной территории. Данный аппарат укомплектован штатом высококвалифицированных работников, исполняющих свои полномочия в 10 структурных подразделениях.
Отдел государственной гражданской службы является обеспечивающим подразделением Законодательного Собрания, выполняющим свои специфические функции.
Формирование Аппарата и отдела осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе российской Федерации» и Законом Оренбургской области «О государственной гражданской службе Оренбургской области» и утверждается Законодательным Собранием.
.2 Оценка качества деятельности отдела по работе с кадровыми документами аппарата законодательного собрания Оренбургской области
Отдел государственной службы и кадров играет крайне важную роль в функционировании Аппарата Законодательного Собрания. Реализуя специфические функции, данное подразделение выполняет особо важную задачу — формирование штатного состава государственной службы. Также данный отдел занимается подготовкой и оформлением сопутствующих приказов, распоряжений и кадровых документов.
Одной из основных задач курсового исследования является оценка качества работы данного отдела. По мнению автора, самым подходящим способом оценки является метод сравнения. Для того чтобы оценить качество работы структурного подразделения органа управления необходимо сравнить нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность исследуемого отдела с нормами общероссийскими.
Для сравнения автор выделил основные направления деятельности, функции и принципы работы отдела с кадровыми документами и в целом.
Таким образом, в соответствии с положением об отделе кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области, в функции данного отдела входят:
подготовка приказов руководителя аппарата по вопросам государственной гражданской службы;
организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки служащих;
формирование кадрового резерва;
организация проведения служебных проверок, организация соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленными федеральными законами. [7]
Данные функции в основном совпадают с обобщенными функциями, представленными в параграфе 1. 2. Это говорит о том, что вся работа сектора кадров проводится в соответствии с законодательством. Исходя из функций отдела ГГС и кадров, можно говорить об основных задачах и направлениях деятельности, которые также совпадают с общепринятыми.
В параграфе 1. 3 говорится о правовой основе работы с кадровыми документами. Штатное расписание в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» является документом для служебного пользования и находится в закрытом доступе, как и другие документы, содержащие конфиденциальные личные данные работников. В ходе исследования автором работы была предпринята попытка получить штатное расписание для последующего анализа, данная просьба была отклонена. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о подчинении работников отдела законодательству.
В частности, деятельность по организации работы с кадровыми документами регламентирована в соответствии с Инструкцией по организации работы с кадровыми документами. Дадим определение данному понятию. инструкция по документообороту — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. фактически инструкция закрепляет систему делопроизводства, уже сложившуюся в той или иной конкретной организации.
Данный нормативный акт включает в себя специфические разделы, где определяются:
вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятель;
общие правила подготовки и оформления документов;
правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
порядок изготовления и размножения документов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов.
Непосредственно раздел «Организация документооборота» включает:
порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
основные инстанции движения документов;
порядок подготовки и отправки исходящих документов;
порядок учета объема документооборота.
Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.
В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.
Раздел «Организация контроля над исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю над исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства или кадров, но и для всех специалистов аппарата управления. [23]
В отделе государственной службы и кадров существует инструкция по организации работы с кадровыми документами, находится данный документ в открытом доступе, как и остальные акты, регламентирующие деятельность отдела. Данная инструкция полностью соответствует общепринятым нормам и включает в себя основополагающие разделы и принципы работы с кадровыми документами.
Также существует типовая инструкция по работе с документами в федеральных органах власти. Которая устанавливает правила ведения документации и содержит в себе рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения в органах власти.
Данному документу подчиняются все подразделения, включенные в структуру государственного органа власти. Аппарат Законодательного Собрания не исключение.
необходимо отметить правила ведения, оформления и хранения личных дел государственных служащих, которыми регламентируется деятельность исследуемого отдела по данному вопросу:
обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
персональные данные следует получать лично у гражданского служащего;
запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;
передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом. [10]
Итак, вывод из всего вышесказанного можно сделать следующий: кадровый сектор в Аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области в ходе своей деятельности следует законодательству и общепринятым в научной литературе основам работы с кадровыми документами. В органе законодательной власти, на каком бы уровне он не находился, не может быть даже незначительных отклонений от законодательных актов. Ведь от этого зависит исполнение принципа единства власти всей Российской Федерации.
.3 Разработка мероприятий по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров аппарата законодательного собрания Оренбургской области
Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. [5]
Соблюдение трудового законодательства и своего рода защита трудовых прав человека есть основная функция отдела государственной службы и кадров. Служба по подбору персонала и управлению им (отдел кадров) представляет собой обособленное структурное подразделение Аппарата управления, главными направлениями деятель которой являются:
документирование трудовых отношений;
осуществление работы по подбору, расстановке и использованию человеческих ресурсов на государственной службе;
формирование стабильно работающего трудового коллектива;
создание кадрового резерва занимания вакантных должностей;
организация системы учета кадров. [21, с. 87]
Заключительной задачей данного исследования является разработка обоснованных рекомендаций по совершенствованию работы отдела государственной службы и кадров.
Предложенные автором рекомендации по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров предполагают:
Соблюдение трудового законодательства при обязательном документировании трудовых отношений, а именно:
ведение штатного расписания, определяющего должность работника (ст.15, ч.2 ст.57 ТК РФ);
заключение трудового договора в письменной форме (ч.1 ст. 67 ТК РФ);
оформление приема на работу, перевод на другую работу, увольнение с работы, применение дисциплинарного взыскания осуществляется приказом (распоряжением) работодателя (ч.1 ст. 68, ст.62, ч.1 ст.84.1, ч.6 ст.193 ТК РФ);
использование трудовой книжки как основного документа о трудовой деятель и трудовом стаже работника (ч.1 ст.66, ч.4 ст.84.1 ТК РФ);
обязательное ведение графика отпусков, как для работодателя, так и для работника (ч.2 ст.123 ТК РФ);
выдача работнику документов, связанных с работой (например, оформление новой трудовой книжки, перевод работника на постоянную работу к другому работодателю, увольнение работника по его инициативе, замена части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, реализация права на отпуск при увольнении, предоставление отпуска без сохранения заработной платы) только при наличии письменного заявления работника (ст.62, ч.5 ст.65, ч.2 ст.72.1, ч.1 ст.80, ч.1 ст.126, ч.2 ст.127, ч.2 ст.128 ТК РФ) и др.
. Внедрение системы электронных карточек государственных служащих. Использование данной системы позволит специалисту кадровой службы в один клик получить информацию из личного дела государственного служащего. Это сократит время на поиск нужной информации, оптимизирует работу специалистов всего Аппарата. Данное внедрение обусловлено тем, что зачастую личные дела государственных служащих хранятся в картотеках в кабинете отдела, занимая место и затормаживая работу при поиске информации, хранящейся в личном деле.
. Совершенствование системы проверки документов, подаваемых кандидатами на вакантные места. Данная мера обусловлена тем, что в современных условиях растет уровень коррупции в органах власти. Для предупреждения данного явления необходимо добросовестно проверять документы об образовании, справки о доходах и другие документы, подаваемые государственными служащими.
. Сокращение текучести кадров за счет повышения заработной платы сотрудников отдела государственной службы и кадров. При изучении статистики и данных, полученных при социологических исследованиях, работников данного отдела устраивает все, кроме оплаты труда. И именно из-за данного фактора специалисты готовы уйти в другую организацию.
. Разработка локальных нормативных актов по автоматизации процесса кадрового документооборота в Аппарате. Означает повышение качества информационного обеспечения в подразделениях органа власти и создание внутренней информационной системы по приему и передаче документации.
. Разработка мер материальной ответственности за нарушение трудового законодательства и правил кадрового делопроизводства.
. повышение эффективности работы аналитического отдела государственной службы. Это необходимо для своевременного получения данных для мониторинга и анализа всех процессов, происходящих в Аппарате.
Вышеперечисленные мероприятия в большинстве своем требуют использования высоких информационных технологий. автором дополнено определение понятия автоматизированного документооборота. Под автоматизированным документооборотом понимается процесс приема и передачи документации с помощью IT технологий. В настоящее время существует множество российских компьютерных продуктов, позволяющих автоматизировать процесс документооборота в любой организации. среди них: DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство», OfficeMedia — Делопроизводство, ЕВФРАТ — Документооборот и др. [26]
Итак, можно сделать вывод о многообразии вариантов совершенствования кадровой работы по организации работы с документами. В число рекомендаций по улучшению кадрового документооборота и работы отдела ГГС и кадров в целом можно отнести: разработку нормативно-правовых актов, внедрение информационных технологий в работу и добросовестное отношение к исполнению должностной инструкции.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организация работы с кадровыми документами весьма сложный управленческий процесс, требующий от работников кадровой службы высокой квалификации и наличия профессиональных знаний. Обусловлено это специфическими особенностями кадровой документации, с помощью которой юридически закрепляются права и обязанности субъектов трудовых отношений. Серьезное отношение работников к кадровой документации на государственной службе обусловлено также важность данных документов в государственном управлении.
Процессом кадрового документооборота на государственной службе занимается отдел государственной гражданской службы и кадров. Данное подразделение органа власти удовлетворяет потребность Аппарата управления в качественном и количественном укомплектовании штата. другим направлением деятельности данного отдела является документационное обеспечение кадровой деятель. Отдел государственной службы и кадров в ходе реализации своих должностных обязанностей опирается на основополагающие принципы деятель. К общим принципам относятся: законность, справедливость, равенство, к частным — приоритет квалификационных качеств соискателя над личными и др.
деятельность отдела кадров, как и любая другая деятельность организации, нуждается в правовом урегулировании. Особенно это касается организации работы с кадровыми документами. Ведь кадровые документы сопутствуют оформлению трудовых отношений и являются подтверждением юридически закрепленных прав и обязанностей работника и работодателя.
При анализе работы отдела кадров и проведении оценки качества кадрового делопроизводства и документооборота не выявлено недостатков. Отдел государственной службы и кадров действует в соответствии с законодательством.
В ходе исследования были разработаны обоснованные мероприятия по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров. Предложенные рекомендации:
соблюдение законодательства при документировании трудовых отношений специалистами отдела;
повышение качества проверки документов, подаваемых кандидатами на вакантные должностные места;
сокращение текучести квалифицированных кадров при помощи увеличения оплаты труда;
разработка локальных нормативных актов по автоматизации процесса кадрового документооборота в Аппарате;
разработка мер материальной ответственности за нарушение трудового законодательства и правил кадрового делопроизводства;
повышение эффективности работы аналитического отдела государственной службы.
таким образом, самыми действенными способами совершенствования деятель кадровой службы являются: соблюдение действующего законодательства и использование информационных технологий в работе с кадровыми документами.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ список
Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — < #"justify">О государственной гражданской службе Российской Федерации : федер. Закон № 79-ФЗ [электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — < #"justify">О противодействии коррупции : федер. законконсультант плюс». — < #"justify">О персональных данных : федер. законконсультант плюс». — < #"justify">Трудовой Кодекс РФ №197-ФЗ от 30 декабря 2001 года [Электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — < #"justify">Налоговый Кодекс Российской Федерации : федер. закон. от 31.07.1998 № 146-ФЗ [электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — < #"justify">Об отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области : положение. от 27.05.2013.
О структуре Законодательного Собрания Оренбургской области пятого созыва, структуре аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области пятого созыва и предельной численности государственных гражданских служащих аппарата Законодательного Собрания области : постановление Законодательного Собрания № 20. от 20 апреля 2011 г.
О положении об аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области : постановление Законодательного Собрания Оренбургской области № 95. от 20.04.2011. (26.02.2014).
Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела : указ Президента РФ № 609. от 30.05.2005 [электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — <#"justify">Об утверждении «перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятель государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» : приказ Законодательного Собрания № 558. от 25 августа 2010 г. [электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — < #"justify">Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты : постановление Госкомстата РФ №1. от 5 января 2004 г. [электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — < #"justify">УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов : ГОСТ Р. 6.30-2003 [Электронный ресурс]. — электрон. данные. — < #"justify">Делопроизводство и архивное дело. термины и определения : ГОСТ Р51141-98 [Электронный ресурс]. — электрон. данные. —< #"justify">инструкция по заполнению трудовых книжек : утверждена постановлением Минтруда РФ № 69. от 10.10.2003. [электронный ресурс]. — электрон. данные. — < HTTP://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44948/ > (10.10.2003).
Общероссийский классификатор управленческой документации : утвержден постановлением Госстандарта РФ № 011-93. от 30 декабря 1993 г. [электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — <
вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве : разъяснения Роскомнадзора. [Электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — < http://www.consultant.ru/law/hotdocs/22900.html > (25.12.2012).
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации №477. от 15.06.2009 [электронный ресурс]. — электрон. данные. // Справочно-правовая система «консультант плюс». — <
об архивном деле в Российской Федерации: федер. законгазета. 27.10.2004
Гусятникова, Д., Захаркина О., Шитова М. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база: практическое пособие/ Захаркина О. М.: МОСКВА. 2009. — с. 379
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства/ уч. пособие. — М.:Новосибирск: ИНФРА-М. 2010. — Тема 8. — с. 239-281.
Кудряев В. А. Организация работы с документами: учебник / проф. В.А. Кудряев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М. 2003. — 592 с.
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. пособие/ проф. Т.В. Кузнецова — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. — 359 с.
Лытов Б. В. Управление персоналом: учебник / общ. ред. А.И. Турчинова. — М.: Изд-во РАГС, 2009. — с. 488
Малькова Е. Н. обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия // Кадровые решения №7, 2012. — с. 121
Пахтанова О., Прохоров А. российские системы автоматизации документооборота [Электронный ресурс] — электрон. данные. // Интернет-журнал «Компьютер Пресс» — < <HTTP://compress.ru/article.aspx?id=11404> >
Семенихин В. В. Кадровый документооборот — 3-е издание, — ЭКСМО. Москва, 2012. с.859.
Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4, М.: Институт русского языка АН СССР, 1977. — с.207.
Учетная кадровая документация [электронный ресурс] — электрон. данные. // Интернет-журнал «Кадровые вопросы» — < HTTP://www.bizneshaus.ru/kadr_dokumentaz.html >
Шкелева Т. О. Формирование кадрового состава государственными гражданскими служащими в современных условиях: диссертация/ Шкелева Татьяна Олеговна, 2012. — с.161
Янкович Шулим Абрамович Делопроизводство в кадровой службе : учеб. для студ. вузов / Ш. А. Янкович. — М. : Юнити-Дана, 2006. — с. 160